Startsida

Beslutsfattare – upphandla till samhällsviktig verksamhet

Som politiker eller ansvarig chef för en eller flera samhällsviktiga verksamheter har du en viktig roll i arbetet med att förbereda organisationen för en mer träffsäker upphandling. I stegen nedan beskriver vi vilka frågor som behöver besvaras och vilka förutsättningar som behöver finnas för att effektivt kunna fatta beslut om mål, strategi och riktlinjer för att omhänderta krisberedskapsaspekter vid inköp.

Modellen utgår från beskrivningen av Upphandlingsmyndighetens inköpsprocess. 

Om upphandling och inköp ska kunna integreras med krisberedskapsaspekter behöver tydliga policy- och/eller styrdokument finnas på plats. Organisationen behöver också vara rustad, vilket innebär att det behöver finnas tid, resurser och rutiner för dem som ska göra det operativa arbetet. Inte minst gäller det samarbetet mellan upphandlingsfunktionen, behovsägaren och krisberedskapsansvarig. De som berörs bör dessutom ha rätt information, kunskap och förståelse.  

Denna sida beskriver en generisk inköpsprocess. Vissa steg och berörda aktörer kan påverkas av vilken upphandlingslag som blir tillämplig i det enskilda fallet.   I detta stöd använder vi begreppet upphandlande organisation som ett samlingsbegrepp för upphandlande myndighet och upphandlande enhet.

Analysera förutsättningar

För att säkerställa att era upphandlingar av samhällsviktig verksamhet inte får en negativ påverkan på krisberedskapen behöver ni beskriva hur behoven ser ut och vilka som ansvarar för att de hanteras.

Besluta om vägval

Utifrån analysen beslutar ni om vägval för den aktuella samhällsviktiga verksamheten. Ett vägval kan vara att välja mellan att upphandla en tjänst eller att genomföra den i egen regi. Om beslut fattas om utkontraktering blir nästa vägval upphandling eller valfrihetssystem.  

Lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV) reglerar detta och är tillämplig när exempelvis kommuner och regioner vill införa ett så kallat valfrihetssystem inom vissa tjänsteområden. Exempel på tjänsteområden är äldreomsorg och primärvård.  

Lagen om valfrihetssystem (LOV)  

Att verksamhet är samhällsviktig innebär inte per automatik att alla upphandlingar till denna verksamhet medför särskilda krav på krisberedskap. Utmaningen är att identifiera vilka inköp som gör det och därefter klargöra hur behovet ska tillgodoses. Ett sätt att omhänderta denna aspekt i ett tidigt skede är att inkludera bedömningen i en upphandlings- och inköpsplan. 

Förbered organisationen 

När beslut om olika prioriteringar är fattade är det dags att ta fram eller revidera styrdokument för organisationen för att säkerställa att ni kan genomföra det operativa arbetet. Strategier som inkluderar upphandling och inköp kan tas fram på olika nivåer.

Kommunicera till organisationen

Mål, strategier, riktlinjer och beslut behöver kommuniceras till berörda i din organisation.