Enskilda dialoger inför upphandling av en kabinettdiskmaskin
- Tidig dialog
Statens veterinärmedicinska anstalt (SVA) genomförde en upphandling av en kabinettdiskmaskin, något som används för rengöring av förvaringsburar för djur. Fördelen med att använda sig av dialog är att de som är specialister på det som ska upphandlas kan lämna synpunkter och tankar, enligt den ansvariga upphandlaren. För att säkerställa att kraven var rimliga stämdes de av med leverantörerna.
Innehåll på denna sida
En befintlig kabinettdiskmaskin i djurhuset vid SVA skulle ersättas. Den specifika diskmaskinen är så stor så att det är möjligt att gå in i den. Därför behövde maskinen platsbyggas. Ambitionen var att den nya kabinettdiskmaskinen skulle finnas på plats under efterföljande vår och avtalet skulle omfatta leverans och installation av maskinen.
Intern referensgrupp och enskilda dialoger
Upphandlingen genomfördes med stöd av en leverantörsdialog. Det hade gått lång tid sedan den tidigare maskinen köpts in, varför det inte längre fanns kompetens hos SVA gällande denna typ av maskin. Arbetet inleddes med en analys av leverantörer på marknaden. SVA pratade med andra upphandlande myndigheter som gjort upphandlingar av kabinettdiskmaskiner, besökte en mässa och genomförde undersökningar på internet. Det fanns två leverantörer i Europa för denna typ av maskin med återförsäljare i Sverige.
Det bildades en referensgrupp. Gruppen bestod av personal vid SVA som arbetade med diskmaskinen, teknisk personal som servar maskinen, chefen för djurhuset, en projektledare och upphandlingschef. Referensgruppen tittade på andra kabinettdiskmaskiner.
I referensgruppen tog de fram frågor till leverantörerna och träffade de två leverantörerna var för sig för i en enskild dialog. Alla i referensgruppen fick möjlighet att ställa frågor till leverantörerna och leverantörerna fick i sin tur beskriva sina produkter och vad de kunde erbjuda. Frågorna var bland annat kopplade till vilken funktion maskinen kunde erbjuda, exempelvis:
- hur lång tid varje dag diskmaskinen kan användas, hur lång tid efter diskning det tar innan diskade djurburar är torra
- vilka material olika delar av diskmaskinen är gjorda av.
För att säkerställa att kraven var rimliga stämdes de av med leverantörerna i vissa fall. Några detaljkrav togs även fram internt inom myndigheten. Det handlade om vilka mått som diskmaskinen skulle ha för att passa in i lokalen, olika krav på tekniska installationer som el, vatten och värme, CE-märkning och att vissa standarder skulle vara uppfyllda. Andra krav som ställdes var att det måste finnas en serviceorganisation, tillgång till reservdelar och ett avtal om maskinen går sönder.
Det färdiga förfrågningsunderlaget gick och de två företag som hade deltagit i dialogerna lämnade in anbud. En månad senare fattade SVA beslut om att tilldela avtalet till den anbudsgivare som lämnade det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
Framgångsfaktorer och utmaningar
Fördelen med att använda sig av dialog är att de som är specialister på det som ska upphandlas kan lämna synpunkter och tankar, enligt den ansvariga upphandlaren. Det är självklart bra när behovet är tydligt och konkret, vilket var fallet med kabinettdiskmaskinen. Det var verkligen en styrka att leverantörerna fick komma med synpunkter i dialogen.
Det var en bra form att använda sig av dialog i denna upphandling. Det är emellertid viktigt att ställa samma frågor till de båda leverantörerna för att kunna utvärdera svaren i dialogen. I denna upphandling började de med en marknadsundersökning för att få reda på vilka leverantörer som finns på marknaden. På så sätt fick de reda på vilka som kunde leverera en lösning på det konkreta behovet. Det är bra att lägga tid och kraft att hitta leverantörer från början som kunde leverera en lösning på det konkreta behovet enligt upphandlingsansvarig.
Utmaningen var att ställa krav som inte skulle utestänga någon. Det är viktigt att kravspecifikationen är transparent och öppen. SVA lade ner mycket tid på att få till bra skrivningar i upphandlingsdokumenten.
Lärdomar och rekommendationer
Dialog är nödvändigt vid mer komplicerade frågor såsom IT-tjänster för att få information om olika lösningar på behovet. Dialog behövs inte i samma utsträckning för upphandlingar av mer standardiserade tjänster, menar den ansvariga upphandlaren.
Det är viktigt att göra en ordentlig marknadsundersökning innan dialogen. Ett tips är att ta till extra tid för marknadsundersökningen och dialogen och låta dessa delar ta den tid som de tar.
Det finns goda möjligheter att spara pengar på att använda sig av dialog. Om en upphandlande myndighet eller enhet har använt sig av leverantörsdialog så får den mer information om vad marknaden kan erbjuda. Då finns det större sannolikhet att de krav som ställs är rimliga och inte driver kostnader. I vissa fall kan det finnas en risk att man ställer icke relevanta krav som ingen leverantör kan uppfylla. I ett sådant fall kan upphandlingen behöva göras om, vilket kostar pengar för den upphandlande organisationen.
Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig hos Statens veterinärmedicinska anstalt.