Börja arbeta kategoristyrt

Begrepp inom kategoristyrning används och definieras på olika sätt. Här finner du begrepp kopplade till kategoristyrning med tillhörande förklaringar om hur Upphandlingsmyndigheten valt att använda och tolka begreppen i vårt metodstöd.

Huvudforum: Den högsta beslutsfattande nivån i kategoriarbetet. I forumet fattas vanligtvis beslut om bland annat etablering av kategoristyrning inom organisationen, riktning och mål för kategoristyrningen i organisationen, initiering och utrullningsplan för nya kategorier, samt vem som ska vara kategoriansvarig.

Inköpskategori: En inköpskategori är en gruppering av likartade inköpskostnader, som kommer från samma leverantörsmarknad (företag som säljer liknande varor, tjänster eller entreprenader). Att arbeta med kategorier som grundstruktur  ökar förståelsen för det samlade inköpsbehovet inom en leverantörsmarknad.   

Inköpsmönster: De återkommande beteenden och trender som kan observeras i en organisations inköp. Det kan inkludera vilka varor/tjänster som köps, när de köps, av vem och hur de köps, vem som köper och i vilka volymer. Inköpsmönstret används för att förstå nuläget och identifiera förbättringsmöjligheter. 

Inköpsstyrning: Inköpsstyrning är den övergripande ramen för hur en organisation styr, leder och organiserar sin inköpsverksamhet. Det handlar om att koppla ihop inköpen med organisationens mål, budget och ledningsprocesser, tydliggöra roller och ansvar samt skapa en kultur där inköp ses som en strategisk resurs. 

Intressentanalys: En kartläggning av berörda interna aktörer och funktioner och deras behov, intressen, mål och påverkan i kategorin. Intressentanalysen används för att skapa samsyn, förankring och rätt prioriteringar i kategoriarbetet. 

Kategoriansvarig: Ansvarig för en utpekad kategori, ofta en ansvarig chef från den verksamhet som närmast berörs av kategorin. Detta ansvar innebär vanligtvis att fatta beslut kring strategiutveckling, vilka mål som ska uppnås och genomförandet inom en kategori, samt säkerställa stöd, resurser och prioritering i kategoriområdet.  

Kategoriforum: Ett forum som leds av Kategoriansvarig, ofta med stöd av Kategoriledaren. Forumet har mandat att fatta beslut inom ramen för kategorin, prioritera, säkra resurser, lösa hinder och följa upp mål. Dessa forum kallas ibland för styrgrupp eller kategoriråd och består oftast av högre representanter från verksamheten som berörs av kategorin, liksom inköpschefen. 

Kategorikort: En sammanfattande översikt över en inköpskategori. Kategorikortet innehåller de viktigaste fakta och analyserna om kategorin - till exempel intressenter, spend, viktiga leverantörer och leverantörsstruktur, risker, nuläge och mål. Kortet används som ett arbetsverktyg och kommunikationsunderlag för att ge en gemensam bild av kategorin och underlätta diskussioner och beslut. 

Kategoriledare: Leder det tvärfunktionella och faktabaserade arbetet med att ta fram en strategi för en specifik kategori, för beslut i kategoriforumet. Kategoriledaren har ansvar för att driva processen och arbetet inom kategorin framåt, samordna tvärfunktionella team, rapportera resultat och föra dialog med kategoriforumet.   

Kategorimål: De mål som satts upp för en specifik inköpskategori. De beskriver vad organisationen vill uppnå inom kategorin och bör vara kopplade både till organisationens övergripande mål och till effekter som kategoristyrning kan skapa. 

Kategoristrategi: En långsiktig plan för hur organisationen ska arbeta med en viss inköpskategori, baserad på analyser av nuläge, marknad, intressenter och mål. Strategin tydliggör vilka målsättningar som är viktigast att nå inom respektive inköpskategori och beskriver vägval, prioriteringar och aktiviteter. 

Kategoristyrning: Kategoristyrning är ett arbetssätt för att omsätta det strategiska inköpsarbetet i praktiken och därmed skapa värde för hela organisationen – och i förlängningen bidra till samhällsnytta. Genom att dela in inköpsvolymen i inköpskategorier kan organisationen arbeta faktabaserat, strategiskt och långsiktigt med varje kategori – utifrån marknadsförutsättningar och verksamhetens behov.

Kategoriteam: En tvärfunktionell arbetsgrupp dedikerad till en inköpskategori som samlar kompetenser från olika delar av organisationen och leds av en kategoriledare. Teamet ansvarar för att analysera, utveckla och implementera kategoristrategier och följa upp resultat inom en inköpskategori. 

Kategoriträd: En hierarkisk indelning av inköp i huvud- och underkategorier En kategori består av en gruppering av likartade inköpskostnader, som kommer från samma leverantörsmarknad (företag som säljer liknande varor och tjänster). 

KPI (Key Performance Indicator): Nyckeltal som används för att mäta måluppfyllelse och effekter av kategoriarbetet. 

Leverantörsmarknad: En gruppering av leverantörer som säljer liknande varor och/eller tjänster. 

Potentialbedömning: En analysmetod som hjälper organisationer att identifiera och prioritera områden där organisationen kan få störst nytta eller effekt. Den väger in faktorer som besparingspotential, risknivå, strategisk betydelse, komplexitet eller andra för organisationen viktiga faktorer inom en inköpskategori. Den illustreras ofta i form av en så kallad möjlighetsmatris (“fyrfältare”). 

Spendanalys: En systematisk analys av kostnader, som genomförs för att kartlägga en organisations inköpsmönster.  

Strategiskt inköpsarbete: Arbete med att planera, implementera, utvärdera samt anpassa inköpsaktiviteter så att de bidrar till att organisationen uppnår sina långsiktiga mål.