Du är nu på Upphandlingsmyndighetens nya webbplats. Information om vår webbplatsen och hur den är utformad.

Riskanalys

En väl genomarbetad riskanalys hjälper er att göra en lyckad upphandling. Det handlar om att identifiera vilka risker som finns, vad det ger för konsekvenser och sannolikheten för att det inträffar. Detta så att ni kan göra medvetna val och ta fram förebyggande planer, åtgärder för att minska eller helt ta bort risken samt prioritera arbetet med uppföljning av riskerna.

Genomföra en riskanalys 

En riskanalys går i grunden ut på att besvara följande frågor:  

  • Vad kan hända? 
  • Vad blir konsekvenserna om händelsen inträffar? 
  • Hur sannolikt är det att det inträffar? 

Riskanalysen är ett viktigt verktyg för att identifiera vad som kan gå snett i samband med en upphandling. Störst blir effekten om ni arbetar kontinuerligt med riskhantering i inköpsprocessen och tar fram handlingsplaner för när och hur ni hanterar de risker ni identifierar. Tänk på att uppföljning av risker är central för att riskanalysen ska ge resultat.

Riskmatriser – ett vanligt verktyg  

En så kallad riskmatris är ett vanligt och effektivt sätt att visualisera och skapa en överblick av vilka risker som kan finnas. 

Det första steget är att identifiera riskerna. Utifrån en skala rankas sedan sannolikheten för att en risk inträffar och hur stora konsekvenser det skulle kunna ge. Slutligen väger ni samman sannolikheten och konsekvensen för att kunna placera in risken i matrisen.

Det är också viktigt att tydligt beskriva riskerna och endast ta med de risker som är väsentliga för den aktuella upphandlingen och där konsekvensen av den eventuella inträffade händelsen är stor. 

Genom att involvera medarbetare med rätt sakkunskap kan ni öka möjligheten att få ut mer av riskanalysen. Involvera gärna medarbetare från olika verksamheter i organisationen i kartläggningen och riskanalysen.

I en riskanalys ingår även att beskriva vilka åtgärder man kan vidta för att minska eller helt ta bort risken. Det är också bra att fundera på hur ni kan göra om en händelse inträffar trots att ni har vidtagit förebyggande åtgärder. I vissa fall finns det även skäl att fundera på om en risk kan leda till en annan risk – så kallade sekundära risker. 

Det går att överföra en risk till en annan aktör, genom ett avtal exempelvis med en leverantör eller med ett försäkringsbolag. Det är även möjligt att komma fram till att man accepterar en identifierad risk. 

Nedan listas exempel på risker som kan uppstå i samband med en upphandling.   

Risk att upphandlingen misslyckas 

Det finns olika faktorer som kan leda till att upphandlingen inte leder till önskat resultat. För att motverka detta behövs rätt förutsättningar i form av tid, resurser och kompetens, inte minst när det gäller förberedelserna inför en upphandling.

Finansiella risker 

Finansiella risker för den upphandlande organisationen kan exempelvis vara att ni får oförutsedda kostnader, minskat anslag eller minskade intäkter.  

När det gäller leverantörer kan det finnas motsvarande risker som innebär att leverantören får ekonomiska svårigheter, vilket i sin tur påverkar den upphandlande organisationen. Risken ökar om den upphandlande organisationen till exempel har sänkt eller tagit bort krav på leverantörens ekonomiska ställning. Att inte ställa krav på ekonomisk ställning kan vara ett aktivt medvetet val om den upphandlande organisationen är villig att ta risken.

Risker på marknaden 

Beroende på hur den aktuella marknaden ser ut finns det olika typer av risker som kan vara bra att vara uppmärksamma på såsom risker för korruption, oskäliga arbetsvillkor och att marknaden förändras. Här kan ni ha nytta av er marknadsanalys och särskilt dialogen med potentiella leverantörer. 

Samhällsrisker 

Inom offentlig sektor finns samhällsviktiga verksamheter som är av betydelse för att upprätthålla viktiga samhällsfunktioner och, i vissa fall, Sveriges säkerhet. Det handlar exempelvis om hälso- och sjukvård, livsmedelsförsörjning, transporter och elförsörjning. Att skydda och upprätthålla funktionalitet av dessa verksamheter är en viktig del av samhällets krisberedskap.