Start
Möte mellan personer i kontorsmiljö

Botkyrkas samarbete gav bättre priser och minskat sortiment

Publicerad 26 oktober 2021

Genom att gå ihop med andra kommuner kunde Botkyrka kommun minska sortimentet från 2 000 till 350 artiklar. I och med att volymerna på produkterna blev så stora kunde de även ställa högre klimat- och miljökrav än tidigare och ändå få attraktiva priser.

Botkyrka kommun ska vara klimatneutrala år 2025. De är redan fossilbränslefria och har nu tagit steget till att minska klimatpåverkan från sina inköpsgrupper.  En av utmaningarna var att öka volymerna, för att på så sätt få kvalitativa och mer klimat- och miljöanpassade produkter till ett lägre pris. 

- För att bli mer attraktiv för marknaden behöver man komma upp i volym, säger Evelina Eklund Dahane, ansvarig upphandlare på Botkyrka kommun. Vi är 95 000 invånare i Botkyrka. Att ligga i framkant innebär mer arbete för leverantörerna, och för att göra den utveckling som behövs behöver de vara garanterade stora volymer. 

Gemensamma prioriteringar över partigränser

2012 inledde Botkyrka kommun ett samarbete med Nykvarn, Södertälje, Salem, Huddinge, Haninge, Tyresö och Nynäshamns kommuner – Södertörnssamarbetet. Kommunerna har olika politiska majoriteter men har tagit fram gemensamma prioriterade områden där man ser att man blir starkare av samarbete. Ett av dessa prioriterade områden är klimat. Totalt inom samarbetet finns ungefär 500 000 invånare.

"Det är en mycket stor fördel att ha en plattform där politikerna ställer sig bakom prioriteringar och åtgärder."

Gunilla Isgren, miljöutredare på Botkyrka kommun.

- Det är en mycket stor fördel att ha en plattform där politikerna ställer sig bakom prioriteringar och åtgärder. Att få flera kommuner att samarbeta kan vara svårt, men när det finns en politisk vilja och en plattform går det, säger Gunilla Isgren, miljöutredare på Botkyrka kommun.

Södertörnssamarbetet är ett ständigt pågående samarbete. När avtalstider inom ett område löper ut för flera aktörer samtidigt kan man genomföra gemensamma upphandlingar. 2017 inledde Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nynäshamn och Tyresö ett sådant samarbete för upphandling av papper och produkter av plast, städmaterial och rengöringsmedel. 

Kartlägga och ifrågasätta behovet av varje produkt 

Först kontaktade de sina leverantörer för statistik på vad de handlade upp och i vilka volymer. Totalt var det 2 000 produkter. I en del fall rörde det sig om samma produkter eller snarlika produkter men i andra fall var det helt olika produkter. Därefter inleddes det stora arbetet att ta fram vilka produkter som egentligen behövs inom de olika verksamheterna i respektive kommun. 

Att förändra det som köps in är en större fråga än bara inköp, och det behövs dialog med många delar inom kommunen. Produkter som ingår i avtalet kan exempelvis vara kopplat till ett tjänsteavtal såsom städservice. De tunna plastpåsarna som brukar finnas i papperskorgen under skrivbordet, kan de tas bort helt eller påverkar det kanske även städavtalet? 

Ett annat exempel kan vara engångsartiklar av plast som ofta har använts vid utflykter. Här finns likartade produkter som är baserade på material som är förnybara. Inte minst viktigt är det att se över möjligheten att ta med matsäck som inte kräver bestick och tallrikar.

Olika kompetenser och tät dialog 

För varje produkt behövde de fundera på om den ska vara kvar eller om den ska bort, och i så fall om man måste se över rutiner och avtal.  Men att besluta över rutiner och avtal ingick inte i deras arbete, så sådana frågor behövde tas vidare till andra delar av kommunen. 

"Utmaningen med varuupphandlingar generellt är att hitta kravställare som besitter rätt kompetens."

Evelina Eklund Dahane, ansvarig upphandlare på Botkyrka kommun.

- Utmaningen med varuupphandlingar generellt är att hitta kravställare som besitter rätt kompetens. Därför har vi i den här upphandlingen knutit till oss kompetenser från vitt skilda områden. En arbetsgrupp bildades bestående av kompetens inom kemikalier, klimat, hållbarhet och arbetsmiljö, säger Evelina. Vi har också haft en tät dialog med verksamheterna för att få kunskap om hur produkterna används i dagsläget och vilka framtida behov som finns.  

Minskat sortiment med pedagogiska symboler

Samarbetet har nu fått ner sortimentslistan från 2 000 produkter till 350. Konkret innebär det produkter med ett tiotal snarlika varianter nu endast finns i ett fåtal varianter istället.

Nästa steg är att nå ut till beställarna för att de faktiskt ska beställa de produkter som gruppen har tagit fram. Alla produkter är tillgängliga i systemet, men alla är inte önskvärda att beställa. Och det är där det ofta brister. Många verksamheter är vana att kunna välja, och undrar varför de bara kan välja mellan så få saker. 

-  De som jobbar i förskola och äldreomsorg är ofta superstressade, vi kan inte kräva att de ska läsa långa listor med vad de ska beställa. Därför är det viktigt att ha pedagogiska inköpssystem med symboler så att man snabbt kan se att det är Fairtrade, klimat- och miljövänligt eller liknande. Men vi måste också förklara att vi nu har mål för klimat och budget, och då gäller det här, säger Evelina.   

Botkyrka kommuns tips för att minska antalet produkter

  • Planera in tiden.  Att minska sortimentlistan tar tid och innebär mycket arbete.
  • Utgå från behovet och prestandan i varje produkt. Kan samma produkt användas för flera saker?
  • Ha en ständig dialog med verksamheten. Dialog är viktigt både vid val av vilka produkter som ska tas bort och för att få verksamheterna att beställa det nya sortimentet.  

Relaterat innehåll

Färgglada plastprodukter som samlats för återvinning

Flera möjligheter att öka återvinningen av plast

För att klara Sveriges klimatmål och världens klimatutmaningar behöver återanvändningen av plast öka. Än så länge är efterfrågan på återanvänd plast låg, och därmed metoderna få och utbudet litet. Men offentlig sektor kan genom sina upphandlingar ge leverantörerna möjligheten att växla upp.

Gröna plastlådor  med återvinningssymbol, fyllda med plastflaskor

Uppsala kommun minskar plasten med plastmål

Varje år orsakar de största kommunerna i Östra Mellansverige 4000 ton koldioxidutsläpp, bara genom sin användning av arbetsmaterial av fossil plast, som till exempel skoskydd, handskar och soppåsar. Uppsala kommun har arbetat aktivt för att minska sina utsläpp.