Start
En ung kille och tjej gör rent ett bord.

Tidig dialog öppnar för nya jobb genom offentlig upphandling

Publicerad 26 november 2020

FÖRBEREDA | Nyckeln till en lyckad upphandling med sysselsättningskrav är tidig dialog. Det vet de upphandlare, matchningsansvariga och leverantörer som deltog när Helsingborgs stad upphandlade ramavtal för städtjänster.

Helsingborgs stad har bidragit med viktiga erfarenheter vid utvecklingen av den nationella modellen för sysselsättningskrav i offentlig upphandling. Ett exempel är stadens metod för att få en bild av marknaden i förhand.  

Inför en upphandling av städtjänster bjöd de in flera leverantörer på en och samma gång, som en sorts koncentrerad marknadsundersökning. Det hjälpte dem att planera upphandlingen, att kartlägga och analysera såväl risker som möjligheter och att fatta välgrundade beslut.   

– Förut träffade vi leverantörerna en och en, men det var för tungrott, säger upphandlare Yvonne Åberg. 

Leverantörerna kunde förberedas 

Under mötet fick leverantörerna information om de kommande kraven från olika representanter: upphandlare, matchare, städcontroller och en hållbarhetsstrateg. 

– Leverantörerna var aktiva i en positiv diskussion. Det är mycket bra att få träffa dem, för vi märker att de vill hjälpa till och utveckla en långsiktig samarbetsrelation, säger Magnus Nilvér på arbetsmarknadsförvaltningen.      

Kurser utlovades direkt 

När det gällde kraven om ökad sysselsättning diskuterade mötesdeltagarna möjligheten att skapa fler jobb genom att utbilda nya städare  

Arbetsmarknadsförvaltningen utlovade då på stående fot de kurser som krävs för att utbilda och certifiera personer enligt städbranschens egen standard. Därmed gjorde staden det lättare för leverantörerna att rekrytera. 

Flera leverantörer tog chansen att samverka med staden inför den kommande upphandlingen. Samhall bidrog med goda formuleringar som de hade stött på hos andra kommuner, medan Sodexo tog emot CV:n från arbetssökande på en gång.     

– De fick höra olika röster från oss och vi fick höra olika leverantörer. Ett gott tips är att bjuda in i god tid, gärna en månad innan mötet och ett par månader innan upphandlingen annonseras ut, säger Yvonne Åberg.  

Samsyn kring målbild och krav skapades 

Sodexos affärsutvecklare Pia Ström tycker att mötet överträffade förväntningarna:     

– Vi mötte inte de andra som konkurrenter, utan som branschkollegor. Det var intressant att höra hur de resonerar. Dessutom var staden lyhörd och tog till sig våra gemensamma motiveringar för en annan prissättning. 

Denisa Kadric, arbetsledare på Sodexo, upplevde också en ömsesidig vinst: 

– Det är så här det ska vara. Det ska vara enkelt och gälla andra viktiga saker än bara priset. Nu tänker vi likadant som staden och har samma mål. I och med att vi redan har etablerat en god kontakt vet vi också att vi skulle kunna klara tidiga insatser med snabba ryck, säger hon. 

Sodexo kunde efter mötet ta sig an anbudsarbetet med en övertygelse om att de skulle kunna uppfylla kraven. Det rådde en samsyn om såväl kraven som målbilden. 

Rätt upphandling för modellen 

Samtliga parter kunde konstatera att städbranschen har fullt upp med att hitta personal och att de arbetstillfällen som erbjuds ofta är utmärkta ingångsjobb för dem som står en bit från arbetsmarknaden. Det stod också klart att staden kunde anordna den utbildning som krävs för certifiering i städbranschen. 

– Rent konkret fick leverantörerna förståelse för de krav vi skulle komma att ställa. Det hjälpte oss också att formulera kraven. Några av företagen på mötet blev sedermera tilldelade kontrakt, säger Magnus Nilvér.   

Sammanlagt fick sex leverantörer skriva kontrakt med Helsingborgs stad. Efter att avtalen tecknats har staden arbetat vidare med att förbereda inför dialogerna om åtgärder för sysselsättning. 

– Nu preciserar vi våra ambitioner. Det känns mycket inspirerande att arbeta vidare med och förbättra avtalet nu när vi vet att vi har en bra process. Det är ett långsiktigt arbete som ska ge resultat, säger Magnus Nilvér.   

Numerära krav nästa steg 

Helsingborgs stad är nu helt inriktade på att prova den nationella modellen för sysselsättningskrav i offentlig upphandling i större skala. Hittills har staden nöjt sig med att ställa krav på dialog om möjligheterna till att skapa sysselsättning, utom vid enstaka fall. Ett undantag var exempelvis en upphandling av en entreprenad för stadsbyggnadsförvaltningen. Då ställde staden numerära krav på sysselsättning. 

– Vårt mål är att genomföra fler upphandlingar med numerära krav, säger Magnus Nilvér.   

Stöd för upphandlande organisation