Träffsäkra upphandlingar kräver ändamålsenliga inköpsorganisationer
DEBATT | Varje år görs offentliga upphandlingar till ett värde av cirka 800 miljarder kronor, det motsvarar drygt en sjättedel av BNP. Det handlar om våra skattepengar och gemensamma resurser som används för att skapa samhällsnytta. Pengarna ska räcka till mycket. Inte minst till ökade behov av välfärd i en nära framtid då allt fler ska försörjas av allt färre.
Pengarna ska också räcka till att hantera helt nya utmaningar. Ett exempel är den klimatanpassning av våra samhällen som blir nödvändig när jordens medeltemperatur stiger och extremväder och översvämningar blir allt vanligare. Men trots att inköpen är viktiga för kommunernas och regionernas ekonomi är det allt för sällan som de finns på politikernas och andra beslutsfattares agenda.
De offentliga upphandlingarna hanteras inte alltid effektivt. En rapport från Studieförbundet näringsliv och samhälle (SNS) från 2020 visar att det går att spara upp till två procent av BNP eller cirka 100 miljarder kronor årligen genom effektivare upphandlingar. Det kan jämföras med de 12 miljarder kronor som regeringens satsning på en grön återstart får i höstbudgeten.
Om de offentliga upphandlingarna hanterades mer effektivt skulle våra gemensamma resurser räcka till mer samhällsnytta. Upphandlingarna behöver därför bli mer träffsäkra. En träffsäker upphandling utmärks av att den tillgodoser verksamhetens behov på ett effektivt, uthålligt och rättssäkert sätt. Samtidigt främjar den en ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbar samhällsutveckling. En förutsättning för träffsäkra upphandlingar är ändamålsenliga inköpsorganisationer där medarbetarna inte bara förväntas följa regelverket utan också har mandat att arbeta strategiskt.
Upphandlingsmyndigheten senaste uppföljning av den nationella upphandlingsstrategin visar att det finns brister i många organisationer. Knappt 4 av 10 upphandlande organisationer har genomfört en övergripande spendanalys eller använder sig av ett tvärfunktionellt arbetssätt. Det innebär att drygt 6 av 10 organisationer har stora möjligheter att öka kontrollen över inköpen. Uppföljningen visar också att bara 1 av 7 kommuner har tagit ett strategiskt grepp om inköpen. Vår slutsats är att det finns en stor potential för mer effektiva offentliga upphandlingar.
Vi har intervjuat SKR:s chefsekonom, Annika Wallenskog, för en artikel i Trendens*. Hon betonar i intervjun hur viktig det är att frågor om inköp hanteras på strategisk nivå för att vi ska ha råd med framtidens välfärdsutmaningar. Vi håller med chefsekonomen. Kommunerna och regionerna kan inte längre se upphandlings- och inköpsfunktionerna som isolerade öar som kontaktas först när ett avtal är på väg att gå ut eller ett nytt inköpsbehov uppstår. För att de offentliga upphandlingarna ska bli ett effektivt verktyg för att nå viktiga samhällsmål måste de bli mer långsiktiga och träffsäkra. Samtidigt måste de politiska beslutsfattarna ta ett tydligare ägarskap om inköpen.
Det är dags att tänka om och se inköpen som en integrerad del av de ordinarie styr- och ledningsprocesserna. Träffsäkra upphandlingar kräver ändamålsenliga inköpsorganisationer.
Inger Ek, generaldirektör för Upphandlingsmyndigheten
Debattartikeln publicerades i Dagens Samhälle den 9 december 2021.
*Trendens är vår årliga rapport om utvecklingen på upphandlingsområdet. Trendens publiceras den 14 december i samband med ett seminarium om inköpsorganisationer