Förhandlat förfarande mötte behov av engångsförkläden

Mot bakgrund av tidigare misslyckanden, med ett bristande intresse från tänkbara leverantörer, stod det tidigt klart att ”bara” incitamentet att få leverera stora volymer inte var tillräckligt. En lyckad innovationsupphandling skulle kräva helt nya grepp:  

• en projektgrupp med bred kompetens och branschkännedom inom miljöfrågor, marknad, sjukvård och innovationsfrågor bildade en testpanel och arbetade med de funktionella kraven på produkten 
  
  
• till sin hjälp hade de bland annat en erfaren industridesigner. Genom att visa på utvecklingsmöjligheter för en enkel produkt som engångsförkläden på rulle fungerade som inspiratör för potentiella anbudsgivare och på ett konkret sätt knöt samman verksamhetens önskemål och krav mot industrin. 
  
  
• konsultföretaget SWECO anlitades på ett tidigt stadium för att säkerställa att upphandlingsunderlaget – och de offererade produkterna – skulle uppfylla målet om minsta möjliga klimatpåverkan, även när faktorer som transporter, tillverkningsmetod med mera togs med i beräkningen. 

• utöver produktens klimatpåverkan utvärderades även andel förnybart material, utformning, design och kvalitetsupplevelse, leveranstid samt pris. 

Projektgruppen arbetade aktivt med att identifiera och inspirera lämpliga leverantörer att delta i upphandlingen. För att skapa ytterligare intresse och som ett sätt att arbeta fram bästa tänkbara upphandlingsunderlag anordnades ett antal öppna dialogmöten, där branschföreträdare fick möjlighet att träffas, få information om processen, ställa frågor och ge sina synpunkter. En särskild anbudsskola anordnades för att underlätta för oerfarna aktörer att lämna anbud. 

En första selektering av anbudsgivare gjordes i form av en inbjudan där potentiella anbudsgivare fick ansöka om att lämna anbud. Samtliga fyra företag som ansökte, godkändes också som anbudsgivare. 

När anbudstiden gått ut, hade samtliga godkända företag lämnat anbud och var sin prototyp. Denna behövde inte vara industriellt tillverkad, men skulle motsvara kvaliteten på ett maskintillverkat förkläde.

Region Skåne gjorde en preliminär utvärdering, där samtliga krav och kriterier granskades. Anbudsgivarna bjöds sedan in till förhandling där de fick presentera sina anbud och fick feedback som bland annat innefattade hur de låg till i förhållande till utvärderingsmodellen. Därefter hade parterna en dialog, där den upphandlande myndigheten gav vägledning till anbudsgivarna för att hjälpa dem förbättra sina anbud. Förfarandet skedde enligt en strikt modell, där alla anbudsgivare gavs samma möjligheter och utan att någon anbudsgivare fick veta hur deras anbud låg till jämfört med konkurrenterna. 

I samband med denna dialog presenterades också modellen för ett omställningsbidrag till vinnande leverantör. Genom att modellen var kopplad till utvärderingsmodellen, blev det finansiella bidraget högre ju bättre anbudet presterade. Tanken var att detta skulle sporra anbudsgivaren att utveckla sin produkt ytterligare. 

Anbudsgivarna fick vid ett andra förhandlingstillfälle, presentera de ändringar de ville göra. Om ändringarna påverkade produkten, fick de även inkomma med en ny prototyp. 

Baserat på denna process gjorde den upphandlande myndigheten en slutgiltig utvärdering som ledde till att en vinnare utsågs. Således genomfördes en lyckad innovationsupphandling av klimatneutrala engångsförkläden för sjukvården, med en produkt som med råge mötte de uppställda kraven. 

En jämförelse av anbuden före och efter det förhandlade förfarandet, visar att anbuden blivit bättre på nästan samtliga punkter. Den vinnande produkten hade exempelvis ökat andelen förnybart material från 84 till 91 procent, samtidigt som priset hade förhandlats ned med 25 procent. Dessutom förbättrades förklädets utformning, design och upplevda kvalitet avsevärt. Den enda utvärderingsfaktor som inte påverkades av det förhandlade förfarandet var leveranstiden. 

För sjukvården i Region Skåne innebär introduktionen av klimatneutrala engångsförkläden en rejält minskad klimatpåverkan. Genom den testpanel av brukare som deltog i projektet, har även olika krav på funktionalitet kunnat tillgodoses. Testpanelen var även delaktiga i utvärderingen av förklädena och genomförde tester i klinisk miljö. Både förpackning och förkläde har på detta sätt vidareutvecklats och förbättras även efter avtalstecknandet. 

För Region Skåne innebär projektet inte bara att man lyckats stimulera fram en utveckling som lett till en klimatneutral produkt. Materialet har dessutom en enorm potential i andra produkter på marknaden som helt eller delvis består av fossila plaster. Upphandlingen kan därför ge stora synergieffekter och den har haft effekten att generera nya arbetstillfällen för regionen. 

Region Skåne har även lyckats skapa en modell för hur en innovationsupphandling kan genomföras, med lärdomar – och nyutvecklade material – som kan implementeras i framtida processer. 

Processen som beskrivs i korta drag ovan är ovanligt komplicerad och arbetskrävande mot bakgrund av att den gäller en enskild, relativt okomplicerad, produkt. Det har även inneburit en mer kostsam process, som denna gång delfinansierats av Energimyndigheten. 

Det är dock viktigt att komma ihåg att processen designats för att ge erfarenheter, kunskap och rutiner som ska kunna implementeras i framtida processer. 

Några centrala lärdomar som dragits är: 

• Det är långt ifrån självklart att ”bara” incitamentet att få leverera stora volymer är tillräckligt för att få in attraktiva anbud. Aktiviteter för att fånga marknadens intresse är av stor vikt för att attrahera potentiella, kvalificerade anbudsgivare att delta i upphandlingen. 
  
  
• En väl genomförd innovationsupphandling leder inte bara till utvecklingen av en ny produkt, som inte funnits på marknaden tidigare. Den kan även ge katalytiska effekter både hos upphandlaren och hos de företag som deltar i upphandlingen. Exempel på sådana effekter är ny kunskap som kan implementeras i effektiva processer och tekniksprång som underlättar upphandling och utveckling av framtida produkter, där till exempel nyutvecklade, klimatneutrala material är en del av lösningen. 
  
  
• Produktutvecklingen är inte färdig när upphandlingen avslutas utan fortsätter även efter tilldelningen. Dialogen och det fortsatta samarbetet mellan inköp och leverantör är därför viktigt även efter upphandlingen genomförts för att säkerställa ett bra slutresultat.