Upphandlande organisation – stöd vid sysselsättningskrav
Vårt stöd för ökad sysselsättning i offentlig upphandling tar avstamp i inköpsprocessen. Här kan du följa hela processen och få hjälp i de olika faserna.
Innehåll på denna sida
Planera i god tid
Syfte, krav och vad som ska uppnås behöver beskrivas innan ni ställer sysselsättningskrav i en upphandling. Både den egna organisationen och potentiella leverantörer behöver förståelse kring målet och vilka behov som ska tillgodoses.
Ta reda på om det är lämpligt att ställa sysselsättningskrav i den aktuella upphandlingen. Börja med att ställa dessa frågor:
- Finns det ett politiskt beslut eller beslut i ledningen? JA/NEJ
- Är beställaren intresserad av sysselsättningsfrämjande åtgärder? JA/NEJ
- Finns det någon matchningsansvarig utsedd för rekryterings-
- processen? JA/NEJ
- Finns det något nätverk eller annan samverkan kring upphandling i regionen? JA/NEJ
Om du svarat JA på alla frågor är det bara att sätta igång.
Har du svarat NEJ på vissa eller alla frågor?
Tänk på att allt börjar med ett beslut i ledningen. För att ni som organisation effektivt ska kunna arbeta med sysselsättningskrav krävs ett politiskt beslut eller mandat från ledningen.
Beslutet kan till exempel gälla en speciell pilotupphandling, upphandlingar inom ett utvalt område, projekt inom en begränsad tid eller vara ett generellt beslut som regleras via uttalade riktlinjer och policydokument.
Som upphandlande organisation behöver ni ha ett uttalat syfte till varför ni ställer sysselsättningskrav i upphandlingar och ha ringat in målgruppen.
Om du vill påverka, börja med att kontakta ledningen! Förklara sedan fördelarna med sysselsättningskrav och visa dem checklistan för beslutsfattare. Ju fler som aktivt väljer att göra skillnad, desto mer kan vi åstadkomma.
En förenklad presentation av modellen för utbildning och stöd i arbetet
Under planeringsfasen inleds arbetet med bedömningen om det är lämpligt att ställa sysselsättningskrav i den aktuella upphandlingen. Planeringen för upphandlingen utgår från organisationens policy och övergripande strategi för sysselsättningskrav. Den kan också bygga på upphandlande organisations affärsplaner, budget eller annan långtidsplanering.
Planeringen gör ni i samspel med olika roller inom er organisation, med matchningsansvarig och andra lämpliga aktörer.
I den här fasen hanterar ni följande uppgifter:
- beskriv omfattning och avgränsningar för upphandlingen
- beskriv översiktligt omvärldsfaktorer, både nuläge och förväntad utveckling, exempelvis bransch, arbetsmarknad
- identifiera intressenter både internt och externt, vilka behöver ni samverka med?
- säkerställ bemanning för upphandling med sysselsättningskrav
- ta fram tidplan
- påbörja dialog med matchningsansvarig
- planera vad som behöver kartläggas och analyseras inför upphandlingen med sysselsättningskrav
- avgör om reserverad upphandling kan vara ett alternativ till sysselsättningskrav, helt eller delvis.
En större eller mindre del av planering och bedömning kan redan vara genomförd på en övergripande nivå i samband med policy- och strategibeslut. Vid större upphandlingar kan ni ändå behöva göra en mer ingående planering för att kunna göra en korrekt bedömning av just denna upphandling.
Använd gärna frågeställningarna i beslutsunderlaget som inspiration i planeringen. Välj de områden eller frågor som passar er organisation och aktuell upphandling.
Tips!
Se den samhällsekonomiska beräkningsmodellen
Gör en samhällsekonomisk beräkning som en del av beslutsunderlaget.
Planera matchning
Genom att samverka med verksamheter som ansvarar för matchning skapas bästa möjliga förutsättningar för leverantörer att hitta arbetssökande med lämplig kompetens. Kommunens arbetsmarknadsverksamhet eller Arbetsförmedlingen (matchningsansvariga) är oftast de som har bäst kunskap om enskilda arbetssökande.
Att börja planera tidigt ger matchningsansvariga tid att utbilda, höja kompetensen och rusta de personer som står till arbetsmarknadens förfogande. Det kan innebära allt från arbetsträning, kortare kurser till vuxenutbildningar motsvarande gymnasiekompetens eller specialistkompetens på universitetsnivå.
Analysera också om insatsen kan kombineras med annan aktivitet som exempelvis utbildning i svenska språket. Dessa utbildningar ska oftast i sin tur upphandlas av utbildningsanordnaren vilket tidplanen bör ta hänsyn till.
Planera reserverad upphandling
Att genomföra en reserverad upphandling är en annan möjlighet att bidra till ökad sysselsättning för grupper som har svårt att komma in på arbetsmarknaden. Syftet med bestämmelsen om reserverad upphandling är att göra det möjligt för vissa företag att kunna tilldelas kontrakt. Vilket de annars skulle sakna möjlighet till under normala konkurrensförhållanden.
Bestämmelsen innebär att en upphandlande organisation kan reservera deltagandet i upphandlingsförfaranden för vissa så kallade sociala företag. Det är också möjligt att föreskriva att kontrakt ska fullgöras inom ramen för program med skyddad anställning.
Kartlägg nuläge och framtid
I denna fas förbereder ni bedömningsunderlaget för den aktuella upphandlingen genom att kartlägga externa faktorer som kan påverka och ringa in målgruppen tydligt.
Kontakta matchningsansvarig arbetsmarknadsförvaltning, socialtjänst eller arbetsförmedlingen för att ta reda på om målgruppen finns och hur den ser ut.
Definiera målgruppen
Målgruppen ska bestå av personer som av olika anledningar behöver hjälp med att komma in på arbetsmarknaden. Det kan vara arbetssökande personer som har svårt att etablera sig på arbetsmarknaden. Det kan även vara utrikesfödda, nyanlända, personer med funktionsnedsättning, personer som saknar avslutad gymnasieutbildning, äldre eller långtidsarbetslösa.
Ringa in målgruppen
- Finns det en målgrupp?
- Vilken är målgruppen?
- Kan vi samverka med andra aktörer och upphandlande organisationer?
- Behöver målgruppen utbildas eller rustas? Vem gör det?
- Kan målgruppen vara aktuell för anställningsstöd?
Tänk på:
- Målgrupper som står nära arbetsmarknaden är oftast enklare att matcha mot kontraktet.
- Målgrupper som står längre från arbetsmarknaden behöver rustas mer.
Under kartläggningsfasen förbereder ni underlaget för bedömningen av den aktuella upphandlingen ytterligare. Det handlar om att få en tydligare bild av förväntningar och mål genom att ta in mer kunskap från omvärlden. Kartläggningen bör ni därför göra i dialog med matchningsansvariga och leverantörer.
I den här fasen hanterar ni följande uppgifter:
- kartlägg externa faktorer som demografi, arbetsmarknad, bransch, befintliga kollektivavtal och annan arbetsmarknadsreglering inom aktuell bransch och region
- sätt mer detaljerade mål för upphandlingen med sysselsättningskrav
- identifiera typ av upphandlad tjänst
- klargör var tjänsten ska utföras
- beskriv hur många sysselsättningstillfällen som kan bli möjliga, antal platser eller timmar
- klargör vilka kompetensprofiler som kan bli aktuella. Utbildningsnivå, färdigheter och erfarenheter.
En större eller mindre del av kartläggningen kan redan vara genomförd på en övergripande nivå i samband med policy- och strategibeslut. Vid större upphandlingar kan ni ändå behöva göra en mer ingående kartläggning för att kunna göra en korrekt bedömning av just denna upphandling.
Observera att det kan vara olika funktioner inom organisationen som kartlägger de olika frågeställningarna.
Använd gärna beslutsunderlaget och kartlägg de frågor som är lämpliga för din upphandlingssituation.
Att genomföra en arbetsmarknadsanalys när det finns ett sysselsättningskrav bygger på ett samarbete mellan framför allt upphandlande organisation och matchningsansvarig organisation utifrån vad man planerar att upphandla.
En dialog bör inledas i ett tidigt skede för att klargöra roller och ansvar. En upphandlare ska inte behöva ha kunskap om arbetsmarknadsfrågor och personer som jobbar med matchning av arbetssökande ska inte behöva kunna upphandlingsregler. Därför ska arbetsmarknadsanalysen både på lång och kort sikt göras tillsammans.
I arbetsmarknadsanalysen ingår också kontakter med arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer samt branschorganisationer.
Eftersom konjunkturen skiftar är det viktigt att ta reda på hur arbetsmarknaden ser ut för den bransch och i det område, den kommun eller region där kontraktet ska utföras. Arbetsförmedlingen har långsiktiga prognoser som omfattar cirka 200 yrken och är uppdelade efter regioner.
Arbetsförmedlingens prognos för arbetsmarknadens utveckling: Var finns jobben?
Planeringen av sysselsättningskrav bör alltid komma in i ett tidigt skede och särskilt i de fall då den upphandlande organisationen tillämpar kategoristyrning. Efter att en inköpsanalys för de närmaste två till fem åren har gjorts och man har kategoriserat vad som ska upphandlas behöver man göra en arbetsmarknadsanalys om sysselsättningskrav ska gälla.
Om spendanalys och kategoristyrning
För att göra en arbetsmarknadsanalys utifrån kategori och utifrån de upphandlingar som planeras är det många gånger lämpligt att kontakta Arbetsförmedlingen eller den som är matchningsansvarig på lokal eller regional nivå. Då kan ni få en bedömning av arbetsmarknadsläget för de kommande fem åren inom respektive bransch. Olika utbildningsinsatser behövs om det råder brist på arbetskraft med rätt kompetens.
Samarbeta med andra upphandlande organisationer
Råder det brist på arbetskraft med rätt kompetens i regionen kan man undersöka om andra upphandlande organisationer i regionen eller i närområdet har uppmärksammat samma behov av kompetens. Kanske kan ett samarbete inledas för att underlätta för leverantörer att hitta rätt kompetens.
Det kan i en del fall vara lämpligt att undersöka om Arbetsförmedlingen, den kommunala vuxenutbildningen eller någon annan utbildningsanordnare kan vara till hjälp. Detta för att säkerställa att rätt kompetens finns inom den angivna arbetssökande målgruppen när kontraktet ska genomföras. Det är alltid leverantören som har det slutliga ansvaret för att sysselsätta personer enligt vad som anges i kontraktsvillkoren.
Tillämpning kontraktsvillkor - Leverantörens åtagande
Om det finns ett överskott av arbetskraft och många arbetssökande är konkurrensen om varje arbetstillfälle större. En analys av vilken eller vilka målgrupper som ges möjlighet till matchning genom sysselsättningskrav bör göras då förutsättningarna förändras efter hand.
I en lågkonjunktur kan målgruppens utbildningsnivå och erfarenhet vara betydligt högre än i en högkonjunktur på grund av stor konkurrens om jobben.
Kollektivavtal
Kontakta de lokala arbetstagar- och arbetsgivarorganisationerna och meddela att ni kommer att ställa sysselsättningsvillkor och varför ni gör det. Den upphandlande organisationen måste ange ett tydligt syfte och målgruppen ska vara definierad.
Undersök hur branschen själv uppskattar arbetsmarknadsläget för den närmaste femårsperioden. Hur ser risken för undanträngningseffekter ut? Sysselsättningskrav ska aldrig ersätta redan anställd personal eller personer som har företräde enligt lagen om anställningsskydd, LAS. Det underlättar att ha en regelbunden dialog med bransch och fack.
Det finns cirka 670 olika kollektivavtal på den svenska arbetsmarknaden.
Olika kollektivavtal (Medlingsinstitutet)
Ett kollektivavtal är ett skriftligt avtal mellan en arbetsgivare eller en arbetsgivarorganisation och en facklig organisation om arbetsgivarens och arbetstagarens rättigheter och skyldigheter på arbetsplatsen.
Kraven bör ej strida mot gällande kollektivavtal
Om det finns ett kollektivavtal ska den upphandlande organisationen se till att sysselsättningskrav inte strider mot gällande kollektivavtal. Varje kollektivavtal är ett resultat av en förhandling mellan en arbetsgivare och en facklig part. Kollektivavtal reglerar löner och andra villkor (till exempel semester, arbetstid, försäkringsskydd och pension) för olika yrken. Kollektivavtal kan också reglera eventuella lärlingsanställningar eller längden på en praktikperiod.
Om det gäller yrken med krav på yrkesbevis är det lämpligt att kontakta den berörda branschens yrkesnämnd. Om någon arbetsmarknadsutbildning ska anordnas behöver den följa yrkesnämndens krav så att åtgärden inte tränger undan andra som redan är utbildade. Kollektivavtal reglerar också eventuella lärlingsanställningar och längden på en praktikperiod.
Varje upphandling är unik. Det är många gånger nödvändigt med ett samarbete med den matchningsansvariga organisationen (Arbetsförmedlingen, kommunens arbetsmarknadsverksamhet eller annan arbetsmarknadsaktör) för att stämma av det aktuella arbetsmarknadsläget.
Finns det arbetssökande inom de relevanta målgrupperna som har tillräcklig kompetens inom yrkesområdet/branschen? Behövs det kortare utbildningsinsatser eller praktik för personer som står långt från arbetsmarknaden innan någon kan anställas?
Ta ställning till hur kravställandet i upphandlingen kan anpassas. Är det lämpligast med dialogkrav eller ska-krav om det gäller anställning? Eller är praktikplats lämpligast?
Denna bedömning behöver den upphandlande organisationen göra för att kunna ställa sysselsättningskrav på rätt sätt.
Frågor att ta ställning till
Det finns ett antal frågor som upphandlare och matchningsansvariga tillsammans bör besvara under det år som upphandlingen eller upphandlingarna ska ske:
- Vad är det som ska upphandlas?
- Hur lång tid löper kontraktet? Ju större kontrakt desto bättre.
- Är det ett ramavtal? Kan man öppna för sysselsättningskrav vid förnyad konkurrensutsättning (FKU)?
- Vilka yrkeskategorier kan vara aktuella?
- Hur ser den lokala/regionala arbetsmarknaden ut inom aktuella branscher?
- Har andra upphandlande organisationer i regionen ungefär samma kompetensbehov? Går det att samarbeta om sysselsättningskraven?
- Vilka kollektivavtal finns inom branschen? Se Medlingsinstitutet
- Finns särskilda krav på säkerhet? Tänk på att vissa arbeten kan behöva särskild säkerhetskompetens.
- Finns särskilda språkkrav? Kan arbete och studier varvas?
- Vilken arbetssökande målgrupp är det som bör få möjlighet till sysselsättning: nyanlända, ungdomar, långtidsarbetslösa?
- Behöver personer utbildas eller förberedas så att det finns fler personer ur aktuell eller aktuella målgrupper som kan få sysselsättning inom ramen för det uppdraget? Vem ansvarar för det? Matchningsansvarig som till exempel Arbetsförmedlingen, kommunal arbetsmarknadsverksamhet eller leverantören kan också erbjuda utbildning till personerna.
- Finns förutsättningar för personer med funktionsvariationer att få sysselsättning inom ramen för kontraktet?
- Är ni som upphandlade organisation beredda att ge bonus för att det underrepresenterade könet ska komma in i företagets bransch för att främja en jämn könsfördelning inom yrkesområdet?
Analysera
I analysen tittar ni på möjligheter och risker. Genom den kan din organisation göra en välgrundad bedömning av upphandlingen med sysselsättningskrav. Fasen avslutas med ett beslut om att gå över i upphandlingsfasen.
Börja med att analysera vilka upphandlingar som kan vara aktuella. Gå igenom allt från upphandlingsplan och inkomna upphandlingsuppdrag till affärsområdes- och kategoriplanering. Genom att grundligt analysera möjligheter och risker får du en tydlig bild av vilka upphandlingar som är mest lämpade för sysselsättningskrav.
Frågor du bör fungera kring
- Vilken upphandling är aktuell?
- Finns ett upphandlingskontrakt som pågår i mer än ett år?
- Är utförande av kontraktet personalintensivt?
- Består en större del av kontraktets kostnader av personalkostnader?
- Är det fler än en person som ska genomföra uppdraget/utföra kontraktet?
- Vilka möjliga leverantörer finns för uppdraget i din region?
- Finns det fler upphandlande organisationer i regionen med samma behov?
- Är det en bransch eller ett yrkesområde där du behöver göra en behövlighetsbedömning?
Så här kommer du igång
- Se vilka upphandlingar eller upphandlingsområden som kan vara lämpliga. När det gäller ramavtal – tänk på att öppna upp för att kunna ställa sysselsättningskrav i en framtida förnyad konkurrensutsättning.
- Ta dialogen internt och externt.
- Gör en omvärldsanalys. Kontakta andra upphandlande organisationer som har erfarenhet av sysselsättningskrav i upphandlingar och ta hjälp av dem.
Se lärande exempel i Kunskapsbanken. - Ta fram ett beslutsunderlag för den aktuella upphandlingen. Använd gärna Upphandlingsmyndighetens mall. Beslutsunderlag
Under analysfasen avgör ni om det är lämpligt att ställa sysselsättningskrav i den aktuella upphandlingen. Det görs genom att analysera den kunskap som samlats in under planerings- och kartläggningsfaserna.
Tänk på att det kan vara olika funktioner inom organisationen som analyserar de olika frågeställningarna.
I den här fasen hanterar ni följande uppgifter:
- gör en marknadsanalys, som till exempel tar hänsyn till kontraktets värde för hela kontraktstiden, uppdragets omfattning och innehåll, längd och huvudsaklig bransch
- gör en analys av förutsättningarna för aktuell bransch på den lokala eller regionala arbetsmarknaden där arbete inom kontraktet ska utföras
- utred vilka risker som finns förknippade med sysselsättningskrav i aktuell upphandling med sysselsättningskrav
- för dialog med aktuella aktörer, till exempel företag och organisationer som verkar inom branschen
- ta fram ett beslutsunderlag för aktuell upphandling (se beslutsunderlag nedan)
- ta beslut om sysselsättningskrav i aktuell upphandling.
En större eller mindre del av analysen kan redan vara genomförd på en övergripande nivå i samband med policy- och strategibeslut. Men vid större upphandlingar eller för att anpassa till lokal och regional nivå kan ni ändå behöva göra en mer ingående analys för att kunna göra en korrekt bedömning av just denna upphandling.
Stöddokument i analysfasen
Se om den aktuella upphandlingen är lämplig för sysselsättningskrav
Kräver arbetsuppgifterna i kontraktet höga formella kompetenskrav?
Har upphandlingen eller upphandlingsområdet arbetsuppgifter utan formella kompetenskrav?
Kan arbetet utföras av personer som saknar eller har en begränsad kompetens och erfarenhet, men som kan rustas för uppgiften?
Kan det vara en reserverad upphandling?
Om reserverad upphandling
Så här kommer du igång
- Identifiera innehållet i den vara, tjänst eller byggentreprenad som ska upphandlas mer exakt. Ange också var uppdraget ska utföras.
- Fundera över hur många sysselsättningstillfällen som kan vara rimliga under avtalstiden. Utgå från kontraktets längd, omfattning och innehåll.
- Beskriv de arbetsuppgifter som kan bli aktuella.
Tänk på
Ta med de eventuella arbetsrättsliga villkor som är relevanta för upphandlingen i din bedömning.
Nu är det dags att fatta beslut om det är rätt att använda sysselsättningskrav i den aktuella upphandlingen.
Så här kommer du igång
- Fatta beslutet tillsammans med beställaren (budgetansvarig) / projektledaren.
- Se till att beställaren har förstått kraven i upphandlingen och kontraktet.
- Informera den som är matchningsansvarig (externt eller internt) om beslutet.
Det är viktigt att med god framförhållning göra en marknadsanalys av om det är lämpligt att ställa sysselsättningskrav i en aktuell upphandling. Analysen kan till exempel ta hänsyn till kontraktets värde för hela kontraktstiden, de ingående uppdragens omfattning och innehåll, hur många år kontraktet löper och huvudsaklig bransch. En övergripande analys kan redan vara genomförd och kan enbart behöva kompletteras för den aktuella upphandlingen.
Varje upphandlande organisation behöver göra sin analys på lokal eller regional nivå för att bedöma om det är lämpligt att ställa sysselsättningskrav i samband med en viss upphandling. Detta eftersom det finns regionala skillnader på arbetsmarknaden beroende på konjunktursvängningar som kan påverka tillgången på personer som står till arbetsmarknadens förfogande.
Under analystiden bör den upphandlande organisationen samråda med lämpliga aktörer, till exempel näringslivet, branschorganisationer, arbetsmarknadsparter, leverantörer och andra relevanta organisationer.
För att få en väl underbyggd marknadsanalys och skapa goda förutsättningar för att lyckas med en upphandling med sysselsättningskrav kan även en tidig dialog med leverantörer, arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer och andra relevanta aktörer behövas. Det är också viktigt att föra en dialog i den egna organisationen med berörda interna parter inför marknadsanalysen och inför dialogen med leverantörer och andra organisationer.
Under en tidig dialog träffar ni potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer för att öka kunskapen. Det kan dels handla om hur sysselsättningskrav kan fungera på bästa möjliga sätt i den aktuella upphandlingen, dels om vilka lösningar marknaden kan erbjuda utifrån upphandlingens mål och syfte samt leverantörernas verksamhetsbehov.
Eftersom varje upphandling är unik behöver en bedömning om vilka krav som är rimliga att ställa göras i god tid.
Består upphandlingens värde mest av personalkostnader eller maskin- eller investeringskostnader? Exempelvis kan kontrakt som främst bygger på utfört arbete ha en högre andel personalkostnader, vilket kan ge större utrymme för sysselsättningskrav inom ramen för kontraktet.
Kravställning på antal platser bör anpassas efter vad som ska utföras och uppnås.
Vid sysselsättningskrav bör uppdraget omfatta fler än en person som utförare av upphandlingsföremålet.
När ni fattar beslut om sysselsättningskrav
Här listar vi exempel på förutsättningar som krävs och faktorer som ni bör överväga inför ett beslut att ställa sysselsättningskrav i en enskild upphandling är:
- att det finns ett beslut, en policy eller instruktioner och riktlinjer som gäller upphandlande organisationers arbete med upphandling med sysselsättningskrav
- att samråd har skett med branschen, näringslivet, arbetsmarknadens parter (arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer) och andra relevanta organisationer om möjligheterna för att ställa sysselsättningskrav, eller finns eventuella branschöverenskommelser om praktik, utbildningsinsatser och liknande redan. Det kan ha gjorts på en övergripande nivå i samband med policybeslut
- att det finns ett väl fungerande samarbete mellan upphandlingsenhet, intern eller extern arbetsmarknadsaktör och leverantör genom hela inköpsprocessen är en viktig framgångsfaktor (punkt 5 i Framgångsfaktorer)
- att dialog med potentiella leverantörer har genomförts innan upphandlingen påbörjas för att kartlägga vad som kan vara ett lämpligt sysselsättningskrav och för att ge leverantörerna en möjlighet att förstå vad som förväntas av den som vinner kontraktet
- att det finns stöd och engagemang från den upphandlande organisationens ledning för att avsätta resurser och rätt ambitionsnivå för samarbete med leverantören för att kraven ska kunna uppfyllas
- att man kartlagt att det finns lämpliga arbetssökande ur den definierade målgruppen på arbetsmarknaden
- att det inte finns risk för undanträngningseffekter, det vill säga att ordinarie arbetstillfällen trängs undan till förmån för nya personer utifrån sysselsättningskravet
- att det finns möjlighet och resurser att följa upp och att bristande efterlevnad kan sanktioneras
- att det inte finns risk för snedvridning av konkurrensen mellan stora företag och SME-företag och mellan utländska och svenska medlemsföretag.
I stödet finns en mall som hjälper er att fatta ett välgrundat beslut om det är lämpligt att ställa sysselsättningskrav vid en upphandling.
Beslutsunderlaget består av en checklista och beskriver viktiga förutsättningar som krävs för att sysselsättningskrav i offentlig upphandling ska fungera bra och ge de effekter som den upphandlande organisationen vill uppnå utifrån sina mål. Mallen är uppdelad i två nivåer:
- Frågor som bör besvaras inför beslut.
- Fördjupningsfrågor som kan besvaras för ett grundligare beslutsunderlag.
Upphandla
Nu är dags att genomföra upphandlingen. I den här fasen ska ni formulera de krav, tilldelningskriterier och kontraktsvillkor som ska ingå i upphandlingsdokumenten.
Ta hjälp av våra sysselsättningsfrämjande villkor i kriterietjänsten.
- Villkor för dialog om sysselsättningsfrämjande åtgärder
- Villkor för sysselsättningskrav, innehåller villkor för:
- Leverantörens grundåtagande
- Rekrytering av personer från avsedd målgrupp
- Uppföljning
- Hantering av brister
- Villkor för bonus för ytterligare sysselsättning och jämställdhet
Tänk på följande:
- Att välja särskilda kontraktsvillkor för den aktuella upphandlingen.
- Om upphandlingen ska verka för ökad jämställdhet eller fler i sysselsättning kan du använda villkoren för bonusincitament.
- Upphandlingsdokumentet ska berätta att leverantören kan få hjälp med matchning och rekrytering.
- Använder ni en matchningsorganisation? Skicka upphandlingens tidplan till dem.
- Se till att beställaren har den kunskap som krävs för att kunna svara på frågor från presumtiva anbudsgivare.
Om allt är klart!
Utvärdera anbuden och tilldela kontraktet/kontrakten.
Under upphandlingsfasen gör ni själva upphandlingen, det vill säga formulerar upphandlingsdokumenten, annonserar, tilldelar och tecknar avtal. När det gäller upphandling med sysselsättningskrav finns några saker att ta ställning till:
- välj om ni vill använda kontraktsvillkor för sysselsättningsfrämjande åtgärder eller dialogkrav för sysselsättningsfrämjande åtgärder vid aktuell upphandling. Se Sysselsättningsfrämjande villkor i kriterietjänsten
- ta hänsyn till om arbetsrättsliga villkor måste ställas och se till att villkoren är förenliga med kollektivavtal som är tillämpliga inom aktuell bransch
- ange i upphandlingsdokumenten vad som händer om leverantören inte lever upp till ställda krav på till exempel sysselsättning
- gör en skriftlig överenskommelse med vinnande leverantör efter dialog om sysselsättningsfrämjande åtgärder – i de fall dessa villkor ställs (se överenskommelsedokument under Stöd i upphandlingsfasen)
- om upphandlingen avser ett ramavtal, undersök om sysselsättningskrav kan inkluderas vid tilldelning av kontrakt (”avrop”). Om ramavtal ska tecknas med flera leverantörer ska det framgå av ramavtalet hur valet av leverantör för det enskilda kontraktet ska gå till.
Stödet innehåller olika varianter av kontraktsvillkor att använda. Den ena varianten innebär att leverantören åtar sig att erbjuda anställningar eller praktik. Den andra varianten innebär att leverantören åtar sig att medverka i en dialog om sina förutsättningar för sysselsättningsfrämjande åtgärder. Dessutom en kompletterande variant med kontraktsvillkor som innebär att bonus utgår om ytterligare personer får sysselsättning och/eller den vinnande leverantören vidtar jämställdhetsåtgärder inom ramen för kontraktet.
- Sysselsättningsfrämjande villkor i kriterietjänsten
- Tillämpning av villkor för sysselsättningskrav
- Tillämpning av villkor för dialog om sysselsättningsfrämjande åtgärder
- Tillämpning av villkor för bonus för ytterligare sysselsättning och jämställdhet
- Mall för överenskommelse med leverantör efter genomförd dialog om sysselsättningsfrämjande åtgärder
Ett annat sätt att öka sysselsättningen genom upphandling är att genomföra reserverad upphandling. Genom att reservera deltagandet i upphandlingsförfarandet för vissa sociala företag kan företag tilldelas kontrakt som de annars skulle sakna möjlighet att få under normala konkurrensförhållanden. Så här ser processen ut om man följer inköpsmodellens olika faser.
- Strategi och styrdokument – integrera reserverad upphandling i upphandlingspolicyn.
- Planera upphandlingsprocessen.
- Dialog med marknaden – anbudsskola eller informationsmöte.
- Kartlägga förutsättningar – finns det organisationer som uppfyller kraven för reserverad upphandling, till exempel sociala företag i regionen? Analysera möjligheterna.
- Upphandlingsförfarande – säkerställ att kriteriet är uppfyllt: 30 procent av de sysselsatta på företaget.
- Dialog och kontrakt.
- Matchning och rekrytering om det ställs krav på sysselsättning i den reserverade upphandlingen.
- Rapportering och uppföljning.
Implementera: hitta nya medarbetare
När upphandlingen är klar ska leverantören hitta och rekrytera den eller de som ska erbjudas arbete eller praktik. Detta kan göras tillsammans med matchningsansvariga. Beställaren eller upphandlaren deltar vid behov.
Följande steg är viktiga att börja med!
- Boka startmöte med tilldelad leverantör efter att avtalsspärren löpt ut. Se till att även beställare och matchningsansvarig deltar i mötet.
- Bestäm tillsammans med leverantören en exakt tidpunkt då sysselsättningskraven ska vara uppfyllda enligt kontraktsvillkoren. Gå också igenom vad som händer om kravet inte är uppfyllt. Detta görs vid startmötet.
- Vid startsmötet går ni också igenom med leverantören hur introduktion och handledning av praktikanter och/eller nya medarbetare ska gå till på arbetsplatsen.
- Gå igenom uppföljningsrutinerna och upprätta en gemensam uppföljningsplan.
- När rekryteringsprocessen är avslutad och anställningskontraktet är undertecknat ska leverantören meddela både upphandlare och beställare.
När ni kommit till implementeringsfasen ska de sysselsättningsfrämjande åtgärderna bli verklighet. Det sker i nära samarbete mellan matchningsansvarig och leverantören. Under förberedelsearbetet ska ni ha klargjort vem i den egna organisationen som är ansvarig för att ge stöd under implementeringen.
Tänk på att det är leverantören som anställer eller upplåter exempelvis en praktikplats. Leverantören avgör därför vem som ska erbjudas sysselsättning inom ramen för kontraktet och utifrån de krav som ställs i upphandlingen.
I den här fasen hanterar ni följande uppgifter:
- etablera kontakt mellan matchningsansvarig och leverantör – vilket kan vara gjort under den förberedande fasen
- håll uppstartsmöte med leverantören för att höra hur denna planerar att uppfylla sina åtaganden, till exempel rekrytering. I uppstartsmötet bör även matchningsansvariga delta som ett stöd i samtalet om leverantörens behov av kompetens
- ni bör finnas till hands för matchningsansvarig och leverantör för att svara på frågor om kontraktet och villkoren.
Rekryteringsprocessen innehåller följande steg:
- Identifiera individer ur målgruppen
- Utreda och bedöma individerna utifrån aktuellt kontrakt
- Träna eller utbilda till en basnivå
- Matcha mot aktuellt kontrakt
- Praktik eller utbildning – specialkunskaper för aktuell anställning
- Individen anställs eller får praktik av leverantören
För att närmare se hur rekryteringsprocessen ser ut för matchningsansvarig och leverantör se:
Matchningsansvarig arbetsmarknadsaktör
Lärande exempel: Fokuserad matchning – en effektiv hjälp vid rekrytering
Förvalta: lär av erfarenheterna
När kontraktstiden löper mot sitt slut är det dags för uppföljning. Genom att utvärdera erfarenheterna rustar ni er för kommande upphandlingar. Leverantören rapporterar inledningsvis på en övergripande nivå till den som är ansvarig för att följa upp avtalet. Även den som är matchningsansvarig ska få möjlighet att ta del av uppföljningen.
Tänk på att:
- Alla upphandlingskontrakt med sysselsättningskrav ska följas upp. Under Fördjupning hittar du uppföljningsmall och stöd.
- Om det ställts krav på arbetsrättsliga villkor ska även dessa följas upp.
- Utvärdera era erfarenheter från upphandlingen. Det har ni nytta av i kommande upphandlingar med sysselsättningskrav.
Tips!
Gör en samhällsekonomisk beräkning för att följa upp den samhällsekonomiska effekten av upphandlingen.
I förvaltafasen följer ni upp leverantörens åtaganden och de mätbara målen i kontraktsvillkoret. Leverantören rapporterar på en övergripande nivå till den avtalsansvariga. Matchningsvariga kan få ta del av uppföljningen.
I den här fasen bör ni tänka på:
- att hålla avstämningsmöten med leverantören för att stämma av hur åtagandet går
- att den anställda eller praktikanten får intyg på sin insats
- att ni som upphandlande organisation får slutdokumentation kring hur kontraktet har uppfyllts (se formulär nedan)
- dokumentera och ta med erfarenheterna in i nästa upphandling med sysselsättningskrav
- säkerställa att behandling av personuppgifter sker i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen (läs mer nedan)
När bör uppföljning ske?
När och hur ofta uppföljningen sker beror i hög grad på omfattningen (storleken) på upphandlingen och antalet individer som erbjuds sysselsättning enligt kontraktet. Genom att boka regelbundna möten med dig som leverantör kan den upphandlande organisationen följa upp villkoren avseende sysselsättning och vid vilken eller vilka tidpunkter som egenrapportering ska lämnas.
Vem ska genomföra uppföljningen?
Vem som har huvudansvaret för att genomföra uppföljningen kan variera mellan olika upphandlande organisationer. I vissa organisationer är det upphandlingsfunktionen som ansvarar för uppföljningen.
I andra organisationer kan uppföljningen hanteras av den kommunala arbetsmarknadsförvaltningen eller liknande funktion. Uppföljningen kan genomföras med egna resurser hos den upphandlande organisationen eller med hjälp av ombud för organisationen.
Hur ska uppföljningen gå till?
Uppföljningen av de sysselsättningsfrämjande villkoren kan ske i dialog mellan dig som leverantör och den upphandlande organisationen. Den kan även ske genom att ni som leverantör lämnar rapportering om vilka anställningar/praktikplatser som har gjorts. Vid kontraktets slut är det lämpligt att genomföra ett avslutningsmöte.
För att säkerställa att alla åtaganden fullgjorts kan det i ett första steg vara tillräckligt att begära in uppgifter på en övergripande nivå. Som leverantör rapporterar du om detta i enlighet med formuläret för egenrapportering. Av formuläret för egenrapportering framgår vilka uppgifter som ska lämnas.
Hantering av personuppgifter i samband med uppföljning
I samband med att man följer upp sysselsättningsfrämjande villkor kan det bli nödvändigt att ta del av personuppgifter. Vid all behandling av personuppgifter gäller dataskyddsförordningen (Europaparlamentets och rådets förordning 2016/679/EU (GDPR)). Upphandlande myndigheter måste säkerställa att man behandlar personuppgifter i enlighet med GDPR.
Upphandlande organisationer kan som ett första steg genomföra uppföljningen utan att behandla personuppgifter. Uppgifter kan tas in på en övergripande, aggregerad, nivå och uppföljning kan ske utan att den upphandlande organisationen tar del av personuppgifter.
GDPR och behandling av personuppgifter hos Integritetsskyddsmyndigheten