Leverantör – stöd vid sysselsättningskrav
Inköpsprocessen är utgångspunkten i vårt stöd för ökad sysselsättning. Vad som sker under varje fas i upphandlingar där sysselsättningskrav ställts eller planeras att ställas kan du följa här. Som nuvarande eller blivande leverantör till offentlig sektor kan du bli involverad under hela processen.
Planera för rätt kompetens
Om du som leverantör planerar att delta i en offentlig upphandling med sysselsättningskrav bör du förbereda dig väl.
- Ta reda på vad sysselsättningskrav innebär för ditt företag eller din organisation. Här på webbplatsen kan du fördjupa dig i stödet.
- Fundera över vilka möjligheter ni har att ta emot praktikanter eller korttidsanställda, vilka arbetsuppgifter som finns och vilka kompetensbehov ni har.
- Kontakta upphandlande organisationer och visa intresse för att de ska ställa sysselsättningskrav i sina upphandlingar.
- Delta i dialog med upphandlande organisation inför upphandling. Eller kontakta offentlig organisation och försök påverka att en dialog genomförs inför upphandling.
Tips!
Gör en samhällsekonomisk beräkning för att räkna på vad en upphandling med sysselsättningskrav kan ge för ekonomisk effekt för samhället och er som arbetsgivare.
Under planeringsfasen inleds arbetet med bedömningen om det är lämpligt att ställa sysselsättningskrav i den aktuella upphandlingen. Den upphandlande organisationen behöver då till exempel översiktligt beskriva omvärldsfaktorer, både nuläge och förväntad utveckling, exempelvis bransch, arbetsmarknad.
Matchningsprocessen behöver i denna fas planeras för att skapa bästa möjliga förutsättningar för att det företag som sedan vinner upphandlingen ska hitta en arbetssökande med lämplig kompetens.
Som leverantör tittar du på förutsättningarna i din organisation eller ditt företag för att delta i offentlig upphandling med sysselsättningskrav.
Tidig planering underlättar
Tidig planering innebär att det finns tid att planera för att utbilda, höja kompetensen och rusta de personer som står till arbetsmarknadens förfogande. Detta för att de bättre ska motsvara de krav på kompetens som ni som leverantörer ställer. Det kan handla om att planera allt från arbetsträning, kortare kurser till vuxenutbildningar motsvarande gymnasiekompetens eller specialistkompetens på universitetsnivå.
En större eller mindre del av planering och bedömning kan genomföras på en övergripande nivå i samband med policy- och strategibeslut inom den upphandlande organisationen. Då ska dialog och samverkan med aktuella branscher, intresseorganisationer, arbetstagar- och arbetsgivarorganisationer ha skett. Se mer om det under rubriken Beslutsfattare och ledning.
Men det kan ändå bli aktuellt för den upphandlande organisationen att föra dialog med marknaden i planeringsfasen av den enskilda upphandlingen för att förbereda en korrekt bedömning.
Frågor och svar om sysselsättningskrav
Lärande exempel: Tidig dialog öppnar för nya jobb genom offentlig upphandling
Kartlägg behov och förutsättningar
I kartläggningsfasen är ni som leverantörer till stor hjälp för den upphandlande organisationen. Genom att bidra med kunskap skapas förutsättningar för ett gott resultat.
Ni behöver ta ställning till följande frågor:
- Vilken slags kompetens behöver ditt företag?
- Finns det några speciella branschförutsättningar: regler, utmaningar och/eller möjligheter?
- Finns det speciella lokala eller regionala förutsättningar som påverkar era möjligheter att anställa och/eller ta emot praktikanter?
Under kartläggningsfasen handlar det om att få en tydligare bild av förväntningar och mål genom att ta in mer kunskap från omvärlden. Kartläggningen bygger på dialog. Som möjlig leverantör samarbetar ni med den upphandlande organisationen och ibland med matchningsansvarig arbetsmarknadsaktör.
Den upphandlande organisationens roll är bland annat att:
- kartlägga de externt påverkande faktorerna för upphandling med sysselsättningskrav. Det kan exempelvis vara demografi, arbetsmarknad, bransch, befintliga kollektivavtal och annan arbetsmarknadsreglering inom aktuell bransch och region
- sätta mer detaljerade mål för upphandlingen med sysselsättningskrav
- identifiera typ av upphandlad tjänst
- klargöra var tjänsten ska utföras
- beskriva hur många sysselsättningstillfällen som kan bli möjliga. Antal platser eller timmar
- klargöra vilka kompetensprofiler som kan bli aktuella. Utbildningsnivå, färdigheter och erfarenheter.
Analysera – bidra med kunskap
I denna fas gör den upphandlande organisationen en analys av arbetsmarknaden och tittar på möjligheter och risker med sysselsättningskrav i den aktuella upphandlingen.
Som potentiell leverantör till den upphandlande organisationen har du viktig kunskap om din bransch och förutsättningarna i din region. Det är kunskap som kan behövas i marknadsanalysen. Exempelvis när det handlar om en analys av förutsättningarna för aktuell bransch på den lokala eller regionala arbetsmarknaden där arbete inom kontraktet ska utföras. Detta eftersom det finns regionala skillnader på arbetsmarknaden beroende på konjunktursvängningar som kan påverka tillgången på personer som står till arbetsmarknadens förfogande.
Den upphandlande organisationen gör under analysfasen en bedömning av lämpligheten att ställa sysselsättningskrav i den aktuella upphandlingen. Detta genom att analysera den kunskap som samlats in under planerings- och kartläggningsfaserna. Som leverantör bidrar du med kunskap i marknadsanalysen.
En marknadsanalys kan redan vara genomförd på en övergripande nivå inom den upphandlande organisationen. Men den kan ändå komma att genomföras inför den aktuella upphandlingen.
Arbetsmarknadsanalysen utgör sedan en del av det som ligger till grund för den upphandlande organisationens beslut – om de ska ställa sysselsättningskrav i den aktuella upphandlingen eller inte.
Se mallen till beslutsunderlag för mer ingående kunskap om vilka frågeställningar den upphandlande organisationen kan ställa sig.
I stödet ingår en mall för att kunna fatta ett välgrundat beslut om det är lämpligt att ställa eller inte ställa sysselsättningskrav vid en upphandling. Beslutsunderlaget består av en checklista och beskriver viktiga förutsättningar som krävs för att sysselsättningskrav i offentlig upphandling ska fungera bra och ge de effekter som den upphandlande organisationen vill uppnå utifrån sina mål. Mallen är uppdelad i två nivåer:
- Frågor som bör besvaras inför beslut.
- Fördjupningsfrågor som kan besvaras för ett grundligare beslutsunderlag.
Mall för upphandlande organisation: Beslutsunderlag
Upphandlingen genomförs
Upphandlingsfasen innebär mycket arbete för den upphandlande organisationen. Om du som potentiell leverantör planerar att delta i upphandlingen formulerar du anbudet.
Under denna fas genomför den upphandlande organisationen själva upphandlingen, dvs. formulerar upphandlingsdokumenten, annonserar, tilldelar och tecknar avtal. Se gärna de olika kontraktsvillkor som kan ställas i upphandlingen.
Den upphandlande organisationen kan antingen välja att ställa:
- numerära krav i upphandlingen
- eller att ställa dialogkrav.
Numerära krav innebär att den vinnande leverantören åtar sig att erbjuda anställningar eller praktik till ett visst antal personer.
Dialogkrav innebär att den vinnande leverantören endast binder sig till att träffa den upphandlande organisationen efter upphandlingen för en dialog om möjligheterna att genomföra sysselsättningsfrämjande åtgärder. Det kan exempelvis handla om att erbjuda tillfällig anställning eller praktikplats till någon ur en utpekad målgrupp.
Dessutom kan den upphandlande organisationen använda kontraktsvillkor. Det innebär att en bonus utgår om ytterligare personer får sysselsättning och/eller den vinnande leverantören vidtar jämställdhetsåtgärder inom ramen för kontraktet.
Titta gärna närmare på de olika kontraktsvillkor som kan ställas i upphandlingen. Nedan hittar du alla villkor med tillhörande tillämpningsanvisningar.
Lärande exempel: Botkyrka kommun om modellen för sysselsättningskrav: ”Vi har testat alla steg”
Anställning eller praktik
Leverantören ska vid utförandet av kontraktet erbjuda sysselsättning för arbetslösa personer som har svårt att etablera sig på arbetsmarknaden och som behöver särskilda insatser för att få ett arbete. I denna upphandling omfattas följande (målgrupp eller målgrupper): [Den upphandlande myndigheten anger målgrupp/er].
Leverantören åtar sig att till dessa erbjuda sysselsättning enligt nedan.
Ange något av följande tre alternativ:
Alternativ a)
- En eller flera anställningar på heltid eller deltid, vilka sammantagna motsvarar minst [antal] månader på heltid.
- Anställningen är antingen tillsvidare eller tidsbegränsad och regleras enligt lagen (1982:80) om anställningsskydd (LAS), om inte avvikelser gjorts i kollektivavtal som leverantör är bunden av.
- Anställningen ska ha anknytning till det arbete som utförs inom ramen för det aktuella kontraktet.
- Anställningen kan innehålla utbildningsinsatser (helt eller delvis) som leverantören erbjuder den anställde, så länge utbildningen har anknytning till anställningen.
- Senast sex (6) månader efter kontraktets start ska minst en (1) anställning ha påbörjats eller erbjudits.
- Om en anställning avslutas i förtid av den anställde eller om det föreligger saklig grund för uppsägning eller skäl för avskedande ska leverantören anses ha uppfyllt sitt åtagande om minst tre fjärdedelar (75 %) av den sammantagna avtalade anställningstiden har fullgjorts.
Alternativ b)
- En eller flera praktikplatser på heltid eller deltid, vilka sammantagna motsvarar minst [antal] månader på heltid.
- Praktiken är oavlönad och utgör inget anställningsförhållande med leverantören.
- Praktiken får pågå högst sex månader om inte kollektivavtal som leverantören är bunden av anger annat.
- Praktiken ska ha anknytning till det arbete som utförs inom ramen för det aktuella kontraktet.
- Praktikplatsen kan innehålla utbildningsinsatser (helt eller delvis) som leverantören erbjuder den anställde, så länge utbildningen har anknytning till praktiken.
- Senast sex (6) månader efter kontraktets start ska minst en (1) praktik ha påbörjats eller erbjudits.
- Om en praktik avslutas i förtid, av sakligt godtagbara skäl, ska leverantören anses ha uppfyllt sitt åtagande om minst tre fjärdedelar (75 %) av den sammantagna avtalade praktiktiden har fullgjorts.
Alternativ c):
- En eller flera anställningar på heltid eller deltid, vilka sammantaget motsvarar minst [antal] månader på heltid och en eller flera praktikplatser på heltid eller deltid, vilka sammantaget motsvarar minst [antal] månader på heltid.
- Anställningen är antingen tillsvidare eller tidsbegränsad och regleras enligt lagen (1982:80) om anställningsskydd (LAS), om inte avvikelser gjorts i kollektivavtal som leverantör är bunden av.
- Praktiken är oavlönad och utgör inget anställningsförhållande med leverantören.
- Anställningen respektive praktiken ska ha anknytning till det arbete som utförs inom ramen för det aktuella kontraktet. Anställningen och praktiken kan innehålla utbildningsinsatser (helt eller delvis) som leverantören erbjuder den anställde, så länge utbildningen har anknytning till anställningen respektive praktiken.
- Praktiken är oavlönad och utgör inget anställningsförhållande med leverantören.
- Praktiken får pågå högst sex månader om inte kollektivavtal som leverantören är bunden av anger annan tid.
- Senast sex (6) månader efter kontraktets start ska minst en (1) anställning och minst en (1) praktik ha påbörjats eller erbjudits.
- Om en anställning avslutas i förtid av den anställde eller om det föreligger saklig grund för uppsägning eller skäl för avskedande eller om en praktik av sakligt godtagbara skäl avslutas i förtid ska leverantören anses ha uppfyllt sitt åtagande om minst tre fjärdedelar (75 %) av den sammantagna avtalade anställningstiden eller praktiktiden har fullgjorts.
Dialog om sysselsättningsfrämjande åtgärder vid upphandling
Leverantören ska efter inbjudan medverka vid dialog med [Den upphandlande myndigheten] och eventuell annan aktör som [Den upphandlande myndigheten] samarbetar med. Dialogen ska syfta till att diskutera leverantörens förutsättningar att bidra till sysselsättningsfrämjande åtgärder genom att, inom ramen för kontraktet, erbjuda anställning eller praktik för arbetslösa personer som har svårt att etablera sig på arbetsmarknaden.
Leverantören ska medverka med minst en (1) person vid minst ett (1) dialogmöte med [Den upphandlande myndigheten] och eventuellt annan aktör. [Den upphandlande myndigheten] kallar till mötet. Mötet kan ske i samband med kontraktets start eller vid annan tidpunkt. Dialogmötet kan ske fysiskt eller på annat sätt, till exempel via Skype, telefon eller videomöte.
Dialogens syfte är att leda fram till en överenskommelse om att leverantören ska genomföra sysselsättningsfrämjande åtgärder och på vilket sätt. Överenskommelsen ska vara skriftlig och ange när kontraktsvillkoren för sysselsättningsfrämjande villkor vid upphandling träder i kraft samt vilken eller vilka målgrupper som är aktuella och vilket alternativ i kontraktsvillkoren (a, b eller c) som leverantören åtagit sig att uppfylla eller annat åtagande eller samverkan som överenskommes mellan leverantören och den upphandlande myndigheten.
En överenskommelse om att leverantören åtar sig anställning eller praktik innebär att kontraktsvillkor för sysselsättningsfrämjande villkor vid upphandling kommer att gälla (se Ange dokument här).
Leverantören ska under hela kontraktets löptid tillämpa nedanstående alternativ [välj alternativ] som komplement till leverantörens åtagande enligt de sysselsättningsfrämjande kontraktsvillkoren i övrigt.
Leverantörens åtagande
Ange något av följande tre alternativ:
Alternativ 1):
- Kontraktsvillkor med bonusersättning för fler anställda eller praktikanter utöver grundkraven i de särskilda kontraktsvillkoren
Leverantören har möjlighet till bonus om leverantören vidtar ytterligare sysselsättningsskapande åtgärder inom ramen för genomförandet av de aktuella kontraktsvillkoren.
Bonus utgår om fler personer ur angiven målgrupp eller målgrupper får sysselsättning genom anställning eller praktik. Bonus kan utgå för maximalt antal platser enligt tabellen nedan (och till maximalt angivet belopp).
| Typ av plats | Maximalt antal platser inom kontraktet för vilken bonus kan ges | Bonus per plats |
|---|---|---|
| Praktik | [antal] st. | [belopp] SEK |
| Anställning | [antal] st. | [belopp] SEK |
Alternativ 2):
- Kontraktsvillkor med bonusersättning för jämställdhetsåtgärder i samband med anställning eller praktik
Leverantören har möjlighet till bonus om leverantören vidtar jämställdhetsåtgärder inom ramen för genomförandet av de aktuella kontraktsvillkoren. Det kan exempelvis vara positiv särbehandling av en eller flera personer ur det underrepresenterade könet hos arbetsgivaren i samband med rekryteringen (ger bonus x 1).
Jämställdhetsåtgärden under kontraktets utförande innebär att sysselsättningen erbjuds till en eller flera personer som kommer från det underrepresenterade könet (inom leverantörens verksamhet). Personerna ska komma från angiven målgrupp och ha lika eller nästan lika meriter. För sysselsättningen gäller kontraktsvillkoren i övrigt.
Bonus utgår för samtliga eller upp till ett maximalt antal personer (enligt vad som anges i tabellen nedan) som sysselsätts inom ramen för kontraktsvillkoren beroende på hur könsfördelningen ser ut för personer med likvärdiga arbeten ser ut inom leverantörens verksamhet.
Positiv särbehandling i samband med rekryteringen med hänsyn till kön får endast fortgå så länge det finns ett behov hos leverantören, dvs. det finns en ojämn könsfördelning i leverantörens verksamhet. Bonus utgår inte för åtgärder i strid mot diskrimineringslagen.
| Typ av plats | Maximalt antal platser inom kontraktet för vilken bonus för jämställdhetsfrågor som kan ges | Bonus per plats |
|---|---|---|
| Praktik | [antal] st. | [belopp] SEK |
| Anställning | [antal] st. | [belopp] SEK |
Alternativ 3):
- Kontraktsvillkor med bonusersättning för både ytterligare sysselsättning och jämställdhetsåtgärder i samband med anställning eller praktik
Leverantören har möjlighet till ytterligare bonus om leverantören ger både ytterligare sysselsättning och vidtar jämställdhetsåtgärder inom ramen för genomförandet av de aktuella kontraktsvillkoren. Fler personer som ges sysselsättning utöver åtagandet i kontraktsvillkoren och positiv särbehandling av en person ur det underrepresenterade könet hos arbetsgivaren i samband med rekryteringen (ger bonus x 2).
Sysselsättningsåtgärden som ger bonus innebär att fler personer ur angiven målgrupp/er får sysselsättning genom anställning eller praktik. Bonus kan utgå för maximalt antal platser enligt tabellen nedan (och till maximalt angivet belopp).
Jämställdhetsåtgärden som ger bonus innebär att en eller flera personer från det underrepresenterade könet inom leverantörens verksamhet sysselsätts under kontraktets utförande. Personerna ska komma från angiven målgrupp och ha lika eller nästan lika meriter. För sysselsättningen gäller kontraktsvillkoren i övrigt.
Bonus utgår för samtliga eller upp till ett maximalt antal personer (enligt vad som anges i tabellen nedan) som sysselsätts inom ramen för kontraktsvillkoren beroende på hur könsfördelningen ser ut för personer med likvärdiga arbeten ser ut inom leverantörens verksamhet.
Positiv särbehandling i samband med rekryteringen med hänsyn till kön får endast fortgå så länge det finns ett behov hos leverantören. Bonus utgår inte för åtgärder i strid mot diskrimineringslagen.
| Typ av plats | Maximalt antal platser inom kontraktet för vilken bonus kan ges | Bonus per plats |
|---|---|---|
| Praktik | [antal] st. | [belopp] SEK |
| Anställning | [antal] st. | [belopp] SEK |
| Typ av plats | Maximalt antal platser inom kontraktet för vilken bonus för jämställdhetsfrågor kan ges | Bonus per plats |
| Praktik | [antal] st. | [belopp] SEK |
| Anställning | [antal] st. | [belopp] SEK |
Leverantören är ansvarig för att ta initiativ till rekryteringen (anställning eller praktik) av personer från avsedd målgrupp/er som anges i punkt 1.
Leverantören kan få stöd för sin rekrytering av dessa personer genom att vända sig till [kontaktuppgifter till Arbetsförmedlingen och/eller kommunen eller andra aktörer] som bistår leverantören vid rekryteringen från avsedd målgrupp.
Om leverantören genomför rekryteringen på egen hand ska denne kunna styrka att det avser personer från avsedd målgrupp/er.
Ovanstående gäller även för eventuella underleverantörer.
Tillämpningsanvisningar för rekrytering av personer från den avsedda målgruppen
[Den upphandlande myndigheten] äger rätt att följa upp att och hur leverantören fullföljer sitt åtagande enligt punkt 1 och 2.
Uppföljningen kan komma att ske genom dialog vid exempelvis leverantörsmöten och/eller genom rapportering om vilka anställningar/praktikplatser som har gjorts.
Leverantörsmöten
Leverantören ska delta vid leverantörsmöten för att redogöra för hur den uppfyller sitt åtagande enligt punkt 1. De leverantörsmöten som avses omfattar följande:
Uppstartsmöte: uppstartsmötet äger rum [anges av den upphandlande myndigheten]. Vid uppstartsmötet redogör leverantören för hur den avser att gå till väga, och inom vilken tid, för att uppfylla sitt åtagande enligt punkt 1 samt hur handledningen och introduktion av personerna ska gå till.
Avstämningsmöten: löpande avstämningsmöten bokas in vid behov med hänsyn till omfattningen av kontraktet och antalet personer som sysselsätts enligt kontraktet.
Avslutningsmöte: avslutningsmötet äger rum vid tidpunkt som anges av den upphandlande myndigheten. Vid avslutningsmötet redogör leverantören för de faktiska resultaten av de sysselsättningsfrämjande villkoren, dvs. vilka anställningar och /eller praktikplatser som ingåtts eller erbjudits.
Rapportering om vilka anställningar/praktikplatser som har gjorts
Leverantören ska på begäran och senast vid tidpunkt som bestäms av den upphandlande myndigheten lämna en skriftlig egenrapportering om erbjudna/accepterade sysselsättningar. Leverantören kan lämna uppgifterna enligt bilaga Formulär för egenrapportering av sysselsättning – övergripande nivå.
Rapportering kan begäras vid ett eller flera tillfällen under kontraktstiden.
Om redovisningen lämnas på annat sätt ska leverantören lämna de uppgifter som framgår av bilagan. Leverantören ska på begäran kunna styrka lämnade uppgifter.
Om leverantören inte medverkar vid uppföljningen eller om det föreligger brister i den dokumentation som ska tillhandahållas enligt punkt 3 ska rättelse ske inom [den tid som bestäms av den upphandlande myndigheten].
Vid bristande efterlevnad av åtagandet enligt punkt 1 ska leverantören avhjälpa detta enligt en av leverantören framtagen tidsatt åtgärdsplan som ska godkännas av [den upphandlande myndigheten.] Åtgärdsplanen ska tas fram inom den tid som bestäms av den upphandlande myndigheten. Tiden för att ta fram åtgärdsplanen och för att avhjälpa bristerna ska vara skälig.
[[Den upphandlande myndigheten] har rätt att utfärda vite om leverantören inte vidtar rättelse, inte tar fram en åtgärdsplan eller inte avhjälper brister enligt godkänd åtgärdsplan inom angiven tid. Vitet utgår med [antal % av kontraktets värde eller antal kronor per vecka] så länge som bristen kvarstår, dock max [antal] kr. Uppnås maximalt vitesbelopp anses bristen vara väsentlig och den upphandlande myndigheten har rätt att säga upp kontraktet med omedelbar verkan.]
[(Vid ramavtal) [Den upphandlande myndigheten] har vidare rätt att avstänga leverantören från tilldelning enligt rangordning eller annan avropsordning eller frånta leverantören möjligheten att delta i förnyad konkurrensutsättning så länge som bristen kvarstår.]
[Den upphandlande myndigheten] har rätt att säga upp kontraktet med omedelbar verkan om leverantören inte tar fram åtgärdsplan eller inte avhjälper brister enligt fastställd åtgärdsplan, om bristerna i båda fallen är väsentliga.
Någon sanktion utgår inte om bristen beror på omständigheter utanför leverantörens kontroll.
Implementera: rekrytera
Som vinnande leverantör ska du nu hitta och rekrytera dina nya medarbetare eller praktikanter. Genom att samarbeta med matchningsansvarig och den upphandlande organisationen kan du få hjälp på vägen.
- Involvera HR/huvudansvarig och andra berörda personer i din organisation.
- Utse kontaktperson, samordnare eller projektledare som ansvarar för kontakten med upphandlande organisation och matchningsansvarig. Detta för att personerna ni väljer ska motsvara kontraktsvillkoren.
- Ta fram en plan för hur kraven ska uppfyllas. Kontakta upphandlande organisation och fråga vilket stöd de kan ge i matchningsprocessen.
- Ta fram en önskad kompetensprofil för den /de personer ni ska erbjuda sysselsättning.
- Planera en eventuell internutbildning för de som ska få arbete/praktik.
- Ta fram en introduktions- och handledningsplan och avsätt resurser för handledningen.
- Förbered och informera alla som kommer att bli berörda i din egen organisation.
- Kommunicera. Visa att ni tar socialt ansvar.
Matchningsansvarig organisation kan ge stöd i följande:
- identifiera individer ur den aktuella målgruppen
- bedöma sökande utifrån kraven i det aktuella kontraktet
- träna eller utbilda utvalda personer upp till basnivå
- träna eller utbilda utvalda personer om det finns behov av specialkunskaper för den aktuella anställningen.
I implementeringsfasen ska de sysselsättningsfrämjande åtgärderna bli verklighet. Det innebär ett nära samarbete mellan den vinnande leverantören och matchningsansvarig arbetsmarknadsaktör.
Fasen inleds med ett uppstartsmöte tillsammans med upphandlande organisation. Den som är matchningsansvarig bör vara med som ett stöd i samtalet om leverantörens behov av kompetens.
Matchningsansvarig kan finnas inom den upphandlande organisationen, till exempel på en arbetsmarknadsförvaltning. Men det kan också vara en offentlig eller privat arbetsförmedling som hjälper till med matchningen.
Leverantören anställer eller upplåter praktikplats
Som leverantör kan du också välja att själv hitta en lämplig kandidat för att uppfylla kontraktsvillkoren. Eftersom det är du som leverantör som anställer eller upplåter en praktikplats har du därmed det slutliga avgörandet om vem som ska erbjudas sysselsättning inom ramen för kontraktet utifrån de krav som ställs i upphandlingen.
- Identifiera individer ur målgruppen
- Utreda och bedöma individerna utifrån aktuellt kontrakt
- Träna eller utbilda till en basnivå
- Matcha mot aktuellt kontrakt
- Praktik eller utbildning – specialkunskaper för aktuell anställning
- Individen anställs eller får praktik av leverantören
Identifiera behovet av kompetens
Efter tilldelning och vid en bestämd tidpunkt för matchningsansvariga tillsammans med upphandlingsansvariga en dialog med dig som leverantör för att identifiera behovet av kompetens. I dialogen mellan dig som leverantör och den matchningssansvariga bör förutsättningarna för matchning diskuteras utifrån det rådande arbetsmarknadsläget inom branschen och utifrån möjliga arbetssökande. Som leverantör gör du en önskad kandidatprofil för att kunna påbörja rekryteringen av lämpliga personer för sysselsättningskravet.
Utred och bedöm
Utifrån er önskade kandidatprofil och den upphandlande organisationens syfte med kravet bedömer matchningsansvariga vilka av de personer som står till arbetsmarknadens förfogande, utifrån organisationens prioriterade målgrupper, som har tillräcklig kompetens för uppdraget. Eventuellt utreds behovet av ytterligare utbildning för uppdraget.
Träna eller utbilda - basnivå
Om rekryteringsunderlaget behöver breddas kan det finnas behov av utbildning eller arbetsträning. Det kan vara utbildning i yrkessvenska, kortare kurser eller något annat. Detta kan med fördel kombineras med exempelvis praktik från kommunen eller Arbetsförmedlingen.
Välj passande kandidat
Matchningsansvariga presenterar ett med er som leverantör överenskommet antal arbetssökande, som utifrån tidigare dialog motsvarar den önskade kandidatprofilen. Som leverantör intervjuar ni de arbetssökande och väljer vem som ska anställas eller erbjudas en handledd praktikplats. Den upphandlande organisationen ska ha definierat vad handledd praktikplats innebär i det aktuella fallet.
Praktik eller utbildning - specialkunskaper
Vissa uppdrag kan kräva viss specialkunskap eller exempelvis praktik innan en anställning kan ske. Matchningsansvariga utreder förutsättningarna för att kunna erbjuda dessa möjligheter innan anställning. Som leverantör kan ni också erbjuda utbildning till kandidaten inför anställningen eller under tiden.
Vid anställning
När matchning skett och en person har erbjudits anställning eller praktik hjälper matchningsansvariga till med att undersöka möjligheterna för l er som leverantör att få någon form av anställningsstöd. Anställning sker enligt gällande lag och i tillämpliga fall enligt kollektivavtal för branschen och utifrån de särskilda kontraktsvillkor som ställts i upphandlingen.
Stöd för anställningen
Om ni som leverantör i egenskap av arbetsgivare vill ha någon form av stöd från Arbetsförmedlingen behöver den som får sysselsättning uppfylla vissa kriterier. Olika former av anställningsstöd är individbaserade och utgår från individens särskilda behov. Om det handlar om en praktikplats är individens behov ännu tydligare i fokus för att stöd ska utgå från Arbetsförmedlingen.
Lärande exempel: Noggrann matchning – ger lyckad rekrytering
Förvalta: lär av erfarenheterna
Förvaltafasen utgör en möjlighet för dig som leverantör att lära av erfarenheterna inför kommande upphandlingar.
Tänk på:
- Alla upphandlingskontrakt med sysselsättningskrav ska följas upp. Under Fördjupning hittar du uppföljningsmall och stöd.
- Den upphandlande organisationen följer upp alla mätbara mål i kontraktsvillkoren. Uppföljningen kan göras vid återkommande avstämningsmöten eller genom rapportering via formulär på en övergripande nivå.
- Alla personuppgifter måste hanteras i enlighet med dataskyddsförordningen.
Tips!
Gör en samhällsekonomisk beräkning för att få en bild av vilken ekonomisk effekt upphandlingen har fått för samhället och för er som arbetsgivare.
I denna fas följer den upphandlande organisationen upp dina åtaganden som leverantör. I kontraktsvillkoret i upphandlingen finns de mätbara mål som ligger till grund för uppföljningen.
Avstämningar kan ske vid avstämningsmöten under kontraktets gång och genom att du som leverantör rapporterar på en övergripande nivå till den avtalsansvariga. Av formuläret för egenrapportering framgår vilka uppgifter som ska lämnas. Vid kontraktets slut är det lämpligt att hålla ett avslutningsmöte.
Stöddokument i förvaltafasen:
När och hur ofta uppföljningen sker beror i hög grad på omfattningen (storleken) på upphandlingen och antalet individer som erbjuds sysselsättning enligt kontraktet. Genom att boka regelbundna möten med dig som leverantör kan den upphandlande organisationen följa upp villkoren avseende sysselsättning och vid vilken eller vilka tidpunkter som egenrapportering ska lämnas.
Vem som har huvudansvaret för att genomföra uppföljningen kan variera mellan olika upphandlande organisationer. I vissa organisationer är det upphandlingsfunktionen som ansvarar för uppföljningen. I andra organisationer kan uppföljningen hanteras av den kommunala arbetsmarknadsförvaltningen eller liknande funktion. Uppföljningen kan genomföras med egna resurser hos den upphandlande organisationen eller med hjälp av ombud för organisationen.
Uppföljningen av de sysselsättningsfrämjande villkoren kan ske i dialog mellan dig som leverantör och den upphandlande organisationen. Den kan även ske genom att ni som leverantör lämnar rapportering om vilka anställningar/praktikplatser som har gjorts. Vid kontraktets slut är det lämpligt att genomföra ett avslutningsmöte.
För att säkerställa att alla åtaganden fullgjorts kan det i ett första steg vara tillräckligt att begära in uppgifter på en övergripande nivå. Som leverantör rapporterar du om detta i enlighet med formuläret för egenrapportering. Av formuläret för egenrapportering framgår vilka uppgifter som ska lämnas.
Lärande exempel: Trafikverket: “Följ upp sysselsättningskraven och berätta om resultaten”
I samband med att man följer upp sysselsättningsfrämjande villkor kan det bli nödvändigt att ta del av personuppgifter. Vid all behandling av personuppgifter gäller dataskyddsförordningen (Europaparlamentets och rådets förordning 2016/679/EU (GDPR)). Upphandlande myndigheter måste säkerställa att man behandlar personuppgifter i enlighet med GDPR.
Upphandlande organisationer kan som ett första steg genomföra uppföljningen utan att behandla personuppgifter. Uppgifter kan tas in på en övergripande, aggregerad, nivå och uppföljning kan ske utan att den upphandlande organisationen tar del av personuppgifter.
GDPR och behandling av personuppgifter hos Integritetsskyddsmyndigheten