Dialogmöten med leverantörer

Dialogmöten kan hållas på olika sätt och i olika former: 

• Det kan vara allt från stora möten med många deltagare till möten med ett fåtal aktörer, eller möten med endast en leverantör. 
• Det kan hållas i form av informationsmöten, som en workshop eller som ett enskilt möte för utbyte av information. 
• Vid ett dialogmöte kan ni träffas fysiskt eller ha ett virtuellt möte. 

Det finns mycket att vinna med dialogmöten. En stor fördel är att alla som deltar får en bättre bild av behov och möjligheter med upphandlingen. Det kan i sin tur ge bättre förutsättningar för en god offentlig affär.  

Du kan föra dialog utifrån olika mål och syften. Syftet kan till exempel vara att: 

• Skapa ett upphandlingsunderlag som bättre uppfyller organisationens mål. 
• Få ökad kunskap inom det område som ska upphandlas. 
• Få information om ny teknik, nya lösningar och innovationer på marknaden. 
• Få insikt i hur en affär bör utformas utifrån de egna behoven och marknadens förmåga att leverera. 
• Öka marknadens förståelse kring upphandling och upphandlingsprocessen. 
• Minska risken att ställa irrelevanta krav. 
• Skapa engagemang och intresse hos leverantörer att delta i den kommande upphandlingen. 
• Öka din kunskap om marknaden och marknadens aktörer. 

Om din organisation vill skapa intresse för upphandlingen tidigt och få igång ett engagemang hos leverantörerna kan öppna informationsmöten vara ett bra alternativ. Ett informationsmöte kan handla om flera olika upphandlingar eller om en specifik upphandling. 

När det behövs fördjupade samtal för att kartlägga en marknad, för att diskutera marknadens utveckling, få kunskap om varor och tjänster samt möjliga lösningar eller för att diskutera olika affärsmodeller kan ni bjuda in till en workshop.  

Ett enskilt dialogmöte med en leverantör kan vara lämpligt om du behöver fördjupad information för att förstå enskilda lösningar och upplägg. Det kan även vara lämpligt om leverantörer inte vill dela med sig av detaljerad information om sina specifika lösningar inför andra leverantörer utan enbart i enskildhet. 

Alla typer av dialogmöten kräver god planering och förberedelse – dels för att alla leverantörer ska känna ett värde i att delta, dels för att ni ska få ut så mycket av mötet som möjligt.  

Innan ni genomför ett dialogmöte bör ett tydligt syfte med mötet vara formulerat. Ni bör också ha en uppfattning om vad ni vill få ut av det. I början av mötet bör ni vara tydliga med verksamhetens behov och målbild, så att deltagarna får goda möjligheter att förstå vad det är ni önskar uppnå. Ge även utrymme för funderingar, frågor, råd och rekommendationer till det fortsatta arbetet.  

Det är viktigt att ha ett öppet sinne genom att aktivt lyssna och visa att ni är nyfikna på deltagarnas tankar och idéer. Ni behöver även ta hand om resultatet på ett bra sätt och dokumentera det som kommit fram på mötet. 

Enskilda dialogmöten kräver extra noggrann planering och förberedelse för att säkerställa att principerna för likabehandling upprätthålls, och för att leverantören på bästa sätt ska kunna ge er den information som du behöver.  

• Klarlägg hur den kommande upphandlingen ska bidra till målen för din organisation. 
• Analysera vilka behov upphandlingen ska tillgodose. 
• Ta reda på vilken kunskap din organisation har inom området för upphandlingen. Glöm inte att involvera rätt kompetens internt. 
• Fastställ upphandlingens värde utifrån era nuvarande kostnader, tidigare avtal och liknande. 
• Tänk igenom vilken information du behöver hämta in från leverantörer och branschorganisationer. 
• Analysera marknaden för att hitta leverantörer och alternativa lösningar samt för att få insikt om utvecklingen på kort och lång sikt. Det kan ske genom att ta kontakt med branschorganisationer, nuvarande leverantörer eller andra aktörer, samt genom att söka information om lönsamhet och nyckeltal på marknaden via exempelvis kreditupplysningsföretag. 
• Ta fram en mötesagenda och förbered frågeställningar och presentationer. Innan mötet bör leverantörerna få eventuellt material och presentationer. 
• Skicka inbjudan till respektive leverantör i god tid för att de ska hinna förbereda sig. Inbjudan ska innehålla mötesagenda där verksamhetens behov och målbild ingår.  

Annonsera inbjudan via en registrerad annonsdatabas eller på den egna webbplatsen. Ni kan även skicka riktade inbjudningar till leverantörer eller branschorganisationer som komplement för att nå leverantörer som inte fångas upp vid en annonsering.  

Inbjudan bör innehålla en mötesagenda där verksamhetens behov och målbild framgår. Det kan även vara bra att skriva i inbjudan att flera leverantörer kommer att delta i mötet. Innan mötet bör leverantörerna även få eventuellt material och presentationer. 

Om ni har enskilda dialogmöten bör ni skicka inbjudan till respektive leverantör i tillräckligt god tid för att de ska hinna förbereda sig. För att säkerställa likabehandling och konkurrens är det bra om ni har enskilda dialogmöten med så många leverantörer som möjligt. 

Vilka leverantörer ni ska bjuda in styrs av syftet med mötet och resultat från förberedelserna. Det ger er urvalet. Det är möjligt att endast bjuda ett urval av leverantörer för en fördjupad diskussion. Samtidigt är det lämpligt att ni bjuder in så brett som möjligt för att säkerställa likabehandling och transparens samt inhämtar så bra underlag som möjligt.  

I inbjudan har ni också möjlighet att skriva vilka roller och funktioner från leverantörerna som bör delta. Det är viktigt att de som kommer till mötet har rätt typ av kunskap och kompetens inom den marknad eller om de varor och tjänster som ska diskuteras.  

Det kan också hända att leverantörer ber om enskilda dialogmöten. Sådana förfrågningar kan komma från leverantörer som tidigare har deltagit i en Request for information (RFI) eller i dialogmöten. 

Ni bör ha en tydlig agenda som följs under dialogmötet. Den kan till exempel bestå av följande: 

• Kort presentation av deltagarna. 
• Syfte och mål med mötet. 
• Information om behov, målbild och förutsättningar för upphandlingen. 
• Tänkbar omfattning och inriktning för upphandlingen. 
• Information om önskade resultat och preliminär tidsplan. 
• Genomgång av och dialog om de aktuella frågeställningarna. 
• Sammanfattning av mötet. 

Det är också viktigt att planera mötet i sin helhet så att dialog underlättas. Det kan ni påverka till exempel genom att bjuda på något enkelt att dricka eller äta och genom valet av lokal, möblering med mera. Längden på mötet påverkas av hur många och vilka typer av frågeställningar som ska tas upp.

För att få en bred förankring i organisationen bör det vara flera roller och funktioner som deltar i dialogmötet. Det är en fördel att ha med företrädare för upphandlingsfunktionen, näringslivsfunktionen samt beslutsfattare eller beställare för de verksamheter som berörs av upphandlingen.  

Tydliga och specifika frågeställningar som är kopplade till verksamhetens behov och målbild ökar sannolikheten för en god dialog. Här får ni några exempel på vanliga frågeställningar: 

• Hur ser utvecklingen och trenderna ut på marknaden och inom det aktuella området? 
• Vilka tankar och förslag har ni för att lösa det aktuella behovet och uppnå målbilden? 
• Kan ni på egen hand uppfylla behoven eller krävs det att ni samverkar med flera aktörer eller över flera branscher? Hur vill ni att samverkan ska se ut och regleras för att säkerställa fördelning av risk? 
• Hur borde en kommande upphandling och affär struktureras? 
• Har ni någon särskild information eller fundering som ni vill skicka med inför upphandlingen? 
• Vad har ni för erfarenheter från andra upphandlingar inom det aktuella området? Hur har andra offentliga eller privata aktörer upphandlat samma eller liknande typer av varor eller tjänster? 
• Vad är kostnadsdrivande i paketering, logistikupplägg eller kravställning för den tänkta varan eller tjänsten? 

Om ni har kommit längre i processen kan mer specifika frågeställningar till respektive leverantör finnas. Här är några typiska frågeställningar som kan tas: 

• Vilka begränsningar finns det i er lösning? 
• Hur fungerar er lösning hos andra kunder? 
• Hur kan er lösning tekniskt integreras med befintliga system? 
• Hur kan ni lösa logistiken utifrån vår organisations önskemål? 

De svar, synpunkter och tankar som kommer fram i dialogmötet kan användas som underlag för att gå vidare i arbetet med upphandlingen. Kommunicera gärna resultatet från mötet via er webbplats och tacka de som deltog. Det ger deltagarna ett värde från dialogen.  

Ni kan även välja att ta initiativ till fler former av dialog utifrån resultatet av dialogmötet. Det kan exempelvis vara i form av ytterligare möten som enskilda dialogmöten med vissa leverantörer, eller genom att skicka ut en Request for information (RFI) eller en extern remiss. 

Det är viktigt att dokumentera mötet så att förutsättningarna blir lika för alla leverantörer som vill lägga anbud i upphandlingen. Ni kan till exempel använda ett protokoll eller ett strukturerat frågeformulär där ni noggrant dokumenterar leverantörens svar på era frågor. 

Dokumentationen ska hanteras enligt reglerna för transparens, likabehandling och sekretess. Om leverantörerna lämnar in skriftliga svar är huvudregeln att svaren ska betraktas som allmän handling. Det är därför viktigt att leverantören informeras om att det går att begära kommersiell sekretess om det finns delar av dokumentationen som är känsliga för leverantörens affär. Informera också om att en sådan begäran prövas i varje enskilt fall och att sekretess aldrig kan garanteras. 

Alla presentationer från mötet bör göras tillgängliga i efterhand för att säkerställa att ni följer principerna om likabehandling och transparens. Även frågeställningar och samlade synpunkter ska dokumenteras och kan med fördel refereras i korthet på webbplatsen. Du kan också välja att filma mötet för att i efterhand lägga ut hela eller delar av filmen. 

Dialog är viktigt för att säkerställa en väl genomförd upphandling. Lagstiftningen ger inga begränsningar att föra dialog, snarare tvärtom. Men du bör vara medveten om de grundläggande principerna för offentlig upphandling. De principer som anges i 4 kap. 1 § i lagen om offentlig upphandling (LOU) är särskilt viktiga att ta hänsyn till vid dialogmöten, och då i synnerhet principerna om öppenhet, likabehandling och icke-diskriminering. 

Om någon av dem som lägger anbud i upphandlingen har deltagit i förberedelserna av en upphandling ska de andra anbudsgivarna informeras om vilka upplysningar som har lämnats i det sammanhanget. Det gäller upplysningar som har relevans för upphandlingen. 

För upphandlingar över tröskelvärdena slås detta fast i 4 kap. 8 § LOU. För upphandlingar under tröskelvärdena och för upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster finns inga uttryckliga bestämmelser om detta i lagen. Motsvarande gäller dock, då det följer av de grundläggande upphandlingsprinciperna. 

Det är därför viktigt att dokumentera på vilket sätt de enskilda anbudsgivarna har påverkat upphandlingsdokumentationen och att informera de anbudsgivare som inte har deltagit i det förberedande arbetet om att ni har haft dialogmöten inför upphandlingen. 

Det är därför viktigt att dokumentera på vilket sätt de enskilda anbudsgivarna har påverkat upphandlingsdokumentationen och att informera de anbudsgivare som inte har deltagit i det förberedande arbetet om att ni har haft dialogmöten inför upphandlingen. 

Om någon anbudsgivare har fått en otillbörlig konkurrensfördel genom att delta i det förberedande arbetet, till exempel i ett dialogmöte, så kan den uteslutas. Men ni får endast utesluta anbudsgivaren om det inte finns något annat sätt att säkerställa att principen om likabehandling följs. 

För upphandlingar över tröskelvärdena står det i 4 kap. 8 § och 13 kap. 3 § punkten 7, LOU. För upphandlingar under tröskelvärdena och för upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster finns inga uttryckliga bestämmelser om detta i lagen. Motsvarande gäller dock, då det följer av de grundläggande upphandlingsprinciperna. 

Det kan vara möjligt att avhjälpa en orättvis konkurrensfördel med mindre åtgärder än uteslutning genom att exempelvis sprida information om det förberedande arbetet till andra anbudsgivare.  

Innan en eventuell uteslutning ska ni alltid ha en dialog med leverantören. Leverantören ska ges möjlighet att visa att det inte finns risk för snedvridning av konkurrensen, om den anser det.