Kan en anbudsbilaga på fel språk rättas, förtydligas eller kompletteras?

Hej,
Jag funderar över följande:
Om UM har angett i upphandlingsföreskrifterna att anbud ska vara skrivet på svenska och anbudslämnaren skickar in en begärd bilaga (inte intyg, certifikat eller liknande) skriven på engelska, finns det då något utrymme i lagen gällande komplettering att få ny bilaga skriven på svenska, eller måste anbudet förkastas i ett sådant fall?

Hej Peter!

Utgångspunkten är att ett anbud kan lämnas på vilket som helst av Europeiska unionens officiella språk. Den upphandlande myndigheten kan däremot besluta vilket språk som ska användas under förutsättning att kravet inte står i strid med de grundläggande upphandlingsprinciperna samt att det framgår av annonsen. Ett obligatoriskt krav på svenska som anbudsspråk omfattar även intyg och andra dokument som bifogas anbudsformuläret.

Rättelse, förtydligande och komplettering av anbud
Som utgångspunkt får den upphandlande organisation inte anta anbud som inte uppfyller de obligatoriska kraven, och det går inte att bortse från ett obligatoriskt krav som ställts upp av myndigheten. Det följer av de grundläggande upphandlingsprinciperna. En upphandlande organisation får dock under vissa förutsättningar begära att en leverantör rättar, förtydligar eller kompletterar sitt anbud.

En förutsättning för att rättelse, förtydligande och komplettering av anbud ska kunna genomföras är att anbudet inte ändras i sak. Åtgärden måste även vara förenlig med principerna om likabehandling och öppenhet.

Möjligheten att ersätta tidigare lämnade uppgifter regleras genom möjligheten till rättelse. Om det finns ett fel i ett intyg som utfärdats av tredje man och som lämnats in av leverantören, sker rättelse genom att leverantören lämnar in ett nytt, korrekt intyg. Ändring av uppgifter i ett anbud eller en anbudsansökan innebär emellertid en hög risk för brott mot likabehandlingsprincipen.

Gemensamt för termerna förtydliga och komplettera är att det inte handlar om att ersätta tidigare lämnade uppgifter med nya utan om att konkretisera dem på något sätt. Det innebär i praktiken att tidigare lämnade uppgifter på ett eller annat sätt konkretiseras och preciseras utan att de blir ersatta eller ändrade. Helt nya sakuppgifter kan inte tillföras ett anbud genom en komplettering eller ett förtydligande.

Vad som gäller i den beskrivna situationen
Högsta förvaltningsdomstolen har i HFD 2016 ref. 37 konstaterat att en upphandlande organisation har handlat rätt när den förkastat ett anbud som inte uppfyllt ett obligatoriskt krav och felaktigt när den godtagit ett anbud med bortseende från ett sådant krav. Vad gäller just språkkrav har dock kammarrätten bedömt brister i förhållande till sådana krav på olika sätt.

Kammarrätten i Jönköping har i mål nr 897–14, med stöd av proportionalitetsprincipen, beslutat att avstå från att strikt upprätthålla språkkravet när två bilagor i form av certifikat för kvalitets- och miljöledningssystem delvis var avfattade på engelska.

Kammarrätten i Sundsvall dömde på liknande sätt i mål nr 2502-19. Kammarrätten konstaterade att en uppgift som medför diskvalificering måste vara relevant för upphandlingen och inte av oväsentlig betydelse. Mot bakgrund av att uppgifterna inte var nödvändiga för upphandlingen ansågs det vara oproportionerligt att förkasta anbudet.

Kammarrätten i Sundsvall har dock i ett senare fall, mål nr 275-21, kommit till en annan slutsats gällande ett obligatoriskt språkkrav. Enligt kammarrätten innebar språkkravet i det fallet att samtliga handlingar som inte var på svenska behövde översättas. Det borde enligt domstolen vara underförstått för en rimligt informerad anbudsgivare. Kravet ansågs inte vara oproportionerligt eftersom det syftade till att möjliggöra en korrekt utvärdering av anbuden. Ett avsteg från språkkravet i förhållande till något språk skulle däremot stå i strid med principen om likabehandling.

Vidare kan nämnas ett flertal fall där domstolarna bedömt att en anbudsansökan eller ett anbud inte kan kompletteras med obligatoriska uppgifter (se bland annat Kammarrätten i Göteborgs domar i mål nr 7714-08, mål nr 6248-11, Kammarrätten i Stockholms domar i mål nr 3378-08, mål nr 7138-10, mål nr 1183-14 samt Kammarrätten Sundsvalls domar i mål nr 2699-08, mål nr 802-12, och mål nr 1220-13).

Sammanfattningsvis ska brister i förhållande till obligatoriska krav som utgångspunkt medföra att anbudet förkastas, om det inte bedöms oproportionerligt. Vidare kräver en åtgärd i form av rättelse, förtydligande eller komplettering att åtgärden faller inom ramen för principerna om likabehandling och öppenhet. Om den upphandlande organisationen inte kan säkerställa att detta krav tillgodoses bör åtgärden inte genomföras.

Läs mer 
Läs mer om Rättelse av fel, förtydligande och komplettering - får man godkänna att anbudsgivare kompletterar? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• HFD 2016 ref. 37 – de obligatoriska krav som ställs i en upphandling ska upprätthållas under hela upphandlingsförfarandet
• 4 kap. 9 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – möjlighet att begära rättelse, förtydligande eller komplettering av anbud
• Prop. 2015/16:195 s. 977–978 – ändring av uppgifter i ett anbud eller en anbudsansökan innebär en hög risk för brott mot likabehandlingsprincipen
• Kammarrätten i Jönköping mål nr 897–14 – domstolen avstod från att strikt upprätthålla ett språkkrav
• Kammarrätten i Sundsvall mål nr 2502-19 och Kammarrätten i Stockholm mål nr 5890-24 – uppgifterna på annat språk var inte nödvändiga för upphandlingen och det var därför oproportionerligt att förkasta anbudet
• Kammarrätten i Sundsvall mål nr 275-21 – ett avsteg från språkkravet skulle stå i strid med principen om likabehandling.

Med vänliga hälsningar,