Startsida

Upphandlare - upphandla till samhällsviktig verksamhet

Vid upphandling till samhällsviktig verksamhet behöver ni som upphandlande organisation ta höjd för olika nivåer av kris. En dialog med leverantörerna är särskilt viktig för att säkerställa att det finns en gemensam bild av den framtida leveransen och vad som gäller vid olika scenarier.

Modellen utgår från beskrivningen av Upphandlingsmyndighetens inköpsprocess. Klicka på bilden för att öppna den i större format i eget fönster.

Denna process riktar sig i första hand till dig som jobbar med upphandling och bidrar med viktig kunskap om processen, lagstiftningen och marknaden. Att säkerställa överensstämmelse med lagstiftning och i övrigt se till att upphandlingen genomförs på ett affärsmässigt och träffsäkert sätt är ofta huvuduppgifterna. 

Denna sida beskriver en generisk inköpsprocess. Vissa steg och berörda aktörer kan påverkas av vilken upphandlingslag som blir tillämplig i det enskilda fallet. I detta stöd använder vi begreppet upphandlande organisation som ett samlingsbegrepp för upphandlande myndighet och upphandlande enhet. 

Följande steg i inköpsprocessen är särskilt viktiga att ta hänsyn till då upphandling sker till en samhällsviktig verksamhet.  

Samtliga steg i inköpsprocessen    

Planera – definiera behoven av krisberedskap

Förarbetet utgör grunden för upphandlingen. I det definieras organisationens faktiska behov och förväntat resultat av upphandlingen. Krisberedskap utgör en aspekt av det behov som ska definieras. Som upphandlare är det viktigt att skapa sig en helhetsbild för att senare kunna omsätta den i upphandlingsdokumenten.  

En sund affärsrelation är extra viktig då samhällsviktiga verksamheter berörs. Om en kris uppstår är det centralt att alla inblandade parter har ett ömsesidigt förtroende och arbetar tillsammans för att minimera de negativa effekterna.  

Praktiska detaljer för att vinna marknadens förtroende är att visa tillit till den säljande sidans förmåga att lösa problem och ta fram nya lösningar. För att lyckas med detta måste man ge det utrymme som krävs för att anbudsgivare ska vilja och kunna konkurrera om avtal. Det kan möjliggöras genom bättre framförhållning inför upphandling, ständig dialog som innebär ett ömsesidigt utbyte av information och tankar om framtiden. Skapa en välavvägd och balanserad kravställning och värdera om funktionskrav kan vara lämpliga för att lämna bättre utrymme för alternativa lösningar.

Kartlägga - identifiera beroenden

För att omhänderta hela verksamhetens behov är det viktigt att samla in information och kartlägga beroenden.

Analysera förutsättningarna för krisberedskap

Utifrån genomförd kartläggning görs analysen och paketeringen av upphandlingen förbereds. Det finns ett antal frågeställningar som kan vara aktuella att diskutera för att säkerställa krisberedskap och kontinuitetshantering.

Upphandla

Nu är det dags att sammanställa de krav, tilldelningskriterier och kontraktsvillkor som ska ingå i upphandlingsdokumenten. Vilken av upphandlingslagarna som blir tillämplig på det enskilda inköpet beror på vilken typ av organisation man är, vilken verksamhet inköpet avser, hur riskfördelningen ser ut i det avtal som ska ingås eller vad som upphandlas.

Implementera 

Att etablera en sund avtalsrelation är av avgörande betydelse när det är extra viktigt att verksamheten ska fungera i händelse av kris.

Förvalta och följ upp avtalen 

En strukturerad avtalsuppföljning är nödvändig för att säkra samhällsviktig verksamhet och visar att den upphandlande organisationen är en professionell köpare som verkar för en affärsmässig relation med sin leverantör.