E-handel ger bättre styrning av inköpen
- E-handel
På Stockholm Vatten och Avfall (SVOA) sker nästan alla beställningar med elektronisk inköpsorder. I princip samtliga varor, tjänster och entreprenader är beställningsbara i e-handelssystemet, vilket ger kontroll över inköpen och hur man svarar upp mot avtalen. E-handeln ger goda förutsättningar för inköpsstyrning.
Innehåll på denna sida
– Systemet skapar framförhållning. Hela poängen är att budgetansvarig chef ska få koll på inköpen innan det dimper ner en faktura. Det ger oss verklig möjlighet att styra, säger Jenny Bengtsson, tidigare enhetschef för upphandling på SVOA.
Struktur viktigt nyckelord
SVOA är en stor beställare av entreprenader och har också flera hundra ramavtal i olika kategorier. Struktur är ett nyckelord i sammanhanget. SVOA har väl inarbetade rutiner för nya avtal, där leverantörerna kontrolleras och läggs upp i e-handelssystemet. Alla beställningar attesteras elektroniskt av behörig person enligt företagets delegationsordning innan de skickas till leverantör. Alla beställare i organisationen vet att de måste lägga en elektronisk inköpsorder och ha ett inköpsordernummer att kommunicera till leverantören.
– Leverantören ska alltid kräva att få ett inköpsordernummer från oss när vi beställer, säger Jenny Bengtsson.
Bolaget har styrdokument som tillsammans med riktlinjer och instruktioner reglerar e-handeln. Eftersom inköpen kan göras av de flesta medarbetarna i organisationen är styrningen en trygghet. Responsen från medarbetarna har i huvudsak varit mycket god, även om det internt finns utmaningar.
Uppföljning av verksamheten
Eftersom inköpen sker elektroniskt kan man få god uppföljning. Cheferna i verksamheten använder inköpsrapporter för att följa upp sin verksamhet.
– Det är mitt tips till andra, att införa e-handel på allt. Minsta lilla du undantar så får du inte hela bilden, säger Jenny Bengtsson.
SVOA har sedan hösten 2019 en ny upphandlingschef som heter Anette Eriksson.
– Vi arbetar nu med att se över processen för avtalshantering samt genomför en utredning inför att införa kategoristyrning, säger Anette Eriksson.
Tips och råd till andra
- Inför e-handel för både varuavtal och tjänsteavtal – in med allt i systemet – det går!
- Tänk igenom era processer och delegationsordningar, och våga ifrågasätta attestordningar.
- Bygg en tydlig inköpsorganisation.
- Ha ett tydligt ägarskap för processen från inköp till betalning. En stor fördel är om ägarskapet finns hos avdelningen för upphandling och inköp som ansvarar för avtalsuppföljning.
- Följ upp aktivt och använd uppföljningen för att styra mot rätt avtal.