Framgångsfaktorer för sysselsättningskrav
Sätt upp tydliga mål och inta leverantörens perspektiv. Här får du sex tips för att lyckas skapa sysselsättning genom offentlig upphandling.
Innehåll på denna sida
När en offentlig organisation ställer sysselsättningskrav i sin upphandling innebär det att den vinnande leverantören ska åta sig att ge praktikplats eller anställning åt en eller flera personer som har svårt att komma in på arbetsmarknaden. På så sätt kan fler komma in i jobb och få viktig arbetslivserfarenhet, samtidigt som leverantören får möjlighet att hitta ny kompetens.
1. Tydliga beslut och stöd från ledningen
Beslutsfattare och ledning i stat, regioner och kommuner behöver först och främst ha en tydlig strategi och förankrade styrdokument. Det kan vara i form av regleringsbrev, regeringsuppdrag eller upphandlingspolicy. Genom att den politiska viljan finns uttryckt i budget, policy eller riktlinjer är det lättare för tjänstemän att arbeta med frågan. En upphandlingspolicy kan till exempel ge riktlinjer om att väga in sociala hänsyn, använda reserverad upphandling eller att uppfylla ett politiskt arbetsmarknadsmål vid upphandling.
2. Gör en branschanalys
Genom att göra en branschanalys är det möjligt att avgöra om en specifik bransch lämpar sig för sysselsättningskrav. För att avgöra utvecklingen inom branschen och om det råder arbetskraftsbrist eller -överskott kan man till exempel ta kontakt med arbetstagar- och arbetsgivarorganisationer inom branschen och arbetsförmedlingens yrkesprognos.
3. Förstå leverantörens förutsättningar
Sysselsättningskrav i offentlig upphandling kan förändra leverantörens förutsättningar att delta i en upphandling. Faktorer som arbetsmiljö, utbildning och handledning kan påverka möjligheterna. Det bör inte vara oproportionerligt svårt för små och medelstora företag att delta i en upphandling. Samtidigt är sysselsättningskrav en möjlighet för leverantören att säkra sin kompetensförsörjning när det råder brist på arbetskraft.
Att vara transparent och tidigt i processen föra dialog med marknaden om möjligheterna att ställa sysselsättningskrav är ett sätt att förbereda inför en upphandling.
Det finns också flera sätt att anpassa en upphandling för att bidra till ökad sysselsättning, till exempel genom att ställa dialogkrav eller tillämpa reserverad upphandling. Genom att dela upp en upphandling i mindre delar går det att underlätta för små företag att lämna anbud.
4. Förbered matchningsprocessen
Att matchningsprocess är smidig är en viktig framgångsfaktor för att lyckas med upphandling med sysselsättningskrav. Arbetsmarknaden och kompetensbehoven skiftar i olika delar av landet och efter konjunktur. Därför bör den lokala eller regionala arbetsmarknaden analyseras innan man ställer sysselsättningskrav.
Den vinnande leverantören bör också erbjudas stöd i matchningsprocessen för att hitta lämpliga kandidater till de praktikplatser eller anställningar som anges i kontraktet.
Arbetsmarknadsanalys och matchning kan med fördel hanteras av den kommunala arbetsmarknadsförvaltningen, Arbetsförmedlingen eller en privat matchningsaktör. Även arbetsintegrerande sociala företag kan hjälpa till med matchning.
5. Samverka internt och externt
En annan viktig framgångsfaktor är ett väl fungerande samarbete mellan upphandlingsenhet, intern eller extern arbetsmarknadsaktör och leverantör genom hela inköpsprocessen. Därför behövs god förståelse och kunskap hos alla parter om vad sysselsättningskrav är och vad de kan användas till. Det behövs också rutiner och en intern struktur som gör samarbetet smidigt.
6. Följ upp ställda krav
Den upphandlande organisationen ansvarar för att följa upp ställda krav i upphandlingen och att leverantören uppfyller sina åtaganden enligt kontraktsvillkoren. Tillräckliga resurser och kompetens för att genomföra uppföljningen måste finnas. Ansvaret kan ligga hos upphandlingsfunktionen eller arbetsmarknadsförvaltningen och kan utföras av interna eller externa resurser.
Redan vid upphandlingens början bör man besluta om vem som ansvarar för att genomföra uppföljningen.
Så här togs framgångsfaktorerna fram
December 2019 avslutade Upphandlingsmyndigheten det EU-finansierade projektet Sysselsättning genom offentlig upphandling. Projektet tittade under arbetet närmare på vad som krävs för att lyckas med upphandling med sysselsättningskrav. Utifrån två riskanalyser och flera lärande exempel från Sverige och övriga EU identifierades de sex framgångsfaktorerna. De presenteras närmare i projektets slutrapport.
Resultatet av projektet är en modell för sysselsättningskrav i offentlig upphandling med stödmaterial som ger hjälp till alla involverade parter.