Start
En parkarbetare tar bort höstlöv med lövblås.

Funktionskrav för förnyat avtal

Publicerad 01 september 2020

Halmstad Fastighets AB (HFAB) upphandlade entreprenörer som skulle ta hand om yttre skötsel i ett bostadsområde. För att utnyttja entreprenörernas kompetens valde man att ställa funktionskrav i stället för att specificera hur arbetet skulle genomföras.

Uppgifter som skulle genomföras var exempelvis  pappersplockning, gräsklippning, häckklippning, klotterborttagning, snöröjning och halkbekämpning. Vid tidigare upphandlingar tecknades ett avtal där fastighetsbolaget använde sig av exakta instruktioner för hur arbetet skulle genomföras, och styrde frekvensen på hur ofta någonting skulle utföras. Halmstad Fastighet AB ville 2015 ta till vara på entreprenörernas expertis för att få en renare och mer trivsam miljö för de som bor och verkar i de aktuella entreprenadområdena. Därför valde de att ställa funktionskrav. 

Här finns en kort film där den ansvariga upphandlaren Ann-Helén Klasson delar med sig av sina erfarenheter om hur de ställde funktionskrav:  

Kvalitet viktigare än pris 

Halmstad Fastighet AB valde att göra en funktionsentreprenad. Det innebär att entreprenören själv tar initiativ till åtgärder och väljer lösning och arbetsmetod för att uppfylla ställda krav. Det lades större vikt vid kvalitet än vid pris i upphandlingen. I målsättningen framhölls att entreprenaden var en viktig del av boendemiljön för hyresgästerna och den kvalitet som hyresgästerna upplevde hade avgörande betydelse. Därför skulle entreprenören hålla en god och jämn service- och skötselnivå och ha ett kundorienterat förhållningssätt. 

Exempel på funktionskrav i upphandlingen 

I upphandlingen valde fastighetsbolaget att i stor utsträckning använda sig av funktionskrav. I förfrågningsunderlaget fanns beskrivningar i text hur saker fick se ut, till exempel hur högt gräset eller en häck fick vara innan den åtgärdades. Texterna förstärktes i vissa fall med bilder för att visa på acceptans av löv på en gräsmatta eller en kantskärning av en gräsmatta. 

Viktiga aspekter i förfrågningsunderlaget var att arbetsmetoder och hjälpmedel skulle väljas med hänsyn till långsiktig hållbarhet, kvalitets- och miljöaspekter samt anpassas till den uppgift som skulle genomföras. 

Funktionskraven återgavs på olika nivåer, både med en övergripande förklaring i text för respektive område, och med en text för respektive arbetsuppgift. Nedan återfinns några exempel på övergripande krav som ställdes upp för området utemiljö: 

  • Gårdsytor, parkeringsplatser och andra ytor av liknande karaktär sköts så att de ger ett välvårdat och trivsamt intryck. Skräp, dött växtmaterial med mera tas bort fortlöpande. 
  • Det är viktigt att skötseln utförs på ett miljöanpassat sätt. Det vill säga att kemikalieanvändningen ska minimeras och fordon, redskap med mera väljs med hänsyn till utsläpp och buller. 
  • Affärscentra sköts så att de ger ett välstädat intryck. Plockning av papper, plast, fimpar och annat störande material samt tillsyn och tömning av papperskorgar samt TiksPacs görs minst en gång per oavsett vardag eller helg. Nedtagning av affischer ingår också i uppdraget. 

Innehållet i respektive arbetsuppgift under utemiljö preciserades till exempel på följande sätt: 

  • Sopning/pappersplockning samt tömning av papperskorgar: Städning vid entréer, utvändiga källartrappor, sittytor, lekplatser, parkeringsytor och liknande samt punktstädning vid behov på övriga hårdgjorda ytor. Hopsamling och borttransport. 
  • Tillsyn och byte av ljuskällor: Byte av ljuskällor görs vid behov och i samband med tillsynsrundan. Material tillhandahålls av beställaren. 
  • Lövhantering: Ytorna rensas från grenar och främmande föremål. Lövhantering genom klippning/lövtuggning av gräsytan successivt under hösten. Klippet fördelas jämnt över hela gräsytan. Vid stora lövmängder tas lövet bort. 

De flesta arbetsuppgifter förklarades i text och några förstärktes även med en bild för att beskriva det arbete som skulle utföras. Nedan finns ett exempel på text med förstärkande bild: 

  • Ogräsrensning grus/sandytor/ stenmjöl: Ogräsrensning grus/sandytor/stenmjöl inklusive rensning av ogräs vid kantstöd samt vid socklar generellt. Hopsamling och borttransport. Sopning ska därefter ske av grus och sand på hårdgjord yta runt sandytorna/lekplatserna. 

Organisation 

Förberedelser av upphandlingen påbörjades redan i början av den föregående avtalsperioden. Exempelvis genom diskussioner internt samt under månadsvisa uppföljningsmötena med antagna entreprenörerna inom avtalsområdet om vad som hade fungerat bra och mindre bra. Upphandlingsansvarig menar att det är en ständig process att se över befintliga avtal och entreprenader samt att finna utvecklingsmöjligheter. Under förberedelserna att ta fram förfrågningsunderlaget arbetade upphandlingsenheten med intern förankring. Det var viktigt att få synpunkter från de delar i organisationen som förvaltade avtalen. 

Förfrågningsunderlaget, inklusive ritningar, tog cirka sex månader att ta fram och mycket tid lades på interna processer. För att förfrågningsunderlaget skulle bli så bra som möjligt valde man att påbörja arbetet i god tid. Många av de gamla underlagen var bra och kunde återanvändas till stora delar. Som struktur för förfrågningsunderlaget och avtalet användes AFF1 som är ett stöd för entreprenader inom fastighetsförvaltning. 

Skillnaden i denna entreprenad mot tidigare var att man nu hade en anställd trädgårdsförvaltare som hade sakkunskap inom området och som var ett bra stöd i upphandlingsarbetet. Även andra inom förvaltningen lämnade synpunkter under arbetets gång. 

Utvärdering 

I upphandlingen lades större vikt vid kvalitet än vid pris i utvärderingen. Halmstad Fastighet AB valde att bedöma det som erbjuds av entreprenören, såväl med avseende på bemanning, upplägg och genomförande som avseende miljöaspekter och hållbarhet. 

Uppföljning 

Månadsvisa uppföljningsmöten med samtliga skötselentreprenörer med personal både från Halmstad Fastighets AB och från entreprenörerna genomförs. HFAB genomför även förannonserade och icke förannonserade stickprovskontroller. 

HFAB genomför en årlig nöjdkundindex-enkät. Denna enkät ligger bland annat till grund för diskussionen mellan entreprenör och beställare angående prioriteringar av fastighetsskötseln inom området. 

Resultat 

Överlag var upphandlingen framgångsrik, anser den ansvariga upphandlaren hos HFAB. Skälet till detta är att de valde att se till kvalitet och att de ställde funktionskrav. Detta möjliggjorde bättre hänsyn till entreprenörernas kreativitet, idéer och kunskap inom området. 

Styrkor med funktionskrav 

Fördelen med funktionskrav är möjligheten att ta tillvara den expertis som entreprenören har. Det finns inga stora nackdelar, enligt den ansvariga upphandlaren hos HFAB. På HFAB tycker man att det fungerar bra att ställa funktionskrav och kommer att fortsätta med det även framöver. 

En av de entreprenörer som man tecknade avtal med menar att fördelar med funktionskrav är att de lämnar utrymme för entreprenören att lösa uppdraget. De ger även en möjlighet för entreprenören att vara kreativ. 

Framgångsfaktorer och utmaningar 

De tidigare upphandlingarna byggde på frekvenser och fastighetsbolaget hade svårt att veta om arbete som beställts också genomförts. Genom att använda sig av bilder på funktioner med tillhörande instruktionstext har det blivit lättare att följa upp entreprenörens arbete. Det har dock uppstått vissa diskussioner om frekvens. 

HFAB har hittat detaljer som kan förbättras till nästa upphandling. Ett exempel är hur ordet ”fortlöpande” tolkas. I detta fall behöver ordet förklaras. Ytterligare ett utvecklingsområde är hur avtalet följs upp. 

Entreprenören tar också upp olika ord och begrepp som har använts i upphandlingen. För en entreprenör är en av svårigheterna med funktionskrav att försöka läsa kundens förväntningar då det gäller begrepp. Begrepp som rent, snyggt och välvårdat är svåra att tolka. Detsamma gäller vad som kan sägas vara en rimlig nivå att uppnå när det gäller rent, snyggt och välvårdat. Just mätbarheten kan ofta vara ett problem i en funktionsentreprenad. Det finns möjligheter att göra objektiva bedömningsgrunder genom att säga att det får vara ett visst antal skräp på en viss yta, det vill säga att använda sig av någon form av acceptansnivå. För entreprenören får det inte bli helt orimligt att leverera det som har avtalats genom funktionskrav. 

Bilder kan vara bra, enligt entreprenören, men de får inte beskriva ett för perfekt tillstånd. Då blir de inte vägledande. Det hjälper inte anbudsgivaren utan ger endast uttryck för en extremt hög nivå. Ytterligare något som kan vara problematiskt för en anbudsgivare är att räkna på vad en funktionsupphandling kan kosta. 

Den största utmaningen för HFAB med det nya sättet att upphandla var det interna förankringsarbetet och att få medarbetare att tänka nytt. Förankringen har handlat om att förklara vad som ska uppnås med en ny typ av upphandling och varför en förändring ska genomföras. 

Lärdomar och rekommendationer

Möjligheterna till dialog om funktionskrav ska alltid nyttjas, enligt den ansvariga upphandlaren på Halmstads Fastighets AB. Det är också viktigt att följa upp avtalen på ett bra sätt och lära sig inför nästa upphandling. En rekommendation är att lägga tid på att skapa förståelse och förankring i den egna organisationen för användandet av ett nytt tankesätt och att arbeta med funktionskrav. 

Det är även av yttersta vikt att skapa en gemensam samsyn mellan entreprenören och beställaren kring skötseln och den skötsel- och kvalitetsnivå som ska gälla för uppdraget. Vad som är rent och snyggt för en part är kanske inte detsamma för en annan, och därför är samsyn och dialog viktigt för att nå det önskade resultatet. Samsyn kan exempelvis uppnås genom gemensamma workshoppar. 

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig hos HFAB och från den leverantör som vann upphandlingen.