Startsida
Boende och personal på äldreboende spelar slagverk.

Drift av särskilt boende tack vare funktionskrav

Publicerad 01 september 2020

"Våga prova funktionsupphandling" är den främsta rekommendationen från den ansvariga upphandlaren vid Simrishamns kommun. De lyfter även tydlighet i utvärderingsprocessen som mycket viktigt. Leverantören menar att den här typen av upphandling lämnar utrymme för att vara kreativ och uttrycker en förvåning över hur ofta kommuner vill gå in och detaljstyra upphandlingar inom vård och omsorg.

Vid en upphandling av drift för ett särskilt boende beslutade Socialnämnden i Simrishamns kommun att tillämpa funktionskrav. Leverantören skulle erbjuda hemtjänst i form av vård, omsorg, service och tillsyn. Vid behov även ledsagare vid besök till bland annat läkare, tandläkare och frisör. Anbudsgivaren skulle tillhandahålla samtliga yrkeskategorier som uppdraget krävde för att uppfylla aktuella lagstiftningar. 

Av vikt var att brukaren skulle stå i centrum för samordnade insatser i mötet med vård, omsorg och service och andra aktörer som påverkar brukarens livskvalitet. 

Engagemang stor framgångsfaktor 

Två viktiga framgångsfaktorer i den aktuella upphandlingen var ett stort engagemang från kommunens olika aktörer och verksamheter. Även ett gott samarbete mellan referensgruppens deltagare och upphandlingsansvarig. 

Den vinnande leverantören lyfter fram det faktum att kommunen valde att utgå från Socialstyrelsens kvalitetsmått som en framgångsfaktor i upphandlingen. Detta bidrog till att förfrågningsunderlaget blev konkret trots få detaljkrav, vilket ses som positivt. Dessutom menar leverantören att det ledde till att kraven kändes relevanta, då det rörde sig om områden branschen arbetar aktivt med i sin dagliga verksamhet. Eftersom Socialstyrelsens kvalitetsmått är nationella mått, menar leverantören att detta är ett sätt att utforma förfrågningsunderlag som andra kommuner borde kunna ta efter. 

Styrka och utmaningar i egna beskrivningar 

Upphandlingsansvarig menar att den främsta styrkan var funktionskrav i den aktuella upphandlingen. Det möjliggjorde för leverantörerna att själva beskriva hur de skulle driva boendet på sina egna villkor och enligt sina egna rutiner. 

Ansvarig för upphandlingen menar att funktionskrav i stället för detaljkrav främjar utveckling och framåttänkande och att det handlar om att undvika att applicera ett färdigt tankesätt på leverantören. ”När man vågar lämna över lite av ansvaret till leverantören, då kommer det ofta fram spännande lösningar”, menar upphandlingsansvarig. 

Den vinnande leverantören menar att den här typen av krav har en positiv påverkan på både anbudsprocessen och genomförandet under avtalsperioden. Som leverantör ger den här typen av krav en möjlighet att självkritiskt granska och beskriva sin egen verksamhet. Det man beskrivit att man ska fokusera på, inom de ramar som ställts upp, hamnar sedan i avtalet. 

Leverantören menar att den här typen av upphandling borde göra det mer intressant och lättare för kommunen att följa upp genomförandet. 

Upphandlingsansvarig lyfter fram utmaningen det innebär att utvärdera en beskrivning. Detta ställer höga krav på tydlighet kring hur utvärderingen av anbuden ska genomföras och på att det finns tillräckliga resurser i utvärderingsprocessen. 

Leverantören menar att den största utmaningen som anbudslämnare i den aktuella upphandlingen var att följa den röda tråden och koppla ihop den egna verksamheten till förfrågningsunderlagets olika målområden. De menar att det var svårt att veta var kommunen drog sin gräns för vad som var en innovativ lösning. 

Lärdomar och rekommendationer

Den främsta rekommendationen från ansvarig upphandlare är att våga prova funktionsupphandling. Även tydlighet i utvärderingsprocessen lyfts fram som mycket viktigt. Utvärderingen måste genomföras av verksamheten – men verksamheten behöver hjälp och stöd i den processen. En lärdom är att engagemang från verksamheten och ett gott samarbete från början och genom hela upphandlingsprocessen bäddar för att upphandlingen mynnar ut i en ändamålsenlig lösning. 

Leverantören menar att den här typen av upphandling lämnar utrymme för att vara kreativ och uttrycker en förvåning över hur ofta kommuner vill gå in och detaljstyra upphandlingar inom vård och omsorg. Enligt leverantören leder för många detaljkrav till att man som anbudslämnare blir rädd att göra fel och missa något, vilket helt tenderar att hämma kreativiteten. 

Leverantörens rekommendation till upphandlande myndigheter som vill arbeta med funktionskrav är att arbeta med tydliga ramar och en tydlig struktur, trots att man öppnar upp för innovation inom ramarna. Det är även viktigt att ha en röd tråd i upphandlingsprocessen, från eventuell dialog med potentiella leverantörer till tilldelningsbeslutet, något leverantören upplevde fanns i den aktuella upphandlingen. 

Om upphandlingen 

Simrishamn kommun tillämpar ett valfrihetssystem för LOV inom särskilt boende som gäller i hela kommunen. Kommunen behövde se till att likabehandlingen inom valfrihetssystemet upprätthölls i upphandlingen. Detta innebar att många krav kom direkt från valfrihetssystemet. 

De krav som inte kunde härledas direkt ifrån valfrihetssystemet syftade till att säkerställa att kommunen kunde genomföra en rättvisande och objektiv utvärdering av inkomna anbud. Den anbudsgivare som var bäst lämpad att driva det särskilda boendet, Lillevångshemmet, skulle också vara den som tilldelades kontraktet. Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig i Simrishamns kommun och från den leverantör som vann upphandlingen. 

Organisation för en målfokuserad upphandling 

I upphandlingen fanns en bred representation från kommunens verksamhet. Upphandlingsansvarig arbetade tillsammans med en referensgrupp där det ingick experter från olika funktioner inom respektive verksamhet. Exempel på representanter i referensgruppen var omsorgshandläggare, förvaltningschef, medicinskt ansvarig sjuksköterska och en IT-utvecklare. Utifrån vars och ens expertområde tog man tillsammans fram upphandlingens olika målsättningar. 

Identifierade områden för att nå målet 

Det övergripande målet med upphandlingen var att varje brukare på det särskilda boendet skulle vara nöjd med omsorgen i sin helhet. Kommunen identifierade ett antal områden med tillhörande krav som ansågs vara av särskild vikt för att detta skulle kunna uppnås. Anbudsgivarna skulle beskriva hur de arbetar inom respektive område och hur detta arbete kunde ha en påverkan på de mätbara mål som hade ställts upp. Områdena handlade exempelvis om mångfald, kost, självbestämmande, integritet och delaktighet samt IT 

Till dessa områden kopplades mätbara kvalitetsmått. De utgick från Socialstyrelsen kvalitetsmått i öppna jämförelser. Det var viktigt att anbudsgivaren gjorde sina beskrivningar, till kvalitetsmåtten och målbilden. Deras beskrivningar skulle sedan ligga till grund för utvärdering av anbudet. Av förfrågningsunderlaget framgick det att kvalitetsmåtten skulle följas upp löpande under hela avtalsperioden.

Kvalitetsmåtten var följande: 

  • Särskilt boende i sin helhet. 
  • Andel brukare som varit delaktiga i sin planering av omsorgen. 
  • Andel som tycker att måltiden är en trevlig stund på dagen. 
  • Möjlighet att påverka tider. 
  • Hänsyn till åsikter och önskemål. 

Utvärdering 

Referensgruppen utvärderade beskrivningarna i anbuden under de olika kraven utifrån hur tydliga de var, vilka möjligheter det fanns att följa upp dem, vilken kvalitet som beskrevs samt hur väl de var kopplade till de uppställda målen. 

Kvalitet utvärderades i två steg:

  • I det första steget fick deltagarna i kommunens utvärderingsgrupp läsa igenom kvalitetsbeskrivningarna individuellt. Efter att ha läst igenom varje enskild beskrivning fick de svara på ett antal frågor i en enkät. Frågorna användes för att utvärderingsgruppen på ett strukturerat sätt skulle kunna bedöma kvalitet, tydlighet och uppföljningsbarhet i beskrivningen samt hur väl kopplad den var till kommunens målsättning. 
  • I steg två träffades hela gruppen för att diskutera kvalitetsområdena och komma överens om en rimlig slutpoäng för respektive område.