Förhandsannonsera

En upphandlande myndighet eller enhet (upphandlande organisation) kan välja att förhandsannonsera för att utnyttja möjligheten att förkorta anbudstiden.

Förhandsannonsering i syfte att förkorta anbudstiden utgör inget undantag från den generella skyldigheten att publicera en annons om eller när organisationen väljer att genomföra den planerade upphandlingen. En förkortning av anbudstiden får endast ske om förhandsannonsen utformats i enlighet med det format som framgår av EU-kommissionens genomförandeförordning.

Bestämmelser om hur förhandsannonsering ska gå till och vilka uppgifter som ska lämnas framgår av Upphandlingsförordningen (Sveriges riksdags webbplats).  

Annonseringen kan ske på den upphandlande organisationens upphandlarprofil eller genom att man skickar en förhandsannons till Europeiska kommissionen. Om annonseringen sker på upphandlarprofilen ska organisationen ändå skicka ett meddelande om det till kommissionen. 

Med ”upphandlarprofil” menas, enligt 3 § upphandlingsförordningen, en sammanställning av uppgifter som är tillgängliga på internet och som innehåller information om den upphandlande organisationen och dess upphandlingar. Det finns inte något krav på vilken information som profilen måste innehålla.

En upphandlande organisation kan använda sig av en förhandsannons som en anbudsinfordran

• Om upphandlingen ska genomföras med selektivt förfarande eller förhandlat förfarande med föregående annonsering. I LOU gäller denna möjlighet dock inte för centrala upphandlande myndigheter (med central upphandlande myndighet avses en statlig myndighet och en sådan upphandlande myndighet som i bilaga 1 till LOU).
• Om den upphandlande organisationen ska upphandla sociala tjänster och andra särskilda tjänster (bilaga 2 till LOU respektive LUF). 

Bilaga 1 och 2 till LOU

Bilaga 2 till LUF (Sveriges riksdags webbplats)

Genom en förhandsannonsering kan leverantörer anmäla sitt intresse till den upphandlande organisationen. Organisationen behöver sedan inte annonsera upphandlingen på nytt när den specifika upphandlingen ska göras. De leverantörer som anmält sitt intresse med anledning av förhandsannonsen bjuds in för att bekräfta sitt intresse att delta i upphandlingen. När den upphandlande organisationen vet vilka leverantörer som fortfarande är intresserade får den ange vilka leverantörer som ska få lämna anbud eller delta i förhandlingar.

En fördel med att använda förhandsannons som anbudsinfordran är att det minskar administrationen för den upphandlande organisationen och ökar flexibiliteten. En annan fördel är att upphandlingsförfarandet kan göras snabbare än vad som annars skulle ha varit fallet. Leverantören behöver bara bevaka förhandsannonsen och inte ytterligare annonser om upphandlingen.  

En upphandlande organisation som har publicerat en förhandsannons ska ge potentiella anbudssökande möjlighet att lämna sitt intresse. En sista dag för mottagande av intresseanmälan i förhandsannonsen ska också anges.

En förhandsannons får inte offentliggöras på en nationell nivå före den dag då Europeiska unionens publikationsbyrå TED har offentliggjort den. 

Från denna huvudregel finns ett undantag: Om den upphandlande organisationen inte senast inom 48 timmar efter bekräftelse av mottagandet av annonsen har fått veta att publicering av den faktiskt har skett.  

Förhandsannonsen ska skickas för publicering senast 35 dagar men tidigast 12 månader före den dag då inbjudan att bekräfta intresse skickas. Förhandsannonsen får avse en period om längst 12 månader från den dag annonsen skickades.

En upphandlande organisation kan frivilligt använda sig av möjligheten att informera om kommande upphandlingar. Syftet är att marknaden tidigt ska få kännedom om den upphandlande organisationens planerade upphandlingar. Genom att sprida informationen om kommande upphandlingar skapas intresse hos potentiella leverantörer och på så vis ökar möjligheten att få in fler anbud. En del upphandlande organisationer väljer att lägga ut information om kommande upphandlingar på den egna webbplatsen eller via branschorganisationer.

Ibland kallas även denna typ av information för förhandsannonsering, men den ska inte förväxlas med de två typer av förhandsannonsering som är lagreglerade och som det redogörs för här ovan.