Ramverk för kategoristyrning
Kategoristyrning är ett arbetssätt för att omsätta det strategiska inköpsarbetet i praktiken och därmed skapa värde för hela organisationen – och i förlängningen bidra till samhällsnytta. Genom att dela in inköpsvolymen i inköpskategorier kan organisationen arbeta faktabaserat, strategiskt och långsiktigt med varje kategori – utifrån marknadsförutsättningar och verksamhetens behov. På så sätt blir kategoristyrningen en metod för att gå från reaktiv till proaktiv inköpsverksamhet, och ett verktyg för att driva verksamhetsutveckling.
Innehåll på denna sida
Här beskrivs det gemensamma ramverket för kategoristyrning som syftar till att ge en överblick över arbetssättet och förklara de aktiviteter och leveranser som är centrala i respektive del.
Informationen kan användas på flera sätt:
- Som en fördjupning i samband med Train-the-trainer-materialet
- Som underlag för diskussioner i ledningsgrupp eller kategoriteam.
- Som en fristående introduktion för den som vill förstå hur processerna är uppbyggda.
Ramverket för kategoristyrning består av två delar:
- Etablera kategoristyrning
- Kategoristyrningsprocessen
Den första delen, etablering, är ett inledande steg där grunden för kategoriarbetet inom organisationen byggs upp.
Kategoristyrningsprocessen utgör den andra delen i ramverket för kategoristyrning. Till skillnad från etableringsdelen beskriver processen det löpande och cykliska arbete som sker när kategoristyrningen är påbörjad i organisationen.
Kategoristyrningsprocessen består av två lager som samverkar. Det första lagret, Leda och styra kategoriarbete, beskriver den ledning och styrning av kategoriarbetet som sker i styr- och beslutforum. Det andra lagret, Utföra kategoriarbete, beskriver hur arbetet inom kategoriteamen genomförs och omsätts i praktiken.
De två lagren pågår ofta parallellt och återkommer kontinuerligt i organisationens kategoriarbete. De ingående delområdena inom kategoristyrningsprocessens lager Leda och styra kategoriarbetet är däremot inte numrerade då de kan aktualiseras vid olika tidpunkter i processen och genomföras i olika ordning.
Tillsammans utgör Etablera och Kategoristyrningsprocessen en helhet som gör det möjligt att bygga upp, leda och driva ett långsiktigt arbete med kategoristyrning.
Hur ramverkets delar omsätts i praktiken beror på organisationens förutsättningar och ambitionsnivå.
Etablera kategoristyrning
Etableringen är startpunkten för kategoristyrning i en organisation.
- Den handlar bland annat om att skapa förståelse och engagemang och: Ta fram en nulägesbild och ett första kategoriträd.
- Göra prioriteringar och peka ut pilotkategorier.
- Anpassa arbetssätt, styrmodell och forum till de egna förutsättningarna.
- Förankra kategoristyrning som arbetssätt och därigenom säkra mandat och resurser.
Syftet är att bygga en stabil struktur och förutsättningar för att arbetet ska kunna genomföras framgångsrikt.
Syfte
- Få en faktabaserad bild av vad organisationen köper, från vem, av vem och till vilket värde.
Huvudsakliga aktiviteter
-
Genomföra spendanalys utifrån leverantörsreskontra
-
Sammanställa inköpsdata
-
Strukturera inköpen i kategorier (kategoriträd)
Klartkriterier
- Inköp har kategoriserats och en övergripande analys av organisations inköp är gjord.
Syfte
- Identifiera förbättringspotential för att prioritera insatser som ger maximal nytta och långsiktig hållbarhet.
- Identifiera potential på kort och lång sikt.
Huvudsakliga aktiviteter
- Ta fram ett prioriteringssätt för inköpskategorier – prioritera kategorier utifrån t.ex. störst effekt och värde, såsom besparingsmöjligheter, innovation, hållbarhetsmål och beredskap.
- Ta fram en preliminär prioriteringsplan för kategoriarbete.
Klartkriterier
- Inköpskategorier är identifierade och prioriterade enligt tydliga kriterier. Det finns en plan för kategoriarbete med ett antal pilotkategorier.
Syfte
- Säkerställa att det finns tydliga beslutsvägar, organisation, kompetens och process för kategoriarbete.
Huvudsakliga aktiviteter
- Identifiera och utse ansvariga för kategoriarbete genom t.ex. intressentanalys.
- Anpassa styra- och genomföra-process till organisation, kompetens och beslutsvägar.
Klartkriterier
- Arbetsmetoden är anpassad till organisationen.
Syfte
- Koppla mål med kategoriarbetet till övergripande mål i organisationen.
- Skapa förståelse, engagemang och mandat från ledningen för att möjliggöra ett strategiskt arbete genom kategoriarbete.
Huvudsakliga aktiviteter
- Analysera hur kategoriarbete kan bidra till organisationens mål.
- Informera och utbilda ledning.
- Tydliggöra nyttan med kategoristyrning.
- Fatta beslut om införande.
Klartkriterier
- Ledningen har beslutat om införande i en för organisationen lämplig omfattning, förankrat budget samt gett ett tydligt mandat till organisationen.
Kategoristyrningsprocessen
Leda och styra kategoriarbete
Att leda och styra kategoriarbete handlar om att säkerställa att kategoriarbetet utvecklas i rätt riktning över tid och bidrar till organisationen övergripande mål.
Det innebär bland annat att organisationen:
- Kontinuerligt följer upp resultat och måluppfyllelse.
- Analyserar effekter och reviderar kategoristrategier.
- Beslutar om nya inköpskategorier, kategoristrategier och mål, prioriteringar och resurser.
- Hanterar hinder som uppstår.
Syftet är att skapa en långsiktig och systematisk styrning som bidrar till förankring, effektiv resursanvändning och hållbart värdeskapande.
Detta lager i ramverket speglar det arbete som sker i huvudforum och kategoriforum där beslut fattas, prioriteringar görs och riktningen för kategoriarbetet säkerställs.
Ladda ner presentationen: Börja arbeta kategoristyrt (29,0 mb)
Syfte
- Få en uppdaterad och faktabaserad bild av kategoriarbetets status och effekter. Identifiera behov av justeringar.
Huvudsakliga aktiviteter
- Gå igenom rapporter från inköpskategorierna (mål, aktiviteter, effekter).
- Analysera inköpsdata och måluppfyllelse.
- Identifiera behov av korrigeringar eller nya insatser.
Klartkriterier
- Uppföljningsrapporter är analyserade och diskuterade i forum. Behov av åtgärder är dokumenterade.
Syfte
- Säkerställa att varje inköpskategori har en aktuell strategi med tydliga mål och aktiviteter.
Huvudsakliga aktiviteter
- Uppdatera kategoristrategier baserat på analyser och insikter.
- Kategoriansvarig förankrar förslag i kategoriforum.
- Beslut om mål och aktiviteter fattas.
- Analysera inköpsdata och måluppfyllelse.
- Identifiera behov av korrigeringar eller nya insatser.
Klartkriterier
- Godkända, aktuella kategoristrategier finns för alla prioriterade inköpskategorier.
Syfte
- Rikta organisationens resurser dit de ger störst nytta.
Huvudsakliga aktiviteter
- Bedöma vilka inköpskategorier/initiativ som ska prioriteras framåt.
- Säkerställa resurser (personer, kompetens, tid, budget).
Klartkriterier
- Resursbeslut är fattade och kommunicerade. Plan finns för prioriterade inköpskategorier.
Syfte
- Möjliggöra stegvis utrullning av nya kategorier.
Huvudsakliga aktiviteter
- Diskutera förslag på nya kategorier utifrån prioriteringsregler, analyser och behov.
- Huvudforum/ledning beslutar om initiering.
Klartkriterier
- Beslut finns om vilka nya kategorier som ska startas, med bl.a. utpekad ansvarig och tidsplan.
Syfte
- Lösa problem som kategoriteamen inte kan hantera själva.
Huvudsakliga aktiviteter
- Identifiera hinder (resurser, mandat, målkonflikter).
- Styr-/beslutsforum fattar beslut om justeringar i strategi eller arbetssätt.
Klartkriterier
- Hinder är hanterade eller åtgärdsplan finns. Strategiska beslut är dokumenterade.
Syfte
- Skapa transparens och förankring i organisationen.
Huvudsakliga aktiviteter
- Kategoriansvariga rapporterar till huvudforum.
- Beslut och lärdomar kommuniceras till verksamheten och kategoriteamen.
Klartkriterier
- Beslut och uppföljningar är kommunicerade. Organisationen är informerad om läge och nästa steg.
Utföra kategoriarbete
Att utföra kategoriarbete handlar om att ta fram kategoristrategier och, efter beslut i kategoriforum, omsätta dem i praktisk handling. Här blir det tydligt hur samarbetet mellan inköp, verksamhet och leverantörsmarknaden skapar konkreta resultat och effekter.
Arbetet omfattar bland annat att:
- Analysera behov och marknadsförutsättningar,
- Utveckla och implementera kategoristrategier,
- Genomföra aktiviteter som följer den beslutade strategin.
Implementeringen kan omfatta allt från upphandlingar, projekt och leverantörsdialoger till förbättrade arbetssätt, innovation och utveckling av nya lösningar.
En central del är uppföljningen av effekter, för att säkerställa att resultaten blir bestående och bidrar till organisationens långsiktiga utveckling.
Syfte
- Skapa engagemang i det tvärfunktionella teamet.
- Få inblick och förståelse för vad som händer i inköpskategorin och verksamhetens behov. Ta reda på hur intressenter och övriga organisationen ska hållas informerade.
- Planera projektet, tid m.m.
Huvudsakliga aktiviteter
- Kickoff.
- Tidiga insikter – kategorikort.
- Projektplanering.
Klartkriterier
- En tydlig bild över verksamhetsbehovet och intressenter.
- Säkrat resurser och planeringsplan för projektet.
- Bekräfta den tilltänkta kategoristrategin.
Syfte
- Samla in riklig och detaljerad marknads-, leverantörs- och organisationsinformation för att skapa en förståelse för kategorin och de potentiella möjligheterna.
- Analysera informationen och få insikter genom att använda analytiska verktyg och metoder.
Huvudsakliga aktiviteter
- Information om: marknaden och potentiella nya eller alternativa marknader, leverantörer och potentiella nya leverantörer, kategorin och dess roll i organisationen m.m.
- Analysera information och insikter.
Klartkriterier
- Tillgänglig data är analyserad, insikter och rekommendationer för en potentiell kategoristrategi sammanställd.
Syfte
- Identifiera förbättringspotential, prioritera insatser från insiktsfasen.
Huvudsakliga aktiviteter
- Utveckla kategoristrategin och sammanfatta insikter.
Klartkriterier
- Färdigställd kategoristrategi.
Syfte
- Förverkliga kategoristrategin.
Huvudsakliga aktiviteter
- Implementeringsplan.
- Sätt och förankra roll och mandat.
- Säkerställ tillgång till stöd och resurser.
- Införa nya arbetssätt.
- Leda förändringsarbete
Klartkriterier
- Intressenter informerade och har tillgång till nödvändiga resurser.
- Genomförda och uppföljda aktiviteter.
Syfte
- Utvärdera och följ upp kategoristrategin som styr för att nå uppsatta mål. Lämpligt att se över strategin eller starta om?
Huvudsakliga aktiviteter
- Följ upp kategoristrategin och handlingsplaner.
- Ständiga förbättringar.
- Avtalsuppföljning och kontroll.
Klartkriterier
- Dokumentera insikter, potential- och förbättringsåtgärder.
- Förslag kring revideringar eller påbörja strategi/process på nytt.