Startsida

Skärpta miljökrav när kollektivtrafik upphandlades

Publicerad 13 april 2021

När Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrland skulle upphandla kollektivtrafik och skolskjutsar skärpte man miljökraven jämfört med tidigare. Man genomförde både dialoger och ställde funktionskrav för att nå bästa möjliga resultat. Erfarenheten visar att det är särskilt viktigt med dialog inom områden man sällan upphandlar.

Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrland är ett kommunalförbund som består av länets sju kommuner och landstinget. I den tidigare upphandlingen av kollektivtrafik ställde de enskilda kommunerna separata krav på länets kollektivtrafik och skolskjutsar. Nu överlämnades istället befogenheten att fatta beslut till kommunalförbundet vilket innebar en skillnad i mandat. 

Miljökraven skärptes jämfört med tidigare upphandlingar för att åstadkomma en mer effektiv energianvändning och mindre fossilt beroende. Den politiska ambitionen var att 90 procent av kollektivtrafiken skulle drivas med fossilfria drivmedel och detta mål skulle uppnås år 2020. 

En buss kör genom Härnösand vintertid.
Foto: Sten-Åke Stenberg/ Mostphotos

Dialog för att nå relevanta krav 

Leverantörsdialog valdes då man ansåg det ett bra sätt att minska de kostnadsdrivande delarna i kollektivtrafiken. Dialogen gjorde att de kunde sätta upp krav på miljö- och resandeincitament som troligtvis inte gjorts annars. De valde att både genomföra enskilda dialoger och gemensamma möten med samtliga leverantörer.  

I vissa delar av upphandlingen ställdes funktionskrav, bland annat då det gällde målen och miljöprogrammet. Tidigare har de ställt många specifika krav på till exempel exakt vilka bussar som skulle användas och hur stoppknapparna skulle vara placerade. 

Arbetet inleddes med en dialog med trafikföretagen för att få ett underlag kring hur branschen ser på denna typ av trafik i länet. I upphandlingen utgick de från den branschgemensamma standard som finns framtagen av Svensk kollektivtrafik. Under arbetets gång arrangerades möten med kommunerna och landstinget för att inhämta synpunkter. Det var en prövande och resurskrävande process och de arbetade sig successivt igenom avtalsmallen. 

Upphandlingen påbörjades tre år innan avtalet undertecknades. Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrland är nöjd med upphandlingen och de nådde upp till miljömålet innan utsatt tid. Kollektivtrafikmyndigheten arbetar idag mer aktivt än tidigare med att upprätthålla avtalen, exempelvis genom att döma ut viten, vilket de inte gjort tidigare. 

Olika delar av interna organisationer deltog 

Kollektivtrafikmyndigheten organiserade arbetet internt med representanter från olika delar av organisationen, som tillsammans utgjorde en projektgrupp. De tog även in konsultstöd inom upphandling, juridik och miljöområdet. De har ett samverkansorgan med medlemmarna i kommunalförbundet för att hämta in synpunkter, men medlemmarna var aldrig med i själva upphandlingen. Istället ordnades gemensamma och separata möten med landstinget och kommunerna. 

Bättre resultat tack vare dialogen 

Styrkorna med dialog är att det ger förslag till alternativ och olika typer av lösningar i ett uppdrag, vilket gör att beställaren får en bättre produkt i slutändan. Styrkorna med funktionskrav är enligt ansvarig upphandlare att de ger en flexibilitet: ”Är det en funktion man vill lösa behöver man inte uppfinna lösningen”. 

Begränsade kunskaper inom ett område kan leda till att man ställer för specifika krav och använder sig av säkra kort. I det aktuella avtalet fick leverantören själv möjligheten att välja vilken bussflotta de vill använda och de har kunnat omfördela bussflottan i hela länet efter behov. Möjligheten att omfördela flottan har redan visat sig användbar i kommunen. Exempelvis då ett antal nystartade asylboende förändrat resmönstret på den annars relativt statiska landsbygden. 

Leverantören som vann upphandlingen menar att dialog är bra, eftersom det ger en möjlighet att ta upp saker innan förfrågningsunderlaget formuleras. Enligt den upphandlande organisationen bidrar dialog med värdefulla kunskaper inom området och gör det lättare att upphandla på det bästa och mest effektiva sättet. I det aktuella fallet tog man in leverantörernas synpunkter kring hur funktionskravet kunde utformas på bästa sätt, vilket ledde till mer ändamålsenliga och rimliga funktionskrav. 

Framgångsfaktorer och utmaningar 

Den största utmaningen var enligt den ansvariga upphandlaren att hantera kommunförbundets åtta olika medlemmar och lika många politiska församlingar. Det är medlemmarna i kommunförbundet som finansierar resultatet, men de fick inte besluta om upphandlingen och det var en utmaning. Att få varje medlem att bli hörd  har varit viktigt och det fungerade  väl eftersom resultatet blev positivt. 

Det är lätt att bli specifik i en upphandling där man tror sig ha svaren, enligt den ansvariga upphandlaren. Då är det viktigt med dialog med leverantörer för att få en bättre produkt. Förutsättningen för att få en bra dialog är att leverantörerna är konstruktiva och bidrar till dialogen och så var fallet i denna upphandling där trafikföretagen bidrog mycket. 

Leverantören menar att det finns många utvecklingsmöjligheter generellt då det gäller upphandling av trafik. Myndigheterna är nybörjare varje gång, eftersom upphandlingarna görs så sällan.

Lärdomar och rekommendationer

Det kan vara utmanande att få med alla intressenter och ibland kan det finnas någon som känner sig undanskuffad. Det är viktigt att hantera resultatet av dialogen. 

Utmaningen när man sällan upphandlar  inom ett område är att kunskap och erfarenheter inte hinner byggas upp. Det är bra att det finns branschgemensamma nationella mallar med standarder, enligt den ansvariga upphandlaren. Man har inte råd att göra specifika kravställningar per län. Det gör att kvaliteten blir väsentligt bättre och i kollektivtrafiken handlar det om stora kostnader. 

Leverantören menar att det är bra med branschgemensamma rekommendationer om hur en upphandling ska gå till och standardavtal som alla är trygga med att använda. Den upphandlande organisationen måste vara lyhörd för leverantörernas kunskaper. Skälet till att många upphandlingar överklagas är att den upphandlande organisationen inte har varit lyhörd, menar leverantören.

Om upphandlingen 

Kommunalförbundet Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands län genomförde en upphandling av linjelagd kollektivtrafik på väg samt skolskjutsar i Västernorrlands län. Upphandlingen handlade om 15 trafikuppdrag för linjelagd kollektivtrafik med buss och 40 trafikuppdrag för skolskjuts. Kollektivtrafikupphandlingen är en omfattande och resurskrävande upphandling som sällan genomförs. 

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig hos Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrland och från den leverantör som vann upphandlingen.