Sekretess under och efter en förhandling

Precis som för andra upphandlingsförfaranden råder det absolut anbudssekretess under förhandlingen. Det innebär att inga uppgifter som rör anbudet får lämnas ut till någon annan än anbudsgivaren själv innan upphandlingen har avslutats. All dokumentation som den upphandlande organisationen har med anledning av förhandlingarna med en anbudsgivare omfattas av denna sekretess. 

Den absoluta anbudssekretessen upphör när alla anbud offentliggjorts, tilldelningsbeslut meddelats eller upphandlingen avslutats på annat sätt. Det innebär att det som ni som upphandlande organisation har dokumenterat av förhandlingarna blir allmänna handlingar.  

Detta baseras på offentlighetsprincipen, som innebär att var och en har rätt att begära ut och ta del av allmänna handlingar eller uppgift i en allmän handling. Det finns inte något krav som måste uppfyllas för att ta del av en allmän handling eller uppgift i en allmän handling.

Utgångspunkten är att uppgifter kopplade till en upphandling blir allmänna och ska lämnas ut på begäran efter det att tilldelningsbeslut har meddelats eller upphandlingen avslutas på annat sätt. Det finns däremot regler som begränsar vilka uppgifter ur en allmän handling som får lämnas ut, och vissa delar av förhandlingen kan fortsatt omfattas av sekretess. Dokumentationen av förhandlingarna kan ofta innehålla uppgifter som rör anbudsgivarens ekonomiska intressen och som utgör dennes företagshemligheter.  

Dokumentationen kan till exempel innefatta beskrivningar av unika tekniska lösningar som anbudsgivaren i samband med förhandlingen har presenterat för den upphandlande organisationen. Om anbudsgivaren lider eller riskerar att lida skada om uppgifterna offentliggörs omfattas dessa uppgifter av sekretess och ska inte lämnas ut. Andra uppgifter som kan förekomma under förhandlingar och som kan omfattas av sekretess är detaljerade prisuppgifter som kan ge information om anbudsgivarens särskilda strategier för prissättning. Även uppgifter om tidigare kunder, referensuppdrag samt olika typer av beskrivningar som inte är allmänt hållna såsom exempelvis om företagets organisation, metoder och affärsidéer kan omfattas av sekretess 

Om någon begär att få ta del av en allmän handling eller uppgift i en allmän handling, ska den upphandlande organisationen genomföra en självständig prövning om handlingen eller uppgiften kan lämnas ut. Det är viktigt att komma ihåg att en anbudsgivare aldrig själv kan sekretessbelägga information utan den upphandlande organisationen som är skyldig att självständigt genomföra en sekretessprövning, oavsett om det finns en sådan begäran eller inte. Att tillfråga anbudsgivare om sekretess önskas, fyller endast en upplysande funktion för den upphandlande organisationen om vad som särskilt kan uppmärksammas i sekretessprövningen. Är den som har skickat in begäran inte nöjd med den preliminära sekretessbedömning är det möjligt att begära ett överklagbart beslut som går att överklaga till kammarrätten. 

Läs mer om Offentlighet och sekretess vid upphandling i vårt stöd som finns publicerat på vår webbplats.