Start
Personer i mötesdiskussion

Energimyndighetens arbete med strategiska beställarnätverk

Publicerad 07 november 2022
  • Beställarnätverk

Energimyndighetens beställarnätverk BeBo (för energieffektiva bostäder) och Belok (för energieffektiva lokaler) har genomfört fler än 50 framgångsrika innovationsupphandlingar sedan början av 1990-talet. Beställarnätverkens samlade köpkraft driver marknaden att ta fram nya lösningar inom en rad fokusområden för energieffektivisering av fastigheter.

Här beskriver vi hur Energimyndighetens strategiska beställarnätverk BeBo och Belok är organiserade, styrs och verkar. Ett framgångsrikt exempel som vi anser att andra organisationer kan inspireras av.

Dessa två beställarnätverk kan definieras som ”strategiska nätverk”. Det innebär att den grundläggande intressegemenskapen i nätverken ligger på verksamhetsnivå och inte direkt på olika utmaningar eller problem. Deltagarna representerar verksamheter som har stora likheter vilket innebär att de har gemensamma behov och utmaningar.

Vad är strategiska nätverk?

Syfte är att tillsammans kunna möta och hantera olika utmaningar genom driva utveckling av nya lösningar.

  • Strategiska beställarnätverk är mer dynamiska i sin sammansättning, där deltagare kan lämna och komma till i takt med förändringar. De kan liknas vid en förening där man träffas några gånger om året för att sätta agendan framåt.
  • De är beställarnätverk på verksamhetsnivå som över tid kan leda till fler lösningar för skiftande behov. Lösningar som var och en kan komma till användning hos relativt många beställare, såväl privata som offentliga.
  • Den samlade köpkraften i strategiska nätverk kan vara relativt stor i förhållande till marknadens totala efterfrågan och kan få markant drivande kraft på utvecklingen av marknaden. Genom att verktyg, kravspecifikationer med mera är fritt tillgängliga och det finns information och utbildningar om det, når man också behovsägare utanför nätverken.
  • Dessa nätverk är långlivade och har egentligen ingen slutlig leverans definierad. (Till skillnad från taktiska nätverk som har sin grundläggande intressegemenskap på behovsnivå, ofta med mål att förbereda för upphandling inom ett avgränsat område som är definierat från start.)

Beställarnätverkens leveranser och effekter 

Både BeBo och Belok är exempel på beställarnätverk som har lyckats samordna organisationernas köpkraft och driva utveckling av nya lösningar, vilket har bidragit till att möta behov av att minska energianvändning, klimatpåverkan och att främja utvecklingen av lokal förnybar energi.

Leveranser av beställarnätverken

Viktiga gemensamma leveranser i beställarnätverken är:

  1. Förstudier – består av behovs- eller marknadsanalyser med slutsatser om att gå vidare eller inte:
    • Behovsanalyser – både identifiera behov, utmaningar eller problem som delas av flera och som det därmed kan vara relevant att samverka kring (strategisk behovsanalys), och skapa djupare förståelse för ett behov/problem inom ett avgränsat område (taktisk behovsanalys).
    • Marknadsanalyser – identifiera om det finns produkter/tjänster på marknaden som med viss insats kan kommersialiseras, så att det är möjligt att gå vidare och upphandla utveckling av lösningen.
  2. Kravspecifikationer – ligger till grund för beställning/upphandling av prototyputveckling samt för bred spridning om prototyper som efter implementering visats uppfylla kraven. Det handlar bland annat om funktionskrav, krav på säkerhet, service, hållbarhet, krisberedskap, uppföljning samt utvärderingsmetod för de uppställda kraven.
  3. Avsiktsförklaringar – exempelvis att beställare avkunnar att de har för avsikt att köpa en viss volym av varan eller tjänsten, givet lyckad implementering av prototypen. För att våga ta risken att investera i produkt- eller tjänsteutveckling behöver leverantörerna vara säkra på att det finns en efterfrågan på det som de utvecklar. Avsiktsförklaringar ökar intresset att lämna anbud i upphandlingarna vilket bidrar till förbättrad konkurrens.
  4. Prototyputveckling – genomförs i konkurrens med hjälp av upphandling. Resultaten är, förhoppningsvis, att en eller flera leverantörer lyckas utveckla en produkt/tjänst som lever upp till kraven i kravspecifikationen. Att prototypen lever upp till kraven ska ha verifierats genom pilotstudier av att prototypen fungerar i verkligheten.

Mer om beställarnätverk

Framgångsfaktorer för beställarnätverk

Effekter från beställarnätverken

Syftet med Energimyndighetens beställarnätverk är att påskynda utvecklingen av nya energieffektivare tekniker, produkter, metoder och system utifrån medlemmarnas behov. Detta gör de genom att initiera och stötta medlemmar att genomföra innovationsupphandlingar, demonstrationsprojekt, teknikutveckling samt FoI-projekt kopplat till Energimyndighetens och andras utlysningar.

Detta leder bland annat till att fastighetsägare får bättre beslutsunderlag inför investeringsbeslut, när det gäller lösningar för resurseffektivt byggande och förvaltning. 

Nätverkens effekter kan beskrivas med följande effektkedja:

Effektkedja beställarnätverk webb.jpg
Effektkedja för beställarnätverken.
  • När nätverken tar fram en gemensam kravspecifikation, för det behov som de vill köpa en ny lösning för, så harmoniserar de efterfrågan.
  • Upphandlar de sedan en prototyp (även kallad proof of concept) enligt specifikationen samt förklarar sin avsikt att köpa en viss volym, givet att prototypen lever upp till kraven i specifikationen, så ökar det efterfrågan på produkten. Detta motiverar i sin tur leverantörer att investera i utveckling av nya lösningar.
  • Lever produkten upp till kraven i specifikationen upphandlar beställarna i nästa steg den volym av produkten som de åtagit sig, vilket leder till en marknadsintroduktion av produkten. Hur omfattande marknadsintroduktionen blir är beroende av hur många beställare som avkunnat avsikt att köpa.
  • I förlängningen leder implementering av nya lösningar till att beställarna uppnår mål, möter behov eller samhällsutmaningar, till exempel minskad klimatpåverkan, på ett mer effektivt sätt.

Andra positiva bieffekter som de gemensamma kraven kan ge upphov till:

• Upphandlingsmyndighetens kriterier.
• Nya SIS-standarder och miljöcertifieringar.
• Myndigheters normering (föreskrifter och allmänna råd).
• Tekniska avtal, till exempel standarder för och användningen av digitala plattformar.
• Verifieringsmetoder för hur krav ska följas upp/verifieras.

Nyckelprocesser inom nätverken

Inom Energimyndighetens beställarnätverk arbetar de med två nyckelprocesser:

  • Prioriteringsprocess på högsta nivå där nätverkens medlemmar bestämmer fokusområden.
  • Innovationsupphandlingsprocess för nya lösningar som ligger nära marknadsintroduktion.

Vilka resurser behövs för att driva beställarnätverken?

Beställarnätverken behöver en grundfinansiering för en kanslifunktion samt projektfinansiering.

Finansiering av kanslifunktion

Medarbetarna på kanslifunktionen behöver vara duktiga på facilitera nätverkens möten och genomföra arrangemang. De behöver även ha god kompetens inom områdena, för att ha förståelsen för vad som diskuteras på medlemsmöten och för att kunna leda diskussionerna. Kommunikation och administration är också viktiga arbetsuppgifter.

Kostnaden för Energimyndighetens beställarnätverks kanslifunktioner är cirka 1–3 miljoner kronor per år.

Finansiering av förstudier och projekt

Beställarnätverket behöver medel för att finansiera förstudier i syfte att utreda förutsättningar för utveckling av ny teknik, metoder och verktyg. Årlig budget för förstudier varierar från cirka 0,3–1,5 miljoner kronor per år och nätverk.

Det är Energimyndigheten som beställer och finansierar förstudier utifrån de behov som nätverken pekat ut.

Om det i förstudien konstateras att det är aktuellt att genomföra ett innovationsupphandlingsprojekt, ansöker nätverken om medel från Energimyndighetens FoU-utlysningar.

Beställarnätverken inom ramen för Energimyndighetens verksamhet

Antingen kan organisationen driva kanslifunktion och projekt i egen regi med egna medarbetare eller upphandla driften och lägga det på en privat leverantör.

Energimyndigheten har, när det gäller Belok och BeBo, valt att upphandla driften av kanslifunktionerna och förstudier. De har en upphandlad leverantör per nätverk som de kan avropa såväl driften av kansliet, samt specialistkompetens som kan leda projekt. En huvudsaklig anledning till att de valt att upphandla driften är att de ofta har behov av specialistkompetenser inom de olika fokusområdena. Genom att lägga driften på ett konsultbolag med många olika specialistkompetenser får de mer flexibilitet i kompetensförsörjningen.

Viktiga förutsättningar för att Energimyndigheten ska kunna driva nätverken 

  • Beställarnätverkens agenda och aktiviteter ska vara i linje med Energimyndighetens uppdrag för att motivera användning av förvaltningsanslaget för finansiering. Det har dock varit något utmanande att motivera användningen av förvaltningsanslaget till detta.
  • Resurser och aktiviteter kan också finansieras genom Energimyndighetens utlysningar för finansiering av forsknings- och utvecklingsinitiativ. Dessa medel har använts till att finansiera beställarnätverkens kanslifunktion.