Börja i liten skala? Logiken framför metodiken.
Upphandlande organisationer har väldigt olika förutsättningar när de påbörjar införandet av kategoristyrning. Vissa har både resurser och ledningsstöd för att inleda hela processen från början. Andra har inte den möjligheten.
Innehåll på denna sida
Ett sätt att komma igång i dessa situationer är att börja smått genom att starta med en enskild kategori och fokusera på logiken bakom kategoristyrning. Att arbeta
- faktadrivet,
- tvärfunktionellt,
- marknadsfokuserat,
- förändringskraftigt och verksamhetsutvecklande,
- med strategiskt perspektiv och måldrivet.
På så sätt kan man visa nyttan i praktiken, bygga legitimitet och skapa resultat som talar för sig själva.
Börja i liten skala – Steg för steg
Ta avstamp i följande faktorer för att identifiera rätt pilotkategori:
- Var finns stora volymer eller många leverantörer eller avtal? Detta för att identifiera kategorier där effektiviseringar är möjliga och arbetet kan ge effekt.
- Inom vilka kategorier finns det tydliga utmaningar, t.ex. låg avtalstrohet, splittrade inköp, missnöjda beställare?
- Inom vilka kategorier finns det ett internt engagemang, t.ex. en engagerad linjechef eller verksamhetschef som vill testa.
- Samla berörda i inköpsfunktionen och från verksamheten.
- Säkra medverkan från någon som brinner för frågan (en ”eldsjäl” eller ”ambassadör”).
- Beskriv metodiken bakom och mervärdet med kategoristyrning.
- Förklara varför ni gör denna pilot.
- Klargör vad det innebär för gruppen i form av åtaganden (tidsåtgång, engagemang mm).
- Anpassa nivån utifrån tidigare kunskaper i gruppen– det kan vara en kort introduktion, ett informationsmöte eller en workshop på ett par timmar.
Ladda ner presentationen: Börja arbeta kategoristyrt (29,0 mb)
- Besluta om vilken kategori ni ska börja arbeta med.
- Bestäm mötesfrekvens och forum (t.ex. använd redan befintliga möten).
- Klargör roller och ansvar (tvärfunktionellt, inköp leder processen, verksamheten bidrar med behov och perspektiv).
- Definiera mandatet: vad kan gruppen besluta själva och vad måste lyftas vidare?
- Kartlägg spend (storlek, leverantörsstruktur, avtal).
- Identifiera behov i verksamheten.
- Vad vill ni förbättra i kategorin? (exempelvis: ökad avtalstrohet, färre leverantörer, effektivisera leveranser, tydligare behovsbild, samordna miljökrav för en lättare uppföljning). Sätt konkreta mål.
- Formulera de aktiviteter som krävs för att uppnå målen och tidssätt dessa.
- Säkerställ nödvändig bemanning i dialog med ansvariga chefer.
- Sammanfatta utmaningar och möjligheter.
- Dokumentera i en enkel kategoristrategi eller ett kategorikort.
- Kom överens i gruppen om vilka nyckeltal ni vill följa (exempelvis: avtalstrohet, antal leverantörer, beställarnöjdhet).
- Välj enkla mått som är möjliga att ta fram med befintliga data/system.
- Bestäm hur ofta ni ska följa upp (t.ex. varje möte eller kvartalsvis).
Ladda ner presentationen: Börja arbeta kategoristyrt (29,0 mb)
- Använd befintliga forum och möten i verksamheten för att diskutera frågor.
- Dokumentera gemensamma beslut och följ upp vad som sker.
Mät från start – och visa resultat
Börja enkelt och följ upp löpande. Presentera resultaten i bilder eller tabeller. Visualisera den kontinuerliga utvecklingen.
Bygg vidare
När ni har skapat resultat i en pilotkategori:
- Dela erfarenheterna med fler t.ex. beställare, avdelningar, förvaltningar.
- Lyft fram nyttorna och uppnådda resultat i ledningsgrupper och politiska forum.
- Använd resultaten som argument för att få ledningsstöd och resurser att skala upp.
- Ge förslag på vägen framåt, exempelvis arbete med nästa kategori.
Från pilot till nästa steg
Att börja smått innebär att fokusera på logiken. Det vill säga att arbeta utifrån de fem grundläggande principerna snarare än att fullt ut följa formella metoder och modeller.
Genom att välja en pilotkategori, informera och engagera en grupp, mäta från start och visa konkreta resultat kan man steg för steg bygga kunskap, lärdomar och legitimitet för ett mer formellt införande av kategoribaserat arbetssätt inom organisationen. Det är förstås också viktigt att utgå från den egna verksamhetens särarter och behov.
För vissa verksamheter kan fullt ut implementerad kategoristyrning vara den önskade vägen att styra sina inköp på och för andra verksamheter kan det vara att fokusera på en eller ett par särskilt viktiga inköpskategorier och välja ut de delar av kategoristyrningsmetodiken som är mest relevanta för den aktuella verksamheten.