Start

Vår modell för inköpsprocessen

Vi har tagit fram en illustrativ modell över inköpsprocessen, som vi använder i mycket av vårt stöd. Här beskriver vi modellen och de olika delarna i den.

Modell inköpsprocessen Zon 1 Förvaltning 2 Upphandling 3 Realisering
Använd gärna bilden som bas för diskussioner kring inköpsarbete i din egen organisation!

Med denna modell vill vi visualisera inköpsprocessen. Pilen in i processen symboliserar de förutsättningar som finns för upphandlingen, exempelvis övergripande styrdokument och riktlinjer för den upphandlande organisationen. Inköpsprocessen är sedan indelad i tre huvudsakliga zoner som handlar om att förbereda upphandlingen, genomföra den och slutligen realisera avtalet. I varje zon går man igenom olika faser.

Zon 1 - förbereda

I denna zon förbereder du upphandlingen. Här ingår faserna: 

  • Planera. Avsätt tid och resurser för att planera vilka som ska vara delaktiga i upphandlingen och när olika aktiviteter ska genomföras.   
  • Kartlägga. kartlägg behov, marknad och risker. 
  • Analysera. Analyser de kartlagda behoven, marknaden och riskerna för att bland annat kunna välja upphandlingsförfarande.

Förbered upphandlingen

Zon 2 - upphandla

I denna zon genomför du själva upphandlingen (ibland benämns denna del som upphandlingsprocessen). I upphandlingsfasen ingår bland annat att:

  • utforma upphandlingsdokument
  • annonsera upphandlingen
  • pröva och utvärdera anbuden
  • tilldela avtalet
  • avsluta upphandlingen

Genomför upphandlingen

Zon 3 - realisera

I denna zon realiserar du avtalet. Här ingår faserna:

  • Implementera. Starta upp samarbetet, informera internt och använd avtalet i verksamheten.
  • Förvalta. Här ingår både avtalsuppföljning och avtalsförvaltning som säkerställer att leverantören levererar och uppfyller de krav som är ställda.

Realisera avtalet

Strategiskt inköpsarbete i processen

Bilden visar inköpsprocessen i huvudsak sedd utifrån en inköpsfunktions perspektiv. Det är ändå viktigt att komma ihåg att ett strategiskt och framgångsrikt inköpsarbete sker i aktivt samspel mellan alla olika delar av verksamheten, leverantörsmarknaden, omvärlden och mål och styrning. Det illustreras med strecken som går utanför själva processen. 

Pilen in i inköpsprocessen symboliserar den styrning och de uppdrag som bör vara ingången till inköpsarbetet. Detta kan bland annat omfatta olika typer av styrdokument. 

Läs mer om strategiskt inköpsarbete