Vår modell för inköpsprocessen
Vi har tagit fram en illustrativ modell över inköpsprocessen, som vi använder i mycket av vårt stöd. Här beskriver vi modellen och de olika delarna i den.
Innehåll på denna sida
Med denna modell vill vi visualisera inköpsprocessen. Pilen in i processen symboliserar de förutsättningar som finns för upphandlingen, exempelvis övergripande styrdokument och riktlinjer för den upphandlande organisationen. Inköpsprocessen är sedan indelad i tre huvudsakliga zoner som handlar om att förbereda upphandlingen, genomföra den och slutligen realisera avtalet. I varje zon går man igenom olika faser.
Zon 1 - förbereda
I denna zon förbereder du upphandlingen. Här ingår faserna:
- Planera. Avsätt tid och resurser för att planera vilka som ska vara delaktiga i upphandlingen och när olika aktiviteter ska genomföras.
- Kartlägga. Kartlägg behov, marknad och risker.
- Analysera. Analyser de kartlagda behoven, marknaden och riskerna för att bland annat kunna välja upphandlingsförfarande.
Zon 2 - upphandla
I denna zon genomför du själva upphandlingen (ibland benämns denna del som upphandlingsprocessen). I upphandlingsfasen ingår bland annat att:
- utforma upphandlingsdokument
- annonsera upphandlingen
- pröva och utvärdera anbuden
- tilldela avtalet
- avsluta upphandlingen
Zon 3 - realisera
I denna zon realiserar du avtalet. Här ingår faserna:
- Implementera. Starta upp samarbetet, informera internt och använd avtalet i verksamheten.
- Förvalta. Här ingår både avtalsuppföljning och avtalsförvaltning som säkerställer att leverantören levererar och uppfyller de krav som är ställda.
Strategiskt inköpsarbete i processen
Bilden visar inköpsprocessen i huvudsak sedd utifrån en inköpsfunktions perspektiv. Det är ändå viktigt att komma ihåg att ett strategiskt och framgångsrikt inköpsarbete sker i aktivt samspel mellan alla olika delar av verksamheten, leverantörsmarknaden, omvärlden och mål och styrning. Det illustreras med strecken som går utanför själva processen.
Pilen in i inköpsprocessen symboliserar den styrning och de uppdrag som bör vara ingången till inköpsarbetet. Detta kan bland annat omfatta olika typer av styrdokument.