Hållbara leveranskedjor NY

1. Uppförandekod för hållbara leveranskedjor

Leverantören ska utföra uppdraget som omfattas av avtalet i enlighet med Bilaga 1: Uppförandekod för hållbara leveranskedjor, härefter benämnd bilaga 1. 

Uppförandekoden gäller gentemot alla arbetstagare som sysselsätts inom ramen för avtalet och övriga berörda parter som påverkas vid utförandet av uppdrag inom ramen för avtalet, härefter benämnda rättighetshavare.

Inom ramen för kontraktsvillkoret används begreppet negativ påverkan. Med det menas en negativ påverkan på mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik som har inträffat, inträffar eller som kan inträffa. En negativ påverkan som har inträffat ska upphöra eller minimeras och/eller gottgöras. En negativ påverkan som kan inträffa ska förebyggas eller begränsas.

2. Process för tillbörlig aktsamhet

Leverantören ska senast vid [avtalsstart/annan tid som upphandlande organisation har bestämt] ha en riskhanteringsprocess för tillbörlig aktsamhet som avser den uppförandekod som framgår av bilaga 1. Processen ska omfatta alla åtgärder och beslut med anknytning till det som anskaffas inom ramen för avtalet. Processen ska vara dokumenterad, följa kraven under punkt 2.1–2.6 nedan och tillämpas på ett systematiskt sätt. 

2.1 Leverantören ska integrera tillbörlig aktsamhet i sina policyer och fördela ansvaret internt genom att

a) utse en eller flera personer i ledningsfunktion som har det övergripande ansvaret för processen för tillbörlig aktsamhet,

b) säkerställa att relevanta styrdokument och policyer, som är beslutade på högsta ledningsnivå, överensstämmer med uppförandekoden enligt bilaga 1, 

c) tillgängliggöra policyerna för alla rättighetshavare, och

d) säkerställa att styrelsen tar hänsyn till policyerna när den fattar beslut.

2.2 Leverantören ska identifiera och bedöma risken för potentiell och faktisk negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna genom att

a) ta reda på aktuella risker för negativ påverkan, 

b) identifiera riskleverantörer, det vill säga de leverantörer som bedöms ha risk för negativ påverkan i sin leveranskedja, 

c) kartlägga leveranskedjorna hos de identifierade riskleverantörerna,

d) identifiera rättighetshavare, det vill säga individer eller grupper som direkt eller indirekt berörs av uppförandekoden enligt bilaga 1,

e) bevaka och bedöma riskerna för negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna. Bedömningen av riskerna för negativ påverkan bör ske årligen och när det finns rimliga skäl att anta att identifierade risker förändrats eller att nya risker för negativ påverkan uppstått, 

f) samråda genom ömsesidig dialog med identifierade rättighetshavare, eller deras företrädare, i syfte att förstå hur de påverkas av den negativa påverkan. Om det inte är möjligt ska information hämtas från trovärdiga och oberoende källor, och

g) utifrån utförd bedömning prioritera de mest betydande riskerna för negativ påverkan utifrån sannolikhet och allvarlighet.  

2.3 Leverantören ska förebygga potentiell negativ påverkan och få faktisk negativ påverkan att upphöra genom att 

a) vidarebefordra uppförandekoden enligt bilaga 1 till samtliga leverantörer i leveranskedjan, 

b) ha en ömsesidig dialog med identifierade riskleverantörer avseende uppförandekoden enligt bilaga 

1, med särskilt fokus på de betydande riskerna enligt 2.2 g,

c) främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva uppförandekoden enligt bilaga 1, 

d) främja att riskleverantörerna redogör för sina leveranskedjor i enlighet med kravet på transparens enligt 5.3, 

e) stoppa aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den egna verksamheten eller i leveranskedjorna, eller om det inte går, minimera omfattningen av den negativa påverkan,

f) vid behov utarbeta och genomföra handlingsplaner med särskilt fokus på de mest betydande riskerna och negativa effekterna, enligt 2.2 g. Handlingsplanen ska innehålla tydliga tidsfrister för åtgärder och utarbetas i en ömsesidig dialog med berörda rättighetshavare eller deras företrädare och

g) göra investeringar i den egna verksamheten och ge stöd till underleverantörer för att upphöra med negativ påverkan, eller om det inte går, minimera omfattningen av den negativa påverkan.

2.4 Leverantören ska löpande följa upp potentiell och faktisk negativ påverkan enligt 2.3 genom att

a) kontrollera att upprättade handlingsplaner följs,

b) samråda i ömsesidig dialog med rättighetshavare eller deras företrädare som berörs av den egna verksamheten samt i den mån det går i riskleverantörernas leveranskedjor, och

c) hantera eventuella avvikelser från upprättade handlingsplaner när det gäller exempelvis tidplan och åtgärder.

2.5 Leverantören ska se till att det går att framföra klagomål vid misstanke om potentiell eller faktisk negativ påverkan i leverantörens verksamhet eller i leveranskedjorna genom att 

a) göra det möjligt att framföra klagomål för rättighetshavare eller deras företrädare, och

b) inrätta en process för att hantera klagomål som tar upp hur leverantören hanterar alla klagomål, inklusive de som leverantören inte anser vara välgrundade, hur den klagande informeras om utfallet av ett klagomål samt hur den klagande kan begära uppföljning och komma i kontakt med leverantörens företrädare.

2.6 Om leverantören har orsakat eller bidragit till faktisk negativ påverkan i den egna verksamheten enligt 2.4, ska leverantören i ömsesidig dialog med drabbade rättighetshavare eller deras företrädare tillhandahålla gottgörelse. Leverantören ska i den mån det går återställa drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat och tillhandahålla gottgörelse i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan. 

Leverantören ska efter genomförd gottgörelse utvärdera om drabbade rättighetshavare är tillfredsställda med processen och resultatet.

Om den negativa påverkan sker i leveranskedjan ska leverantören om möjligt använda sitt inflytande för att få aktuell underleverantör att tillhandahålla gottgörelse i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan.

[3. Samverkan för tillbörlig aktsamhet

Inom ramen för det här avtalet ska [Den upphandlande organisationen] och leverantören etablera en samverkansmodell för tillbörlig aktsamhet. Syftet med samverkan är bland annat att båda parterna ska ge varandra relevant information som rör leveranskedjorna i syfte att uppfylla kraven för tillbörlig aktsamhet.

Vardera part ska utse minst en representant som aktivt ska delta i samverkan avseende tillbörlig aktsamhet inom ramen för avtalet. 

Representanterna ska ha relevant kompetens och mandat att företräda respektive part i att uppfylla sina skyldigheter avseende tillbörlig aktsamhet enligt avtalet. 

Inom ramen för samverkan kommer relevanta frågor hanteras som till exempel: 

• följa upp processen för tillbörlig aktsamhet enligt punkt 2 i det här kontraktsvillkoret

• hantera upptäckta avvikelser i leveranskedjorna

• delge hantering och eventuell eskalering eller oenigheter med koppling till processen för tillbörlig aktsamhet

Parterna ska träffas minst en gång per [X] eller med högre frekvens enligt överenskommelse.]

[4. Leverantörens rapporteringsskyldighet vid allvarliga avvikelser

Inom ramen för kontraktsvillkoret innebär en allvarlig avvikelse tvångsarbete, barnarbete, arbetsförhållanden som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption och attacker på miljö- och människorättsförsvarare. 

Allvarlig miljöskada är en skada som orsakas av förorenande verksamhet som har allvarlig negativ påverkan på människor, vattenområden eller grundvatten, arter och livsmiljöer. 

Storskalig korruption innebär inblandning i mutbrott, förskingring, handel med inflytande, missbruk av tjänsteställning, olagligt berikande, penningtvätt av brott, häleri eller hindrande av rättvisan. 

Leverantören ska bedöma hur allvarlig avvikelsens negativa påverkan är utifrån dess vikt, omfattning och oåterkalleliga karaktär. Vikt avser tyngden av påverkan och omfattning avser påverkans räckvidd. 

Påverkans oåterkalleliga karaktär är alla begränsningar i möjligheten att återställa det som påverkas till den situation som motsvarar situationen före avvikelsen.

Om leverantören har skälig anledning att anta att det förekommer eller har förekommit en allvarlig avvikelse från uppförandekoden i den egna verksamheten eller i leveranskedjorna, ska leverantören inom [två (2) veckor/ annan tid som upphandlande organisation har bestämt] rapportera de faktiska omständigheterna samt de genomförda och planerade åtgärderna till beställarens avtalsansvarige.]

[5. Uppföljning av kontraktsvillkoret

Leverantören ska samarbeta med och delta i [den upphandlande organisationens] uppföljning av kontraktsvillkoret. Uppföljningen kan komma att genomföras av ett ombud och kan göras på olika sätt, till exempel genom dialog, egenrapportering, transparenta leveranskedjor och revision.

Vid uppföljning av kontraktsvillkoret kan avvikelser förekomma med olika allvarlighetsgrad, se punkt 2.2 g). Avvikelser kan dels gälla processen för tillbörlig aktsamhet enligt 2.1–2.6, dels avvikelser enligt uppförandekoden enligt bilaga 1. 

5.1 Dialog

Leverantören ska inom [två (2) veckor/ annan tid som upphandlande organisation har bestämt] från begäran delta i dialog om hur leverantören uppfyller kontraktsvillkoret och arbetar med processen för tillbörlig aktsamhet samt hur leverantören säkerställer att deras underleverantörer uppfyller uppförandekoden enligt bilaga 1.  

5.2 Skriftlig redovisning av processen för tillbörlig aktsamhet (egenrapportering)

Leverantören ska, på begäran, inkomma med en egenrapportering som avser leverantörens process för tillbörlig aktsamhet. Egenrapporteringen ska vara [den upphandlande organisationen] tillhanda senast [fyra (4) veckor/ annan tid som den upphandlande organisationen har bestämt] från det att den skriftliga begäran skickades. Processen ska redovisas i [Bilaga 2: formulär för egenrapportering eller enligt [den upphandlande organisationens] instruktioner].

5.3 Transparens i leveranskedjorna

Transparens i leveranskedjan är redovisningen av vilka underleverantörer som leverantören använder för att uppfylla avtalet. Transparens är inte detsamma som spårbarhet, vilket är förmågan att kartlägga varje led i en leveranskedja. I syfte att öka transparensen ska leverantören inom [fyra (4) veckor/ annan tid som den upphandlande organisationen har bestämt] från [den upphandlande organisationens] begäran, skriftligen lämna en redogörelse av underleverantörer i leveranskedjan med anknytning till det som anskaffas inom ramen för avtalet. Redogörelsen ska som minst omfatta underleverantörernas registrerade företagsnamn samt organisationsnummer eller motsvarande. Om det är aktuellt i det enskilda fallet ska redogörelsen även omfatta underleverantörernas fysiska adresser för:

• sluttillverkningsanläggningar för produkten eller produkterna,

• tillverkningsanläggningar bortom sluttillverkningen av produkten eller produkterna,

• tillverkningsanläggningar för komponenten/komponenterna i produkten eller produkterna,

• smältverk eller raffinörer för det tenn, volfram, tantal och guld (3TG), kobolt och glimmer som används i produkten eller produkterna, 

• ursprunget för råvaran som används i produkten eller produkterna, och

• utvinningsanläggningar för råvaran som används till produkten eller produkterna.

5.4 Revision

Leverantören ska inom [fyra (4)] veckor/ annan tid som den upphandlande organisationen har bestämt] från en skriftlig begäran möjliggöra för [den upphandlande organisationen] att själv, eller genom ombud, utföra såväl kontors- som fabriksrevisioner i leverantörens verksamhet. Leverantören ska genom avtal med sina underleverantörer som direkt medverkar till att fullgöra det uppdrag som omfattas av avtalet, säkerställa att motsvarande revision kan utföras i underleverantörens verksamhet. Leverantören och eventuella underleverantörer ska i samband med revisioner tillhandahålla den information som efterfrågas kopplat till kontraktsvillkorets fullgörande.

[Leverantören ska stå för kostnaden för eventuella återrevisioner som krävs på plats för att kontrollera att leverantören har åtgärdat avvikelser]]