Strategiska inköp – en nyckelfaktor för hållbarhetsmål

Till varje kategori har de också ett kategoriteam med en upphandlare, e-handelssamordnare och en ekonomiadministratör. Inköpsenheten leds av Camilla Pålsson och, förutom Anna för att se till hållbarhetsfrågorna, finns även en logistiker, en upphandlingsjurist och en utvecklare som arbetar i kategoriteamet vid behov.

– På så vis representeras helheten i teamet och det blir mer överskådligt och långsiktigt. Alla har ju inte en lika stor organisation som vi och inte samma möjligheter, men på det här sättet får vi en bra överblick, från inköpet hela vägen till leverantörsreskontran, säger Anna och Camilla.

Tillsammans tar teamet fram rutiner på hur man beställer på avtal, följer upp inköpsprocesser och funderar på mätetal även för hållbarhet. Den absolut största delen av Kungsbackas alla inköp går via e-handel, därför är det viktigt att e-handelssamordnare också finns representerade i kategoriteamet.

– Vi har en välfungerande rutin för e-handel, vilket gör våra inköp effektivare och mer strategiska och hållbara. Processen kräver i många fall minimal manuell hantering, och vi får samtidigt bättre kontroll och underlag för uppföljning, säger Anna.

Kungsbacka ställer höga krav på sina leverantörer. De utgår ifrån kommunens målsättningar och styrdokument som numera reglerar alltifrån klimatstrategier, materialflöden och fossilfria transporter till kemikalieplaner, avfallsplaner och cirkularitet.

– Vi är stolta över de krav vi ställer, vi står på oss och värnar vår integritet. Vi är tydliga med att vi lever med höga ambitioner och ställer därför också höga krav på våra leverantörer. Vi lägger också stor vikt vid leverantörsuppföljning för att se att allt blev som förväntat, säger Anna.

Både Anna och Camilla betonar att Kungsbacka har ett gott rykte bland leverantörer;

– Trots att vi ställer höga krav, eller kanske tack vare just det, får vi bra feedback. Vi har en god dialog med våra leverantörer, är konsekventa i våra inköp och har en bra upphandlingsprocess. Allt detta gör att vi ses som seriösa kravställare.

Det var en process att få med sig hela den kommunala organisationen i ett nytt arbetssätt men idag är arbetet med strategiska inköp vedertaget i organisationen. Det finns en annan tydlighet från ledningen - Kungsbacka kommun ska använda sina inköp som ett strategiskt verktyg för att nå sina mål. Att få gehör för en strategisk inköpsprocess i en stor organisation kan dock ha sina utmaningar.

– Med 7 500 medarbetare är det en utmaning att nå ut till alla, säger Anna och Camilla. Men vi måste ha tålamod och inte tappa engagemanget. Man får visa på de effekter vi gör genom strategiska inköp, analysera enskilda projekt för att göra det tydligt. Ibland får vi också visa exempel på hur det skulle se ut om vi inte jobbade strategiskt och kategoristyrt och vi kan peka på klimatpåverkan, hållbarhetsfrågor och överkonsumtion för att väcka intresset.

Kungsbacka har tagit fram olika utbildningspaket och man håller informationsträffar och workshops för nämnder, medarbetare och chefer där de utbildar i inköp och upphandling. Här försöker de visa på exempel, vad inköp innebär rent operativt och vad som händer om inte avtalen används korrekt.

Inköpsenheten deltar numera också på introduktionsdagar för nyanställda så att inköp blir en naturlig del i synsättet och arbetskulturen i Kungsbacka. Att bli inbjuden till introduktionsdagar var ett viktigt signalvärde för organisationen menar Anna och Camilla.

– Tidigare fick vi kämpa till oss utrymme och plats på möten, men idag bjuds vi in naturligt. Det tyder på ökad förståelse för inköpens betydelse och ger oss utrymme att lyfta vikten av leverantörs- och avtalsuppföljning, särskilt i tider av ekonomisk och välfärdsrelaterad brottslighet.

Anna och Camilla deltar också i flera nätverk, bland annat ett nationellt nätverk för hållbarhetsspecialister som arbetar med upphandling.

– Det är givande att få prata hållbar upphandling men den lilla klick som verkligen är insatta i miljöfrågorna och samtidigt förstår upphandling. Det är människor som fullt ut förstår den typen av frågor som vi arbetar med, hur komplext och viktigt det är, säger Anna.

Nätverket träffas fysiskt en gång om året och resten av mötena sker digitalt. De har också en gemensam teams-yta där de fortsätter diskussionerna, utbyter erfarenheter och hjälper varandra.

– I år är vi också finalister i Anbudspriset för vår rivningsentreprenad med fokus på återbruk, vi är bland topp tre och hoppas såklart på vinst. Då blir det ytterligare en arena för spridning, säger Anna.

På frågan vad som finns kvar att göra vill båda två få med fler medarbetare på resan framöver.

– Vi vill inte bli ”fat and happy”. Vi siktar framåt och vill komma längre. Det är ofta en utmaning med personalomsättning i förändringsresor, och vi vill sprida engagemanget till fler medarbetare. För att uppnå det finns mycket kvar att göra, så vi sitter inte sysslolösa, säger Anna och Camilla.

Kungsbackas höga ambitioner också är något som fler kommuner vill ta efter. Numera vänder sig många till Kungsbacka för att höra hur de jobbar och Anna och Camilla delar gärna med sig av sina erfarenheter och sprider kunskap via de olika nätverken de deltar i.

Efter att artikeln skrevs blev Kungsbacka kommun vinnare av anbudspriset 2025.