Både dialog och funktionskrav för ramavtal för städning
- Funktionskrav i upphandling
Att få leverantörer till städning av kommunens lokaler och kommunala bolags lokaler i sex geografiska områden var behovet för en upphandling i Västerviks kommun. Ramavtalet skulle avse städning i förskolor, skolor, fritidsgårdar, verksamhets- och förvaltningslokaler.
Innehåll på denna sida
Syftet med upphandlingen var att få leverantörer som kunde genomföra uppdraget med hög kvalitet för att skapa en god arbets- och inomhusmiljö till ett förmånligt pris. Upphandlingen förbereddes med dialoger och fördjupande samtal och ledde till att åtta anbud inkom.
Kommunen genomförde dialog med potentiella leverantörer som en del av marknadsanalysen. I vissa delar av förfrågningsunderlaget ställdes dessutom funktionskrav för den efterfrågade tjänsten.
I tidigare upphandlingar hade kommunen enbart haft lägsta pris som tilldelningskriterium och krav på exempelvis hur ofta olika rum skulle städas. Kommunen ville denna gång:
- få in bättre anbud och ett bättre grepp om kvalitetssäkringen av hur entreprenören städar
- veta hur entreprenören hanterar vikarier och utbildar personal
- utforma upphandlingen så att det skulle finnas underlag för heltidstjänster
- skapa en bättre kommunikation mellan arbetsledaren och kontaktpersonen för respektive geografiskt område.
Genomförande
Arbetet inleddes med att kartlägga vilka förbättringsmöjligheter det fanns i förhållande till det tidigare avtalet.
Västerviks kommun kallade till ett samråd med leverantörer inför upphandlingen. 22 företag blev inbjudna och 13 kom. Det var viktigt att lyssna på leverantörernas synpunkter och kommunen var intresserad av att veta hur leverantörerna arbetade med vissa sociala frågor. Det visade sig att företagen var positiva till att dela med sig av erfarenheter och lämna synpunkter, i högre omfattning än vad kommunen hade väntat sig.
I förfrågningsunderlaget fick anbudsgivarna beskriva ett typfall för hur en regelmässig städning av en grundskola (F–6) med en städyta om 2 500 kvadratmeter och 175 elever skulle genomföras. Beskrivningen skulle bland annat omfatta städteknik, bemanning, genomförande (även vid extra smuts på grund av dåligt väder) och klagomålshantering.
Upphandlingen förbereddes väl med dialoger och fördjupade samtal. Kommunens expertis på miljö- och byggfrågor, som bland annat använde de allmänna råden om städning från Folkhälsomyndigheten, deltog i arbetet. Dessutom valde kommunen att ta stöd av en konsult med städ- och upphandlingskompetens. Förberedelserna inleddes ett och ett halvt år innan avtalet skulle träda i kraft. Åtta anbud kom in, tre leverantörer kontrakterades och priserna blev lägre än i det tidigare avtalet.
Organisation
Upphandlingsavdelningen genomförde hela arbetet tillsammans med en referensgrupp. I referensgruppen satt det bland annat representanter från skola och förskola, då de stora utmaningarna under den förra avtalsperioden hade varit städningen där. Upphandlingsavdelningen hade ingen egen kompetens inom städområdet. Men en beställare med ansvar för en del av avtalen för städning deltog.
Styrkor i frågan om vad, inte hur
Funktionskrav handlar om vad som ska göras och inte hur, när och var saker ska göras. Detta tycker ansvarig upphandlare på Västerviks kommun var en styrka i den aktuella upphandlingen.
Fastighetsägarna var involverade tidigt i upphandlingsprocessen och det var viktigt. Ibland kan dåligt underhåll av en lokal kopplas till att städningen inte utförts på rätt sätt, men så behöver det inte vara. Det var viktigt att fastighetsägarna talade om var underhållet var dåligt så att det blev tydligt.
Grundligt arbete en framgångsfaktor
Enligt den ansvariga upphandlaren var den främsta framgångsfaktorn att man gjorde ett grundligt förarbete. Det är viktigt att förbereda upphandlingen noggrant, vilket gör att det är lättare att följa upp avtalet.
Målet för upphandlingen var att få bättre kontroll över området och att undvika att detaljstyra leverantörerna. Detta visade sig också bli fallet. Utmaningarna var att det fanns höga förväntningar från referensgruppen att städningen skulle förbättras och det var många som var tveksamma till det nya sättet att upphandla. Upphandlingsavdelningen lyckades dock övertyga gruppen att detta var ett bra sätt att arbeta.
Lärdomar och rekommendationer
Det är alltid en svårighet att man måste kunna mycket om det område man upphandlar. Har man inte så mycket kunskap inom ett område är det bra att använda sig av funktionskrav, menar upphandlingsansvarig. Vidare underlättar funktionskraven uppföljningen av avtalet. Då det gäller dialog är det viktigt att våga mer och använda sig av dialog genom att begära in förslag från entreprenörerna.
Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig i Västerviks kommun.