Du är nu på Upphandlingsmyndighetens nya webbplats. Information om vår webbplatsen och hur den är utformad.

Avtalsförvaltning och uppföljning – vad innebär det

Som upphandlande myndighet eller enhet har ni mycket att vinna på att aktivt arbeta med avtalsförvaltning. Det ger goda förutsättningar att nå era mål för den genomförda upphandlingen. Avtalsförvaltningen innebär förutom själva avtalsuppföljningen, intern administration och rutiner för era samtliga avtal.

Avtalsuppföljning är aktiviteter som syftar till att säkerställa att leverantören uppfyller de krav som ni har ställt i upphandlingsdokumenten och att ni som upphandlande myndigheten eller enheten får det som ni har efterfrågat. 

Avtalsförvaltning innefattar förutom avtalsuppföljning, en intern administration av er organisations samtliga avtal. Detta innebär bland annat att registrera avtalet i en avtalsdatabas och att hantera eventuella förlängningar och prisjusteringar. Vidare innebär avtalsförvaltning att arbeta med avtalstrohet, det vill säga att styra era inköp till de leverantörer som ni har avtal med.  

Avtalsuppföljning 

Avtalsuppföljning innebär uppföljning av att leverantören levererar det som har avtalats under hela avtalsperioden gällande ställda krav i upphandlingsdokumenten, pris, kvalitet, leverans och resultat.  

Det kan till exempel vara 

  • säkerställa vad som är överenskommit enligt avtal 
  • säkerställa kvalitet på levererade varor och utförda tjänster 
  • ansvarsfullt och effektivt utnyttjande av skattemedel 
  • vara en trovärdig beställare gentemot leverantör och marknad 
  • utveckla beställarkompetensen internt, till exempel informera om avtalet och förenkla beställningsrutinerna  
  • säkerställa god konkurrens för framtida upphandlingar 
  • strävan efter en god ömsesidig affärsrelation. 

Avtalsförvaltning genom hela inköpsprocessen 

Arbetet med avtalsförvaltning sker i ett kretslopp och hanteras genom hela inköpsprocessen. Ni bör planera avtalsförvaltningen redan inför en upphandling. I förstudien finns ofta lärdomar att hämta från tidigare avtalsperiod, det vill säga tidigare avtalsförvaltning. I den ställs frågorna vad som fungerat bra, vad som har fungerat mindre bra och vilka risker som kan finnas inför kommande avtalsperiod. Med stöd av svaren formuleras sedan krav, utvärderingskriterier samt avtalsvillkor i upphandlingen. Dessa utgör sedan grunden till kommande avtalsförvaltning.