Startsida
En kvinnlig brandman talar i en komradio.

RFI och dialog per telefon för att upphandla Rökdykarradioutrustning

Publicerad 13 april 2021

UpphandlingsCenter Falun Borlängeregionen genomförde en upphandling av rökdykarradioutrustning. Man skickade ut en RFI och förde därefter en muntlig dialog per telefon med de leverantörer som inte kommit in med skriftliga svar. Deras bästa tips för liknande upphandlingar är att våga prata mer med leverantörer.

Avtalen för Räddningstjänsten Dala Mitts räkning, skulle omfatta ny radiokommunikationsutrustning. UpphandlingsCenter Falun Borlängeregionen bjöd in till anbudsgivning gällande rökdykarradioutrustning. Den befintliga utrustningen hade blivit utdaterad och avtalen skulle omfatta:   

  • bärbara radioenheter 
  • bärbar batteridriven repeater 
  • diverse tillbehör till utrustningen. 

Hjälp med krav på rätt teknisk nivå 

UpphandlingsCenter genomförde både skriftlig och muntlig dialog med potentiella leverantörer. Detta för att förstå marknaden samt att få hjälp att ställa krav på rätt teknisk nivå i förhållande till var marknaden befann sig.  

Med hjälp av sakkunniga i en referensgrupp utformades preliminära kravställningar inför en RFI med ett antal frågeställningar. Det handlade till exempel om drifttid, batterityper, fästanordningar, displayutförande och möjligheten att använda redan befintlig utrustning. Det ställdes även frågor kring vad leverantörerna ansåg var relevant att testa i det produkttest som skulle genomföras som en del av utvärderingen. RFI:n annonserades ut och ett relativt stort antal svar kom från potentiella leverantörer. Svaren från RFI:n samlades in, sammanställdes och jämfördes med hjälp av referensgruppen. Som komplement till den information som inkom genom RFI:n samlades det in produktblad med tillhörande bilder. Därefter genomfördes även muntlig dialog per telefon med de leverantörer som inte inkommit med svar på utannonserad RFI. 

Den information som kom från leverantörsdialogerna användes både som underlag till förfrågningsunderlaget samt till utformning av det produkttest som skulle genomföras. Svaren i RFI:erna ledde till att de preliminära krav som ställts upp kunde höjas på flera punkter. På någon punkt ändrade man helt det ursprungliga kravet. 

När upphandlingen hade annonserats kom inga frågor kring de tekniska detaljerna i upphandlingen. Det sågs som ett gott betyg på arbetet som lagts ner i marknadsanalysen och dialogen. 

Referensgrupp från räddningstjänsten 

En referensgrupp med sakkunniga från räddningstjänsten kopplades tidigt in i upphandlingsprocessen. Upphandlingen krävde omfattande teknisk kompetens och god insikt i vilka lösningar som fanns tillgängliga på marknaden. Då upphandlingar av den här typen av utrustning sker relativt sällan hade mycket hunnit ske inom teknisk utveckling sedan tidigare genomförda upphandling. 

Utvärdering genom tester av användarvänlighet 

I utvärderingen ingick ett fysiskt test av utrustningens användarvänlighet. Testet genomfördes av brandmän från Räddningstjänsten Dala Mitt. Upphandlingsansvarig och sakkunniga i referensgruppen deltog vid testerna. 

Utvärderingen resulterade i att det anbud som rankats högst i förhållande till kravspecifikationerna blev förkastat i det fysiska testet, då de fick nedslag på manövreringen. Det näst bästa anbudet fungerade tillfredställande i testerna och avtal tecknades med leverantör. Räddningstjänsten blev mycket nöjd med den produkt som avtalades. 

Information som kom via dialoger med potentiella leverantörer bidrog till hur testen utformades och genomfördes. 

Många fördelar med leverantörsdialoger 

Det UpphandlingsCenter främst lyfter upp som styrkor med att använda sig av leverantörsdialoger är: 

  • Att man kan ställa rätt krav från början. 
  • Att man får kunskap om vad som finns på marknaden. 
  • Att man får kunskap kring om det finns konkurrens på marknaden. 
  • Att man inte frågar efter lösningar som är inaktuella. 
  • Att man kan begränsa antalet frågor under annonseringstiden. 
  • Att leverantörerna känner att kommunen är intresserad av deras åsikter och kunskap. 
  • Att det ökar möjligheten att få in fler anbud. 

En framgångsfaktor i den aktuella upphandlingen var att kommunen använde sig av sakkunniga med rätt typ av teknisk kompetens som kunde bidra i bedömningen av information som kom genom dialog med leverantörerna. 

Lärdomar och rekommendationer

UpphandlingsCenter Falun Borlängeregionen uppmanar andra upphandlande organisationer att våga prata mer med leverantörer. För att få med leverantörer och få in så många svar som möjligt vid en RFI. är det viktigt att framhålla för leverantörerna att dialogen är en möjlighet för dem att vara med och påverka upphandlingarnas innehåll i deras kommun eller region. 

Om man som upphandlare är osäker på hur många man ska kontakta vid en leverantörsdialog kan en RFI vara en bra lösning. Eftersom den publiceras offentligt får alla potentiella leverantörer tillgång till den och man behöver inte vara orolig för att ha exkluderat någon från dialogen. 

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig hos upphandlingsCenter. UpphandlingsCenter är en upphandlingssamverkan där Falun, Borlänge, Ludvika, Gagnef, Säter och Hedemora kommuner medverkar. UpphandlingsCenter har huvudkontor i Ludvika och leds politiskt av en gemensam nämnd för upphandlingssamverkan.