Beslutsfattare
Som politiker eller ansvarig chef för en eller flera samhällsviktiga verksamheter har du en viktig roll i arbetet med att förbereda organisationen för en mer träffsäker upphandling. I stegen nedan beskriver vi vilka frågor som behöver besvaras och vilka förutsättningar som behöver finnas för att effektivt kunna fatta beslut om mål, strategi och riktlinjer för att omhänderta beredskapsaspekter vid inköp.
Innehåll på denna sida
Att göra skillnad som beslutsfattare vid upphandling till samhällsviktig verksamhet (syntolkad)
Om upphandling och inköp ska kunna integreras med beredskapsaspekter behöver tydliga policy- och/eller styrdokument finnas på plats. Organisationen behöver också vara rustad, vilket innebär att det behöver finnas tid, resurser och rutiner för dem som ska göra det operativa arbetet. Inte minst gäller det samarbetet mellan upphandlingsfunktionen, behovsägaren och beredskapsansvarig. De som berörs bör dessutom ha rätt information, kunskap och förståelse.
Denna sida beskriver en generisk inköpsprocess. Vissa steg och berörda aktörer kan påverkas av vilken upphandlingslag som blir tillämplig i det enskilda fallet. I detta stöd använder vi begreppet upphandlande organisation som ett samlingsbegrepp för upphandlande myndighet och upphandlande enhet.
Upphandlingsmomentet i inköpsprocessen kan ses som sanningens ögonblick där skattemedel omvandlas till nytta som ska möjliggöra framtida och träffsäkra leveranser till era samhällsviktiga verksamheter. Hur blir den då det?
Det finns fem nyckelfaktorer som kan möjliggöra en mer träffsäker offentlig upphandling och som tar sikte på samhällsnytta. För att skapa rätt förutsättningar kan ni använda dessa nyckelfaktorer för att identifiera hur er upphandlingsverksamhet kan skapa bästa möjliga nytta i era samhällsviktiga verksamheter:
1. Skapa en gemensam målbild kring beredskap
Ta fram och besluta om mål rörande krisberedskap som ger riktning för verksamheten. Målen med tillhörande styrande dokument behöver förankras i organisationen, vara tydliga och förklara varför de är angelägna. Målsättningen kan också peka ut prioriterade verksamheter vilket gör det enklare att prioritera i den enskilda upphandlingen.
2. Prioritera angelägna behov
Verksamhetens prioriterade behov behöver vara framtidssäkrade och utgå från organisationens uppdrag, vara riktade mot de politiska målen och prioriteras utifrån förväntad risk och nytta. Upphandling kan då bidra till en balanserad, situationsanpassad och väl avvägd kravställning som marknaden kan leva upp till.
3. Balansera budget
Organisationens budget behöver möta prioriterade behov. Upphandling kan genom att samla köpkraft skapa bättre ekonomiskt utrymme och bidra till nya lösningar samtidigt som prioriterade behov säkerställs i händelse av kris. Basera budgetarbetet på genomförda risk- och sårbarhetsanalyser och fokusera inte bara på enskilda delar utan se istället till helheten.
4. Tillvarata marknadens förmåga
En fungerande marknad med sund konkurrens är en grundläggande förutsättning för offentlig upphandling. För att vara en attraktiv kund som kan ta vara på marknadens förmåga att utveckla lösningar, behöver du skapa förtroende och vara affärsmässig. Att inkludera marknaden tidigt och göra en bedömning av dess möjligheter och hinder skapar förutsättningar för säkra leveranser.
5. Skapa en robust organisation
För att vara en framgångsrik upphandlande organisation behöver upphandlingsfrågorna ha ett starkt ägarskap i ledningen, där verksamhetsansvariga är engagerade och där relevanta kompetenser blir involverade tidigt i processen. Skapa en gemensam bild av vem som gör vad och när, såväl i det strategiska som det taktiska och operativa arbetet.
Analysera förutsättningar
För att säkerställa att era upphandlingar av samhällsviktig verksamhet inte får en negativ påverkan på beredskapen behöver ni beskriva hur behoven ser ut och vilka som ansvarar för att de hanteras.
Ta hjälp av följande frågor i analysen:
- Vilka av våra verksamheter är samhällsviktiga?
- Vilket säkerhetsskydd behövs?
- Har vi uppdaterade risk- och sårbarhetsanalyser?
- Vilka mål, prioriteringar och behov har vi?
- Vilka budgetförutsättningar har vi?
- Är organisationen rustad med utpekade roller, funktioner och mandat?
- Har vi tydliga riktlinjer för kontinuitetshantering?
- Vilka styrande och stödjande dokument har vi som berör upphandling och inköp och hur påverkar de vår beredskap?
- Finns det särskilda kategorier av våra inköp som är särskilt viktiga?
- Behöver vi samverka med andra offentliga organisationer?
- Vad fungerar bra?
- Vilka justeringar behöver vi göra?
När kommuner och regioner upphandlar hela verksamheter är de fortfarande huvudman och har enligt kommunallagen (2017:725) ansvar för uppföljning och att se till:
- att lagar och föreskrifter följs
- att egenkontrollen är tillräcklig
- att verksamheten drivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Det finns ytterligare skyldigheter för kommuner och regioner som betonar huvudmannens uppföljningsansvar och möjligheten till insyn i den upphandlade verksamheten.
- I avtalet ska kommuner och regioner också tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i verksamheten. Kravet på allmänhetens möjlighet till insyn när kommuner och regioner upphandlar verksamheter regleras i kommunallagen 8 kap. 17 §.
- Fullmäktige ska för varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare, detta enligt 5 kap. 3 § kommunallagen.
Besluta om vägval
Utifrån analysen beslutar ni om vägval för den aktuella samhällsviktiga verksamheten. Ett vägval kan vara att välja mellan att upphandla en tjänst eller att genomföra den i egen regi. Om beslut fattas om utkontraktering blir nästa vägval upphandling eller valfrihetssystem.
Förbered organisationen
När beslut om olika prioriteringar är fattade är det dags att ta fram eller revidera styrdokument för organisationen för att säkerställa att ni kan genomföra det operativa arbetet. Strategier som inkluderar upphandling och inköp kan tas fram på olika nivåer.
Ta hjälp av följande frågor:
- Hur anpassade är våra befintliga övergripande strategier utifrån våra nya prioriteringar?
- Behövs en särskild strategi för det enskilda inköpsområdet?
Svaret bör återfinnas i risk- och sårbarhetsanalysen och i en eventuell säkerhetsskyddsanalys eller kontinuitetsplanering.
Region Skånes process för att arbeta med beredskap i inköpsprocessen
Säkerställ att ni har de resurser som krävs för att förbereda och genomföra upphandling samt implementera och förvalta tecknade avtal.
I detta stödmaterial har vi beskrivit flera roller som är relevanta att involvera före, under och efter upphandlingen.
- Upphandlare, för dig som jobbar med upphandling och bidrar med viktig kunskap om processen, lagstiftningen och marknaden.
- Beredskapsansvarig, för dig som arbetar med frågor som handlar om att förebygga kriser.
- Verksamhetssakkunnig, för dig som arbetar med att beskriva behov av det som ska upphandlas till den samhällsviktiga verksamhet du arbetar i.
- Leverantör, för dig som ska eller vill leverera till kund som bedriver samhällsviktig verksamhet.
Kommunicera till organisationen
Mål, strategier, riktlinjer och beslut behöver kommuniceras till berörda i din organisation.
Börja med att identifiera vilka som behöver nås av informationen. Det kan vara grupper eller enskilda personer som:
- politiska nämnder, särskilt krisledningsnämnden
- ledningsgrupper
- personalgrupper
- projektledare/beställare
- verksamhetsansvariga
- beredskapsansvariga.
Tips!
- Ta hjälp av krisberedskaps- och upphandlingsansvariga.
- Berätta, ha dialog och ta emot synpunkter på fattade beslut.
- Gör det enkelt och var tydlig i din kommunikation.
Ta in input och anpassa riktlinjer!
Efter en tid och som en del av ett systematiskt förbättringsarbete, är det dags att följa upp resultatet och identifiera eventuella brister. Eventuellt behöver styrdokumenten och/eller era riktlinjer justeras.
För att få fram en bra utvärderingsgrund kan följande frågor vara till hjälp:
- Fungerar rutiner och samarbeten i processen?
- Vilka är framgångsfaktorerna?
- Vilka hinder har identifierats?
- Vad kan förbättras?
- Involveras relevanta kompetenser i rätt tid?
- Räcker resurserna för att klara det operativa arbetet?