Startsida

Elektroniska auktioner

En elektronisk auktion är inget eget upphandlingsförfarande utan en upphandlande organisation kan välja att tillämpa elektronisk auktion som en avslutande del av en upphandling. Det är ett sätt att skapa ytterligare konkurrens efter det att anbudsgivarna har lämnat sina anbud.

Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt  

  • lagen om offentlig upphandling (LOU)  
  • lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF). 

Hur går en elektronisk auktion till? 

Alla leverantörer som har lämnat godtagbara anbud ska med elektroniska medel bjudas in att delta i auktionen. Under auktionen har leverantörerna möjlighet att lämna in nya uppgifter om priser eller egenskaper hos varan, tjänsten eller byggentreprenaden. Den elektroniska auktionen ska leda till att anbuden rangordnas utifrån automatiska utvärderingsmetoder.

En elektronisk auktion ska genomföras på det sätt som har beskrivits i upphandlingsdokumenten. Auktionen får genomföras i på varandra följande steg. Under auktionen ska alla anbudsgivare, vid varje tidpunkt, ha kännedom om sin plats i rangordningen.

Varför används elektronisk auktion? 

En elektronisk auktion kan medföra fördelar för såväl köpare som säljare i form av minskade administrativa kostnader samt öppnare och mer transparenta upphandlingar. Alla leverantörer behandlas lika och det går att uppnå en tydlig spårbarhet av händelseförloppet under auktionen. En elektronisk auktion kan vara ett mycket effektivt verktyg för att uppnå stora kostnadsbesparingar för den upphandlande organisationen.

När får en elektronisk auktion användas? 

En elektronisk auktion får användas efter en första utvärdering av anbuden, om innehållet i upphandlingsdokumenten kan fastställas med tillräcklig grad av exakthet vid 

  • öppet förfarande 
  • selektivt förfarande 
  • förhandlat förfarande med föregående annonsering 
  • inbjudan att lämna anbud inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem 
  • förenklat förfarande 
  • urvalsförfarande 
  • förnyad konkurrensutsättning inom ett ramavtal   

Upphandlingsförfaranden 

Elektronisk auktion bör även kunna användas vid upphandling av ramavtal.  

Ramavtal  

Elektroniska auktioner får användas vid upphandlingar oavsett utvärderingsgrund. Det är alltså möjligt att avluta en upphandling med en elektronisk auktion oavsett om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utvärderas på grunden pris, kostnad eller bästa förhållande mellan pris och kvalitet.  

Grund för utvärdering 

Vid vilka upphandlingar är det lämpligt att använda elektronisk auktion? 

Elektronisk auktion är ett upphandlingsmoment som är tänkt att användas vid mindre komplicerade upphandlingar. Det beror på att det krävs att kraven och tilldelningskriterierna kan fastställas med en hög grad av exakthet. 

Några exempel på upphandlingsföremål som har upphandlats med hjälp av elektroniska auktioner i Sverige eller andra medlemsstater är datorer, servrar, bildskärmar, kopiatorer, kontorsmateriel, trycksaker, energi, värme, möbler, fordon, livsmedel, byggmateriel, förbrukningsmateriel inom sjukvården, tjänster för telefoni och nättrafik samt biluthyrning.

Möjligt att beakta kvalitet 

En missuppfattning om användandet av elektroniska auktioner är att det skulle leda till att priset får för stor betydelse i förhållande till kvalitetskraven. Även om det stämmer att auktionen inte kan omfatta anbud där utvärderingen inte kan ske direkt i systemet, är detta inte samma sak som att upphandlingen inte kan avslutas med en elektronisk auktion. De delar som behöver utvärderas utanför systemet kan utvärderas före den elektroniska auktionen och tas in i den matematiska formeln för den elektroniska auktionen som konstanter.

Tänk på att hålla det enkelt

Även om den upphandlande organisationen lyckas konstruera en matematisk formel, som på ett korrekt och ändamålsenligt sätt både hanterar värden som är föremål för ny budgivning och värden som utgör konstanter från det ursprungliga anbudet, kan det vara värt att hålla i minnet att elektronisk auktion inte är tänkt att användas vid komplicerade upphandlingar. Formeln kan då bli svår att förstå och kräva att leverantörerna har tillgång till ett avancerat beräkningsstöd för att kunna lämna nya bud.  

Uppgifter i upphandlingsdokumenten 

Tänk på att om elektronisk auktion ska användas ska det anges i annonsen om upphandling eller i inbjudan att bekräfta intresse. 

Om en upphandlande organisation avser att genomföra en elektronisk auktion ska följande framgå av upphandlingsdokumenten:   

  • de delar av anbuden som kommer att vara föremål för den elektroniska auktionen  
  • eventuella gränser för de värden som kan presenteras, baserade på en bedömning av specifikationerna för det som ska anskaffas 
  • de uppgifter som kommer att göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska auktionen och när detta kommer att ske 
  • nödvändiga uppgifter om genomförandet av den elektroniska auktionen 
  • de villkor som gäller för att lämna anbud, däribland de minsta skillnaderna mellan leverantörernas anbud som kan ha bestämts  
  • nödvändiga uppgifter om den elektroniska utrustning som ska användas och om anslutningen till denna utrustning  
  • tidpunkten då den elektroniska auktionen ska avslutas.

Den information som ska anges i upphandlingsdokumenten tar med andra ord sikte på bland annat vilka delar av anbuden som kommer att vara föremål för den elektroniska auktionen, vilka villkor som gäller vid anbudslämning så som med vilka lägsta intervall som priser får sänkas, uppgifter som kommer göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska auktionen och när detta kommer ske, samt relevanta uppgifter om genomförandet av auktionen. Det borde till exempel kunna handla om praktisk information som exempelvis på vilken plattform auktionen kommer att äga rum och hur man som anbudsgivare får åtkomst till plattformen och identifierar sig som anbudsgivare.

Upplysningar till anbudsgivarna

Under en elektronisk auktion ska den upphandlande organisationen lämna alla anbudsgivare tillräckliga upplysningar för att de vid varje tidpunkt ska ha kännedom om sin plats i rangordningen. Organisationen får även lämna andra upplysningar om priser eller värden under förutsättning att detta har angetts i upphandlingsdokumenten. Organisationen får också lämna upplysningar om antalet deltagare i den elektroniska auktionen.

I offentlighets- och sekretesslagen (OSL) finns en särskild reglering avseende elektroniska auktioner. Enligt denna bestämmelse får en upphandlande organisation, trots reglerna om absolut sekretess för anbud, lämna ut ovan angivna uppgifter om deltagare i auktionen.

Offentlighet och sekretess i offentlig upphandling

Källhänvisningar

  • 8 kap. 15 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)/ lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – definition av elektronisk auktion 
  • 8 kap. 17 § LOU/LUF – hur en elektronisk auktion genomförs 
  • 8 kap. 20 § LOU/LUF – första utvärdering av anbud inför en elektronisk auktion 
  • 8 kap. 21–24 §§ LOU/LUF – inbjudan att lämna nya priser eller värden 
  • 8 kap. 25 § LOU/LUF – upplysningar till anbudsgivarna 
  • 8 kap. 26–27 §§ LOU/LUF – avslutande av en elektronisk auktion 
  • 8 kap. 16 § LOU/LUF – vid vilka förfaranden en elektronisk auktion får användas 
  • 19 kap. 7 § LOU/LUF – vid vilka förfaranden under tröskelvärdena där en elektronisk auktion får användas 
  • prop. 2009/10:180 s. 329 – om användning av elektronisk auktion vid upphandling av ramavtal 
  • 8 kap. 18–19 §§ LOU/LUF – uppgifter i upphandlingsdokumenten när en elektronisk auktion kommer att användas 
  • 19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslag (2009:400) – anbudssekretess och uppgifter i elektroniska auktioner