Konkurrenspräglad dialog för skyddskläder till räddningstjänsten

För att genomföra upphandlingen tillsattes en grupp med bred representation från organisationen. Utöver projektledare fanns också chefer, huvudskyddsombud och brandmän representerade. Gruppen bestod inledningsvis av närmare 15 personer. Detta möjliggjorde att   en samsyn skapades inom organisationen för på vilket sätt olika krav får konsekvenser på anbudens innehåll. Gruppen minskades ner under inköpsprocessens gång, då upphandlingen löd under absolut sekretess. Det var också nödvändigt för att en snäv tidplan skulle kunna hållas. 

En Request For Information (RFI) genomfördes där potentiella anbudsgivare fick möjlighet att lämna svar på vad som fanns på marknaden vid tidpunkten. Processen resulterade i en stor mängd teknisk information avseende yttertyger, innertyger, membran med och utan luftspalt. Analysen gav vid handen att det fanns membran på marknaden som skyddar mot blodsmitta, petroleumprodukter och vissa kemikalier. Alla lösningar hade särskilda styrkor, men även svagheter. 

Samtidigt sökte EU-projektet Smart@Fire deltagare från Sverige. De bjöd in Räddningstjänsten Storgöteborg för att delta i ett seminarium om framtidens larmställ i Bryssel. Seminariet hade representanter såväl från leverantörer som från räddningstjänster runt om i Europa. Paneldiskussionen var fokuserad på teknisk innovation såsom nanoteknik och integrerad kommunikationsutrustning (positionering, syresättning mm) i själva larmstället, men inte kontamineringen som brandmannen utsätts för. Den infallsvinkeln väckte positiv uppmärksamhet från branschen. Konsekvenser av en skalbar lösning diskuterades med alla intressenter för att identifiera möjligheter och risker. Ingen leverantör hade en sådan lösning. Det närmaste som stod att finna var räddningstjänsterna Nya Zeeland och Hong Kong, som hade delbara larmställ. Delbart larmställ är bra ur tvätt- och reparationssynpunkt, men Räddningstjänsten Storgöteborg ville att brandmannen skulle kunna skala av sitt yttertyg utan att behöva ta av sig det skyddande membranet. 

Efter paneldebatten i Bryssel hade Räddningstjänsten Storgöteborg under några månader aktörer från hela Europa på besök. De träffade även tillverkare av fiber, membran och tyg, samt representanter ur organisationen som står för klassningskraven på larmställ för rökdykning. 

Räddningstjänsten Storgöteborg använde ett fast pris och en avtalsperiod som baserat på marknadsdialogen skulle vara intressant för leverantörer. Kontraktsvärdet uppgick till omkring 10 MSEK.  

I underlaget beskrevs önskad funktion med skalbarhet, tvättkrav, livslängd etc. Det beskrevs också processmässigt hur Räddningstjänsten Storgöteborg ville föra dialog med respektive anbudsgivare för att tydliggöra förutsättningarna. I upphandlingen angavs, efter noggrann genomförd kostnadsanalys, ett fast pris. Sedan var det upp till leverantörerna att utveckla larmstället utifrån kravspecifikationen med ställda funktionskrav. 

I annonsen stod det: 

• Att man tillsammans med marknaden ville ta fram ett nytt larmställ. Målet är att begränsa den tid som brandmännen utsätts för kontaminering. Av denna anledning vill man tillsammans med anbudsgivare ta fram skalbara larmställ.   
• Man förklarade att personal redan hade påbörjat nya rutiner kring hantering av det nuvarande larmstället. Enligt förbundets nya instruktioner ska larmstället tvättas vid varje tillfälle det varit utsatt för en brand eller av andra orsaker kan antas vara kontaminerat 
•  Att man vill, genom en konkurrenspräglad dialog, se om det fanns möjlighet att ta fram prototyper på ett larmställ som löser behoven. 
• Att man också ser i en analys att det finns fler fördelar med ett skalbart larmställ som exempelvis tvätt, att kunna tvätta yttertyget respektive membran och innertyg på de sätt som anses bäst för dessa två. En separerad tvättprocess medför också att risken för att det kontaminerade yttertyget eventuellt skulle kunna ´smitta´ innertyget minskas och därmed förhindra att partiklar kommer i kontakt med huden. Brandmannen behöver skyddas efter insats, därför behövs ett skalbart larmställ. Detta innebär att man på plats utanför sitt fordon efter insats kan skala av det kontaminerade yttertyget. Detta ska kunna göras på ett smidigt sätt utan att brandmannen behöver ta av sig plagget. Brandmannen behöver kunna tvätta sitt larmställ i mycket större utsträckning än vad som görs idag. Larmstället ska kunna tvättas minst 30 gånger utan att det blir söndertvättat, givet att instruktioner kring tvätt från leverantören följs. 
• Att larmstället skulle vara guld/sand/beigefärgat. Ett foto bifogades i inbjudan. Larmstället skulle  efter det att prototyp accepteras, klassas enligt gällande EN norm/er på området, varav minimum EN469. I prototyparbetet behövde kläderna ej vara klassade tillsammans, men detta är en förutsättning vid framtida avtalstecknande, då avtalet annars ej är giltigt. 

Räddningstjänsten Storgöteborg träffade fyra anbudssökande för prototypmöten, där de anbudssökande företagen själva fick bära alla kostnader för att delta. Prototypmötena dokumenterades noggrant. Reglerna var att Räddningstjänsten Storgöteborg idéer skulle delges samtliga anbudssökande företag, men idéer från respektive anbudssökande företag skulle sekretessbeläggas för att undvika en hämmande effekt. Ett prototypmöte i månaden visade sig vara lagom då de anbudssökande företagen var tvungna att ha tid för förädling till nästa tillfälle. 

De färdiga prototyperna testades enligt det angivna testprotokollet av brandmännen i referensgruppen på övningsanläggningar.  

Resultatet blev ett nytt larmställ som är skalbart för att minimera den tid som brandmannen är kontaminerad och underlättar vid tvätt och reparation av skyddsutrustningen. Att kunna skala larmstället på plats efter insats innebär också att en stor del av smutsen avlägsnas innan brandmannen kliver in i fordonet och kör tillbaka till brandstationen. Det skydd som finns kvar är en membrantyp som skyddar mot blodsmitta, vissa petroleumprodukter och vissa kemikalier och vatten. Tidigare har brandmannen tagit av sig larmstället helt och hållet vilket inte är optimalt, då det ofta är vädret som är påfrestande för arbetsmiljön. 

Marknaden och inte den upphandlande myndigheten ska komma med lösningarna, därför ställdes funktionskrav.  Man anser i detta exempel att upphandlande myndigheten har all kunskap kring behovet, men marknaden har kompetensen om produkterna och lösningarna. Upphandlingsdokumenten ska beskriva vad som ska lösas istället för hur det ska lösas. 

En framgångsfaktor var att Räddningstjänsten Storgöteborg fick tillfälle att ”ta tempen” på marknaden i förväg, genom RFI, paneldebatten i Bryssel och olika mässor. De fick då möjligheten att testa och verifiera idén att den önskade lösningen var möjlig att utveckla för potentiella leverantörer. 

För att genomföra en konkurrenspräglad dialog måste det finnas intresse för nya lösningar inom den upphandlande myndigheten. Upphandlaren äger själv sällan budget för projektet, vilket innebär att beslutsfattaren måste godkänna upphandlarens idé. Däremot kan upphandlaren påvisa vilka upphandlingar som är lämpade. I projektet var det även en framgångsfaktor att involvera användarna, brandmännen, i hela processen och i alla steg från kravställning till prototyptestning, vilket ledde till den mest ändamålsenliga lösningen.