Eskilstuna sparar pengar med strategiska inköp

Vid omtaget skapades pilotkategorier för att testa metodiken. Man valde områdena "Fordon och transport” och ”Möbler och inredning” och jämförde tidigare avtal med det faktiska utfallet, hur många enheter som verkligen köpte, på så vis fick man en helhetsbild.

Parallellt tog man fram underlag, mallar, en struktur och ett ramverk och tillsatte en styrgrupp, separat från koncernledningsgruppen. 

– Här har vår ekonomidirektör varit vår ambassadör för detta, utan den stöttningen hade vi inte nått så här långt, menar Tobias. Alltfler medarbetare insåg också värdet av kategoristyrning och ett strategiskt inköpsarbete, man såg fördelarna med att samverka med varandra, tillägger Anders. 

I nästa led gjorde man en översiktlig bedömning över vilka kategorier man skulle börja med. I kommunkoncernen finns tre stora köpare; kommunen, det allmännyttiga bostadsbolaget och energi- och avfallsbolaget. I samverkan mellan dessa tre gjordes en översiktlig bedömning över vilka kategorier man skulle börja jobba med. Bland de kategorier där man såg störst potential var byggentreprenader och anläggningsentreprenader. Därefter utvecklade man konceptet till att innefatta fler kategorigrupper.

Vid utvärderingen visade sig de största besparingarna vara inom fordon och transport, där ett nytt däckavtal resulterade i avsevärt lägre priser. Det goda resultatet i kategorin förklaras inte enbart av besparingar utan också av att en betydande del av fordonsflottan har bytts ut mot elbilar. Dessutom laddas elbilarna vid kommunens fastigheter och kostnaden ingår därmed i fastigheternas elkostnader. 

Vad gäller kategorin möbler såg man stora besparingar inom områdena vård och omsorg, samt förskolor och skolor. Under 2024 infördes dessutom inköpsrestriktioner i Eskilstuna kommuns verksamheter vilket sannolikt påverkade utfallet i flera underkategorier – framför allt inom möbler och inredning.

– Vi startade också ett nytt grossistavtal för livsmedel november 2024 som förväntas bidra ytterligare till lägre kostnader framöver. Och i takt med att fler produktkategorier läggs till kommer vi stegvis att kunna se en helhetsbild av hur kategoristyrningen bidrar till att minska kostnader för kommunkoncernens inköp, säger Tobias.

- Just nu jobbar vi med hur vi ska utvärdera och följa upp vårt arbete ytterligare. Vi har utvecklat en modell för att mäta de ekonomiska effekterna av vårt strategiska inköpsarbete, men när det kommer till att mäta klimatutsläppen har vi inte kommit lika långt, tillägger Tobias.

Att få gehör i organisationen är inte alltid lätt när det kommer till strategiska inköp och kategoristyrning och det kommer alltid vara en utmaning även framöver menar Tobias. 

– Det har tagit tid att komma dit vi är idag, men vi har lyckats förankra vikten av ett strategiskt inköpsarbete också i kommunkoncernledningen. Det har varit värt resan och de besparingar vi gör vad gäller både resurser och miljöaspekter i form av klimatutsläpp och det visar på nyttan vi gör, säger Tobias.

– Vi får ibland frågan varför man vill jobba strategiskt med kategoristyrning, och då måste man hitta rätt saker att trycka på i organisationen, visa vad ett strategiskt inköpsarbete kan leda till, potentialen, peka på goda exempel, vad det kan bidra till, menar han, då brukar förståelsen bli större.

Rådet de vill skicka med till andra är framförallt den viktiga aspekten av att få med sig hela organisationen och ha en tydlig förankring hos den högsta ledningen. 

– Idag arbetar vi tätt i dessa frågor med både förvaltningschef, ekonomidirektör, miljö- och samhällsbyggnadsdirektör och de kommunala bolagen, vilket är en viktig framgångsfaktor. Det är också viktigt att kontinuerligt se över bemanningen på inköpssidan och ha rätt personer på rätt position, menar Tobias och Anders.