Införa kategoristyrning eller inte?
Att införa kategoristyrning kan ge stora nyttor, men det är inte alltid rätt för alla och i alla situationer. För att lyckas behöver vissa grundförutsättningar vara på plats. Om inköpen i organisationen inte är samlade och man saknar överblick, kan det vara klokt att först fokusera på att skapa ordning och reda på sin inköpsdata.
Kategoristyrning blir aktuellt när organisationen har uppnått en viss struktur i inköpen och börjat arbeta mer strukturerat med sin inköpsdata. Samtliga förutsättningar behöver inte vara på plats för att man ska kunna komma igång. Några grundläggande delar bör dock fungera innan man startar arbetet med att etablera kategoristyrning.
- Policyer och riktlinjer för inköp är framtagna och används.
- Rutiner för beställningar och avtalstrohet är framtagna och fungerar i praktiken.
- Ekonomisystem och/eller e-handel/upphandlingssystem som kan ge data om inköpsmönster finns samlat för hela organisationen.
- Möjligheten finns att följa upp kostnader, leverantörer och avtalstrohet (även om data inte är fullständig).
- Organisationen har en inköpsfunktion eller samordnad inköpsroll som kan driva processen.
- Det finns en första version av ett kategoriträd (även om preliminär).
- Inköp ses som en naturlig del av verksamheten och hanteras i nära samspel med behovsägare – inte enbart som juridik eller avtalsproduktion.
- Grundläggande upphandlingsplanering finns, exempelvis en årlig upphandlingsplan.
- Organisationen har en viss vana att arbeta tvärfunktionellt.
Man bör alltså börja med kategoristyrning först när organisationen har ordning och reda i inköpen och har kommit i gång med ett mer strukturerat och strategiskt arbetssätt. Det krävs grundläggande systemstöd, en samlad inköpsfunktion samt att policyer och rutiner kopplade till inköpsverksamheten är på plats.
I arbetet med att införa kategoristyrning är det centralt att det finns ledningsstöd, mandat och vilja att pröva arbetssättet. Det är när dessa förutsättningar är uppnådda som Upphandlingsmyndighetens stöd bäst kan komma till nytta. Med några prioriterade pilotkategorier kan organisationen testa, lära och bygga vidare steg för steg.
Relaterat innehåll
Hög tid att använda inköp som det strategiska verktyget det är
Det finns höga förväntningar på att näringslivets innovationer ska lösa våra stora samhällsutmaningar. Men innovation kommer att krävas även i de offentliga affärerna för att Sverige ska lyckas med omställningen till ett hållbart samhälle.