Start

Krisberedskapsansvarig – upphandla till samhällsviktig verksamhet

Som ansvarig för frågor som rör krisberedskap behöver du vara med i början av upphandlingsprocessen. Detta för att kunna analysera förutsättningarna i verksamheten som berörs. Det är även viktigt att du deltar i implementerings- och uppföljningsfasen.

Modellen utgår från beskrivningen av Upphandlingsmyndighetens inköpsprocess. Klicka på bilden för att öppna den i större format i eget fönster.

Om du arbetar med frågor som handlar om att förebygga kriser kan du exempelvis ha rollen som krisberedskapsansvarig, säkerhetshandläggare, informationssäkerhetschef, linjechef, säkerhetschef, säkerhetssamordnare, beredskapschef eller beredskapssamordnare. I stödet och checklistorna nedan har vi valt att benämna rollen som krisberedskapsansvarig. 

Du har en nyckelroll i processen för upphandling av eller till samhällsviktig verksamhet. Du har troligen också ett eget eller ett delegerat ansvar för att identifiera och förebygga risker i verksamheten.

För att kunna vara ett bra stöd i samband med upphandling behöver du vara väl förberedd på uppgiften och ha en grundläggande förståelse för hur upphandlingsprocessen går till. Du bör även ha god kunskap om krisberedskap, den aktuella samhällsviktiga verksamheten och genomförda risk- och sårbarhetsanalyser (RSA).

Denna sida beskriver en generisk inköpsprocess. Vissa steg och berörda aktörer kan påverkas av vilken upphandlingslag som blir tillämplig i det enskilda fallet. I detta stöd använder vi begreppet upphandlande organisation som ett samlingsbegrepp för upphandlande myndighet och upphandlande enhet. 

Om krisberedskap, MSB

Risk- och sårbarhetsanalyser, MSB

Samhällsviktig verksamhet, MSB

Stödet för den generella inköpsprocessen 

Planera i syfte att förebygga kris 

Du kan som krisberedskapsansvarig och med insikt i den samhällsviktiga verksamheten bidra till att beskriva

  • vad som är kritiskt för verksamheten
  • vilket behov av en vara eller tjänst som föreligger.

Kartlägga - led delar av analysarbetet 

I samband med kartläggning av behov, marknadens förutsättningar och specifika krav har du, tillsammans med din samordningsfunktion, en viktig roll. Din roll är särskilt viktig när det gäller att leda arbetet med risk- och sårbarhetsanalys och exempelvis säkerhetsskyddsanalys. Detta arbete kan organiseras på olika sätt och din involvering i inköpsarbetet är beroende av upphandlingens art och innehåll och kan ske på strategisk, taktisk och operativ nivå.

Risk- och sårbarhetsanalyser, MSB 

Säkerhetsskyddad upphandling

Implementera – i dialog med leverantören 

Denna fas i inköpsprocessen utgörs av implementeringen av avtalet i organisationen. Här är dialogen mellan er och leverantören, med grund i avtalet, en viktig del.

Följande frågor besvaras i dialogen

Exempel på frågor att föra dialog kring: 

  • Eventuella säkerhetsprövningar av leverantören och dess personal. 
  • Kontinuitetshantering, det vill säga leverantörens alternativa sätt eller lösningar för att driva sin verksamhet vid störningar eller avbrott. 
  • Principer för riskhantering, det vill säga leverantörens arbete med att styra och leda organisationen med avseende på riskhantering. 
  • Systematiskt informationssäkerhetsarbete, det vill säga leverantörens arbete med att skydda information utifrån krav på dess konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. Till detta kommer även spårbarhet som är ett antal säkerhetsåtgärder för att följa upp dessa tre aspekter. 
  • Ömsesidig kompetensutveckling. Det kan handla om att informera och utbilda leverantören kring exempelvis rutiner och riktlinjer som de behöver känna till för att praktiskt kunna leverera, det kan handla om inpassering, informationssäkerhet och så vidare. 

Förvalta och följ upp

Som krisberedskapsansvarig har du en viktig roll att fylla under kontraktsperioden. Att bedriva en aktiv avtalsförvaltning är ett bra sätt att säkerställa att leverantören uppfyller avtalade krav och villkor, men också att de är lyhörda för avvikelser och agerar på dessa.

Använd följande metoder i uppföljningen

Tips på olika uppföljningsmetoder där du kan bidra är: 

  • möten med leverantören 
  • stickprovskontroller av leveranser och fakturor 
  • enkätundersökningar till verksamhetsansvarig, användare och leverantören 
  • kontroll av leverantörens egenrapportering 
  • kontroll av leverantörens kontinuitetsplan 
  • kontroll av leverantörens kvalitets- och miljöledningssystem 
  • platsbesök hos leverantören 
  • revisioner.