Startsida

Dialog för arbetsrättsliga villkor i taxitjänster

Publicerad 13 april 2021

När Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet skulle genomföra en upphandling av taxitjänster inledde de med dialog om hur höga krav på arbetsrättsliga villkor som kunde ställas. Att lägga ut hela underlaget på extern remiss gav flera positiva effekter, såsom att få in kommentarer på delar man inte förväntat sig.

Upphandlingen av taxitjänster omfattade statliga myndigheter och var uppdelad i två geografiska områden: Stockholm och övriga landet. Delområdet Stockholm står för cirka 75 procent av omsättningen 

Upphandlingen syftade till att myndigheterna skulle kunna avropa tjänsten på ett enkelt och effektivt sätt, som gav tids- och kostnadsbesparingar samt möjliggjorde anskaffningar till fördelaktiga villkor. 

Olika steg i genomförandet 

Projektgruppen inledde en förstudie med en analys av vad som fungerat bra och mindre bra med det befintliga ramavtalet. Därefter följde flera olika aktiviteter: 

  • Enkäter skickades till leverantören och ett urval av myndigheter som skulle använda avtalet. 
  • En dialog med branschorganisationen Svenska Taxiförbundet och med fackförbundet Transportarbetarförbundet, bland annat om hur man i upphandlingen skulle kunna ställa höga krav på arbetsrättsliga villkor. 
  • Ett förfrågningsunderlag som skickades på extern remiss till leverantörer, branschorganisationen och myndigheter. 
  • Remissen lades ut i upphandlingssystemet och man kontaktade också olika intressenter och tipsade om remissen. Remissen låg ute under två veckor och projektgruppen fick in mycket bra synpunkter. 

Statens inköpscentral valde att ställa höga krav på sociala aspekter. Det finns delar som tidigare fungerat dåligt i branschen därför la man en hög ribba för krav gällande kvalité och säkerhet.  

Det tog sex–åtta månader att genomföra upphandlingen efter det att förstudien var klar. Upphandlingen ledde till att de tecknade ramavtal med en leverantör.

Intern arbetsgrupp 

Den interna gruppen bestod av fyra personer: två upphandlare, en jurist och en ramavtalsförvaltare. Statens inköpscentral tog bland annat även stöd av dåvarande Miljöstyrningsrådet (numera Upphandlingsmyndigheten) för att säkerställa att de ställde rätt miljökrav i upphandlingen.  

Leverantörer positiva till dialog 

Det finns nästan bara fördelar med att använda sig av dialog och nackdelarna är få, menar den ansvariga upphandlaren. De menar att de flesta leverantörer är positiva till att upphandlarna använder dialog. 

De erfarenheter som Statens inköpscentral har av att lägga ut hela, och inte bara valda delar av upphandlingsdokumenten, på extern remiss är att det kan komma kommentarer även på de delar de inte hade förväntat sig. De menar att genom dialog får de mycket information som de inte hade fått annars. Det är det bästa och snabbaste sättet att få till ett bra avtal, inte bara bra för de upphandlande myndigheterna utan även för leverantörerna. 

Den leverantör som fick ramavtalet inom taxitjänster är positiv till att det gick ut ett förslag till kravspecifikation till leverantörerna. Det fanns även tillfälle att träffa Statens inköpscentral i förväg. 

Dialogen gjorde upphandlingen bättre och mer träffsäker  

Statens inköpscentral har mycket goda kunskaper inom upphandling. Däremot är de inte alltid experter på upphandlingsföremålet och därför är dialogen med marknaden oerhört viktig. Dialog kan användas i alla typer av upphandlingar, men kan användas på olika sätt och i olika utsträckning beroende på vad som ska upphandlas, anser den ansvariga upphandlaren. 

Leverantören ansåg att Statens inköpscentral då man skickade ut i upphandlingsdokumenten inte i tillräckligt stor utsträckning tog hänsyn till de synpunkter som de förde fram. Dialogen gjorde att upphandlingsunderlagen blev lite bättre, men det kunde blivit ännu bättre om fler synpunkter hade tagits om hand. Liknande synpunkter hade även lämnats in av kunderna (myndigheterna). Synpunkterna rörde bland annat frågan om samplanerade transporter som inte kom med i upphandlingsdokumenten. De fick heller inte tydliga svar på varför de inte togs med. 

Lärdomar och rekommendationer

Det finns utvecklingsmöjligheter då det gäller dialog, menar den ansvariga upphandlaren. Vissa upphandlande organisationer är rädda för att ha dialog, men man måste se det som ett utvecklingsarbete och använda sig av dialog som ett pågående arbete. Dialog mottas i de allra flesta fall positivt. Tipset är att våga prova och bjuda in till synpunkter. 

Det är viktigt att föra protokoll och skicka ut mötesanteckningar för synpunkter. Då det gäller den externa remissen har de bett om synpunkter i skriftlig form, berättar den ansvariga upphandlaren. Självklart kan man även ha ett möte per telefon men även då är det viktigt att detta dokumenteras. 

Leverantören framhåller att det är viktigt att börja dialogen i god tid. Det är bättre att fortsätta dialogen ytterligare om något blir oklart i det första dialogtillfället. Så länge man inte annonserat upphandlingen kan man ställa frågan igen, det vill säga ta sig tid till att förlänga dialogen i flera steg. I tjänsterelaterade upphandlingar kan kraven ofta bli snedvridna eller felaktiga. Det kan undvikas med tätare dialog under förstudiefasen, menar leverantören.

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig hos Statens inköpscentral och från den leverantör som vann upphandlingen. 

Om Statens inköpscentral 

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet ansvarar för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen. Det innebär att de ingår samordnade ramavtal för varor och tjänster som myndigheter köper in ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden. Ramavtalen kan sedan användas för avrop av statliga myndigheter och vad gäller IT och Telekom även av kommuner och landsting.