Energimyndighetens arbete med strategiska beställarnätverk

Både BeBo och Belok är exempel på beställarnätverk som har lyckats samordna organisationernas köpkraft och driva utveckling av nya lösningar, vilket har bidragit till att möta behov av att minska energianvändning, klimatpåverkan och att främja utvecklingen av lokal förnybar energi.

Viktiga gemensamma leveranser i beställarnätverken är:

1. Förstudier – består av behovs- eller marknadsanalyser med slutsatser om att gå vidare eller inte:
   
   • Behovsanalyser – både identifiera behov, utmaningar eller problem som delas av flera och som det därmed kan vara relevant att samverka kring (strategisk behovsanalys), och skapa djupare förståelse för ett behov/problem inom ett avgränsat område (taktisk behovsanalys).
   • Marknadsanalyser – identifiera om det finns produkter/tjänster på marknaden som med viss insats kan kommersialiseras, så att det är möjligt att gå vidare och upphandla utveckling av lösningen.
2. Kravspecifikationer – ligger till grund för beställning/upphandling av prototyputveckling samt för bred spridning om prototyper som efter implementering visats uppfylla kraven. Det handlar bland annat om funktionskrav, krav på säkerhet, service, hållbarhet, krisberedskap, uppföljning samt utvärderingsmetod för de uppställda kraven.
3. Avsiktsförklaringar – exempelvis att beställare avkunnar att de har för avsikt att köpa en viss volym av varan eller tjänsten, givet lyckad implementering av prototypen. För att våga ta risken att investera i produkt- eller tjänsteutveckling behöver leverantörerna vara säkra på att det finns en efterfrågan på det som de utvecklar. Avsiktsförklaringar ökar intresset att lämna anbud i upphandlingarna vilket bidrar till förbättrad konkurrens.
4. Prototyputveckling – genomförs i konkurrens med hjälp av upphandling. Resultaten är, förhoppningsvis, att en eller flera leverantörer lyckas utveckla en produkt/tjänst som lever upp till kraven i kravspecifikationen. Att prototypen lever upp till kraven ska ha verifierats genom pilotstudier av att prototypen fungerar i verkligheten.

Mer om beställarnätverk

Framgångsfaktorer för beställarnätverk

Syftet med Energimyndighetens beställarnätverk är att påskynda utvecklingen av nya energieffektivare tekniker, produkter, metoder och system utifrån medlemmarnas behov. Detta gör de genom att initiera och stötta medlemmar att genomföra innovationsupphandlingar, demonstrationsprojekt, teknikutveckling samt FoI-projekt kopplat till Energimyndighetens och andras utlysningar.

Detta leder bland annat till att fastighetsägare får bättre beslutsunderlag inför investeringsbeslut, när det gäller lösningar för resurseffektivt byggande och förvaltning. 

Nätverkens effekter kan beskrivas med följande effektkedja:

• När nätverken tar fram en gemensam kravspecifikation, för det behov som de vill köpa en ny lösning för, så harmoniserar de efterfrågan.
• Upphandlar de sedan en prototyp (även kallad proof of concept) enligt specifikationen samt förklarar sin avsikt att köpa en viss volym, givet att prototypen lever upp till kraven i specifikationen, så ökar det efterfrågan på produkten. Detta motiverar i sin tur leverantörer att investera i utveckling av nya lösningar.
• Lever produkten upp till kraven i specifikationen upphandlar beställarna i nästa steg den volym av produkten som de åtagit sig, vilket leder till en marknadsintroduktion av produkten. Hur omfattande marknadsintroduktionen blir är beroende av hur många beställare som avkunnat avsikt att köpa.
• I förlängningen leder implementering av nya lösningar till att beställarna uppnår mål, möter behov eller samhällsutmaningar, till exempel minskad klimatpåverkan, på ett mer effektivt sätt.

Inom Energimyndighetens beställarnätverk arbetar de med två nyckelprocesser:

• Prioriteringsprocess på högsta nivå där nätverkens medlemmar bestämmer fokusområden.
• Innovationsupphandlingsprocess för nya lösningar som ligger nära marknadsintroduktion.

Beställarnätverken behöver en grundfinansiering för en kanslifunktion samt projektfinansiering.

Medarbetarna på kanslifunktionen behöver vara duktiga på facilitera nätverkens möten och genomföra arrangemang. De behöver även ha god kompetens inom områdena, för att ha förståelsen för vad som diskuteras på medlemsmöten och för att kunna leda diskussionerna. Kommunikation och administration är också viktiga arbetsuppgifter.

Kostnaden för Energimyndighetens beställarnätverks kanslifunktioner är cirka 1–3 miljoner kronor per år.

Beställarnätverket behöver medel för att finansiera förstudier i syfte att utreda förutsättningar för utveckling av ny teknik, metoder och verktyg. Årlig budget för förstudier varierar från cirka 0,3–1,5 miljoner kronor per år och nätverk.

Det är Energimyndigheten som beställer och finansierar förstudier utifrån de behov som nätverken pekat ut.

Om det i förstudien konstateras att det är aktuellt att genomföra ett innovationsupphandlingsprojekt, ansöker nätverken om medel från Energimyndighetens FoU-utlysningar.

Antingen kan organisationen driva kanslifunktion och projekt i egen regi med egna medarbetare eller upphandla driften och lägga det på en privat leverantör.

Energimyndigheten har, när det gäller Belok och BeBo, valt att upphandla driften av kanslifunktionerna och förstudier. De har en upphandlad leverantör per nätverk som de kan avropa såväl driften av kansliet, samt specialistkompetens som kan leda projekt. En huvudsaklig anledning till att de valt att upphandla driften är att de ofta har behov av specialistkompetenser inom de olika fokusområdena. Genom att lägga driften på ett konsultbolag med många olika specialistkompetenser får de mer flexibilitet i kompetensförsörjningen.