Hållbara leveranskedjor NY

1. Uppförandekod för hållbara leveranskedjor

Leverantören ska utföra uppdraget som omfattas av avtalet i enlighet med Bilaga 1: Uppförandekod för hållbara leveranskedjor, härefter benämnd bilaga 1.

Uppförandekoden gäller gentemot alla arbetstagare som sysselsätts inom ramen för avtalet, härefter benämnda rättighetshavare.

Inom ramen för kontraktsvillkoret används begreppet negativ påverkan. Med det menas en negativ påverkan på arbetstagares rättigheter som har inträffat, inträffar eller som kan inträffa. En negativ påverkan som har inträffat ska upphöra eller minimeras. En negativ påverkan som kan inträffa ska förebyggas eller begränsas.

2. Process för tillbörliga aktsamhet

Leverantören ska senast vid [avtalsstart/annan tid som upphandlande organisation har bestämt] ha en riskhanteringsprocess för tillbörlig aktsamhet avseende den uppförandekod som framgår av bilaga 1. Processen ska omfatta alla åtgärder och beslut med anknytning till det som anskaffas inom ramen för avtalet. Processen ska vara dokumenterad, följa kraven under punkt 2.1–2.5 nedanför och tillämpas på ett systematiskt sätt. 

2.1 Leverantören ska integrera tillbörlig aktsamhet i sina policyer och fördela ansvaret internt genom att

a) säkerställa att relevanta styrdokument och policyer, som är fastställda på högsta ledningsnivå överensstämmer med uppförandekoden enligt bilaga 1 och
b) tillgängliggöra policyerna för arbetstagare som sysselsätts inom ramen för kontraktet.

2.2 Leverantören ska identifiera och bedöma risken för potentiell och faktisk negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna genom att

a) ta reda på aktuella risker för negativ påverkan,
b) identifiera riskleverantörer, det vill säga de leverantörer som bedöms ha risk för negativ påverkan i sin leveranskedja,
c) kartlägga leveranskedjorna hos de identifierade riskleverantörerna,
d) identifiera rättighetshavare, inom ramen för kontraktet,
e) bevaka och bedöma riskerna för negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna. Bedömningen av riskerna för negativ påverkan bör ske årligen och när det finns rimliga skäl att anta att identifierade risker förändrats eller att nya risker för negativ påverkan uppstått och
f) utifrån utförd bedömning prioritera de mest betydande riskerna för negativ påverkan utifrån sannolikhet och allvarlighet.  

2.3 Leverantören ska förebygga potentiell negativ påverkan och få faktisk negativ påverkan att upphöra genom att 

a) ha en ömsesidig dialog med identifierade riskleverantörer avseende uppförandekoden enligt bilaga 1, med särskilt fokus på de identifierade riskerna enligt 2.2 f,
a) stoppa aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den egna verksamheten eller i leveranskedjorna, eller om det inte går, minimera omfattningen av den negativa påverkan och
b) vid behov utarbeta och genomföra en handlingsplan för korrigerande åtgärder. Handlingsplanen ska innehålla tydliga tidsfrister för åtgärder. 

2.4 Leverantören ska löpande följa upp potentiell och faktisk negativ påverkan enligt 2.3 genom att

a) kontrollera att upprättade handlingsplaner följs och
b) hantera eventuella avvikelser från upprättade handlingsplaner när det gäller exempelvis tidsplan och åtgärder.

2.5 Leverantören ska se till att det går att framföra klagomål vid misstanke om potentiell eller faktisk negativ påverkan i leverantörens verksamhet eller i leveranskedjorna genom att

a) göra det möjligt att framföra klagomål för rättighetshavare eller deras företrädare.

[3. Uppföljning av kontraktsvillkoret

Leverantören ska samarbeta med och delta i [den upphandlande organisationens] uppföljning av kontraktsvillkoret. Uppföljningen kan komma att genomföras av ett ombud och kan göras på olika sätt, till exempel genom dialog, egenrapportering, transparens i leveranskedjorna och revision.

Vid uppföljning av kontraktsvillkoret kan avvikelser förekomma med olika allvarlighetsgrad, se punkt 2.2 f). Avvikelser kan dels gälla processen för tillbörlig aktsamhet enligt 2.1–2.5, dels avvikelser enligt uppförandekoden enligt bilaga 1.

Inom ramen för kontraktsvillkoret bedöms tvångsarbete, barnarbete, arbetsförhållanden som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption och attacker på miljö- och människorättsförsvarare som allvarliga avvikelser.

3.1 Dialog
Leverantören ska inom [två (2)] veckor/ annan tid som upphandlande organisation har bestämt] från begäran delta i dialog om hur leverantören uppfyller kontraktsvillkoret och arbetar med processen för tillbörlig aktsamhet. 
 
3.2 Skriftlig redovisning av processen för tillbörlig aktsamhet (egenrapportering)
Leverantören ska, på begäran, inkomma med en egenrapportering som avser leverantörens process för tillbörlig aktsamhet. Egenrapporteringen ska vara [den upphandlande organisationen] tillhanda senast [fyra (4) veckor/ annan tid som den upphandlande organisationen har bestämt] från det att den skriftliga begäran skickades. Processen ska redovisas [i Bilaga 2: formulär för egenrapportering eller enligt [den upphandlande organisationens] instruktioner].

3.3 Transparens i leveranskedjorna  
Transparens i leveranskedjan är redovisningen av vilka underleverantörer som leverantören använder för att uppfylla avtalet. Transparens är inte detsamma som spårbarhet, vilket är förmågan att kartlägga varje led i en leveranskedja. I syfte att öka transparensen ska leverantören inom [fyra (4) veckor/ annan tid som den upphandlande organisationen har bestämt] från [den upphandlande organisationens] begäran, skriftligen lämna en redogörelse av underleverantörer i leveranskedjan med anknytning till det som anskaffas inom ramen för avtalet. Redogörelsen ska som minst omfatta underleverantörernas registrerade företagsnamn samt organisationsnummer eller motsvarande.

3.4 Revision
Leverantören ska inom [fyra (4)] veckor/ annan tid som den upphandlande organisationen har bestämt] från en skriftlig begäran möjliggöra för [den upphandlande organisationen] att själv, eller genom ombud, utföra såväl kontors- som fabriksrevisioner i leverantörens verksamhet. Leverantören ska genom avtal med sina underleverantörer som direkt medverkar till att fullgöra det uppdrag som omfattas av avtalet, säkerställa att motsvarande revision kan utföras i underleverantörens verksamhet. Leverantören och eventuella underleverantörer ska i samband med revisioner tillhandahålla den information som efterfrågas kopplat till kontraktsvillkorets fullgörande.

[Leverantören ska stå för kostnaden för eventuella återrevisioner som krävs på plats för att kontrollera att leverantören har åtgärdat avvikelser]]