Hållbar upphandling av städtjänster
När du upphandlar städtjänster är det viktigt att du tar hänsyn till såväl miljömässiga som sociala och arbetsrättsliga aspekter. Miljöpåverkan inom städbranschen beror bland annat på val av städmetod, kemikalier, transporter och förbrukningsartiklar. Inom städbranschen finns även risk för oskäliga arbetsvillkor. Därmed kan det vara aktuellt att ställa arbetsrättsliga villkor om lön, semester och arbetstid i nivå med kollektivavtal.
Innehåll på denna sida
Genom att arbeta strategiskt med inköpen kan du bidra till en hållbarare upphandling, vilket ger positiva effekter för både miljö och samhälle. Innan du använder hållbarhetskriterierna för att ställa krav behöver upphandlingen förberedas. Gör en behovsanalys, ha tidig dialog med möjliga leverantörer och fatta därefter ett strategiskt beslut om vad det är som ska upphandlas.
Inköpsprocessen
Innan upphandling av städtjänster påbörjas är det bra att se över hur era inköp av städtjänster fungerar idag. Frågor ni kan ställa er är till exempel:
- Hur ser vår interna process ut för hantering av städtjänster?
- Hur fungerar nuvarande avtal – finns det något som vi kan förbättra?
- Hur följer vi upp avtal, till exempel vad gäller kemikalier och kvalitet?
Gör en behovsanalys
Innan du påbörjar upphandling av städtjänster är det viktigt att analysera vilka behov er verksamhet har. Det handlar dels om att ta reda på vilka resultat och effekter som förväntas när avtalet är implementerat i verksamheten, dels om att undersöka om det finns andra mer övergripande mål eller ambitioner inom organisationen som upphandlingen kan bidra till. Utgå från användarnas behov och tänk på att önskemål och behov inte alltid är samma sak. Frågor ni kan ställa er är till exempel:
- Finns det behov av specialstädning, som allergianpassad rengöring eller städning med särskild hygien?
- Omfattar upphandlingen även förbrukningsartiklar eller städkemikalier?
- Omfattar upphandlingen även tjänster utöver den regelmässiga städningen, som exempelvis storstädning, fönsterputsning och golvvård?
- Behöver städningen äga rum någon särskild tid på dygnet?
Efterfråga funktion
Funktionskrav handlar om vad som ska uppnås, i stället för att i detalj ställa krav på när, var och hur saker ska göras. Utgå ifrån vilka behov ni har och vilka effekter ni vill uppnå. Det skapar utrymme för olika tillvägagångssätt och innovativa lösningar. Det kan också göra det möjligt för fler leverantörer att delta i upphandlingen, när de inte utesluts på grund av krav som kanske egentligen kan lösas på andra sätt. Det är viktigt att planera in uppföljning av kraven för att säkerställa att man verkligen uppnår den avsedda funktionen.
Ha tidig dialog
Genom dialog med potentiella leverantörer och andra marknadsaktörer får ni en bättre bild av vilka lösningar som finns på marknaden eller som kan utvecklas. Dialogen leder ofta till fler lösningsförslag från fler leverantörer, och på så vis en förbättrad konkurrens och effektivare upphandlingar.
Planera för avtalsuppföljning
Avtalsuppföljning ska säkerställa att leverantören levererar det som är efterfrågat och uppfyller kraven i upphandlingsdokumenten. Genom att följa upp avtalet bidrar ni till att skapa trovärdighet för er verksamhet och goda förutsättningar att nå målen med upphandlingen.
Avtala kvaliteten i förväg
Vid upphandling av städtjänster är det viktigt att i förväg planera för hur den avtalade kvaliteten ska följas upp.
Adekvat utbildning och tydliga instruktioner för hur arbetet ska utföras är också av betydelse för kvaliteten på städningen. Informationen bör vara tillgänglighetsanpassad, det vill säga utformad på ett sätt som all personal lätt kan ta till sig, oavsett funktionsförmåga och språknivå.
Tänk på att faktorer som leverantören inte själv kan styra över kan påverka hur enkelt det är att hålla rent. Exempel är golvmaterial, möblering, inredning och tillgänglighet av skoskydd.
Begär uppgifter om underleverantörer
En upphandlande myndighet kan kräva att en leverantör uppger hur stor del av kontraktet som leverantören planerar att utföra med hjälp av underleverantörer och vilka dessa underleverantörer är. Det kan även finnas villkor i avtalet som anger att leverantören är skyldig att informera om ett byte. Det ska framgå i upphandlingsdokumenten att myndigheten vill ha dessa typer av information.
Följ upp arbetsrättsliga villkor
Om ni ställer arbetsrättsliga villkor behöver de villkoren följas upp. Oseriösa företag riskerar att gynnas om ingen uppföljning äger rum, eftersom företag som kanske inte uppfyller villkoren ändå kan konkurrera om ett kontrakt.
Städkemikalier – exempel på uppföljning
För att säkerställa att de städkemikalier som leverantören angivit faktiskt är de som används är det viktigt att planera för en kontinuerlig uppföljning. Förutom att se till att det är rätt produkter på hyllorna bör man löpande säkerställa att säkerhetsdatabladen är uppdaterade och stämmer överens med de produkter som används. Det möjliggör en säker hantering av kemikalierna. Dessutom bör man kontrollera att produkter inte hälls upp på omärkta behållare där det inte framgår vad de innehåller.
Om verksamheten förvarar egna kemikalier i samma utrymme som städleverantören bör dessa vara tydligt separerade från de produkter som städpersonalen använder. Detta minskar risken för att fel produkter används när städtjänsten utförs och underlättar vid uppföljningen.
Minskad miljöpåverkan från städtjänster
Städkemikalier som används i städtjänster kan innehålla ämnen som är både miljö- och hälsofarliga.
Eftersom professionell städpersonal använder städkemikalier dagligen är de särskilt utsatta för potentiella hälsorisker. Att ställa krav på städkemikaliernas innehåll och att se till att de bara används i den mängd som är nödvändig kan minska risken för negativ påverkan på hälsa och miljön. Mängden kemikalier som förbrukas kan bland annat hållas nere genom korrekt dosering och torra städmetoder.
Säkerhetsdatablad för produkterna ska finnas tillgängliga där städningen äger rum. Säkerhetsdatablad informerar om hantering, användning, lagring och bortskaffande av de kemiska produkterna på ett säkert sätt. Det innehåller även instruktioner för hur användaren ska agera vid exempelvis olyckor. Denna information kan också finnas i ett skyddsblad. Oftast finns säkerhetsdatabladen i en objektspärm i städförrådet. De kan också finnas elektroniskt på städpersonalens mobiltelefon eller surfplatta, vilket kan underlätta uppdateringen av dem.
Det är även viktigt att kontrollera att produkter som hälls upp på sprejflaskor eller andra behållare har tydlig information om sitt innehåll. Detta säkerställer en säker och korrekt användning av städkemikalierna.
Många avfallspåsar är tillverkade med en stor andel jungfrulig fossil plast. Genom att minska den fossila plastanvändningen blir både mängden avfall och utsläppen av växthusgaser mindre. Plastförbrukningen kan minskas på flera sätt och därför kan det vara lämpligt att ställa funktionskrav. Det möjliggör olika tekniker, arbetsmetoder och nya lösningar.
Fundera kring era behov och hur ni kan bidra till en minskad förbrukning av plast vad gäller avfallspåsar. Genom att ha färre sopkärl i lokalerna minskar också antalet avfallspåsar som behövs. Behovet för byte av avfallspåsar kan också variera mellan olika städobjekt och olika lokaler. Påsar kan exempelvis behöva bytas oftare om de innehåller illaluktande avfall. I andra fall kan innehållet i avfallspåsen tömmas utan att påsen behöver bytas ut.
Hållbarhetskriterier
I vår kriterietjänst hittar du hållbarhetskriterier för städtjänster med fokus på miljömässig och social hållbarhet. Dessa kriterier kan du använda i utformningen av upphandlingsdokumenten.
Observera att det inte är tillräckligt att hänvisa till kravID i Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst. Kriterietexterna bör läggas in i upphandlingsdokumenten, alternativt i en bilaga till dem. Det blir då tydligt för leverantörerna vad de ska uppfylla. Det underlättar också för den upphandlande organisationen vid uppföljning, eftersom kriterierna kan ha reviderats sedan upphandlingen genomfördes. Den version av kriterierna som ni ställde krav på i upphandlingen finns i så fall inte längre kvar på Upphandlingsmyndighetens webbplats.
Hållbarhetskriterier för städtjänster
Om ni som upphandlande organisation vill använda upphandlingen av städtjänster för att bidra till ökad sysselsättning kan ni använda våra sysselsättningsfrämjande villkor.
Förbrukningsartiklar
Förbrukningsartiklar är produkter som används fortlöpande och har kort livslängd, till exempel tvål och diskmedel. Om upphandlingen omfattar den typen av produkter kan det vara relevant att även ställa hållbarhetskrav på dem.
Hållbarhetskriterier finns framtagna för
Socialt hållbar städtjänst
Det finns många sociala aspekter att ta hänsyn till vid upphandling av städtjänster. I branschen förekommer otrygga anställningsvillkor, låga löner och oseriösa aktörer. Dessutom förekommer ofta obekväma arbetstider och brister i arbetsmiljön. Städtjänstyrket är mestadels fysiskt krävande och belastningsskador är ett vanligt problem. Hantering av rengöringskemikalier kan också innebära risker för arbetsrelaterade hälsoproblem, som till exempel allergi och eksem.
Upphandlingsmyndigheten bedömer att det finns en risk för oskäliga arbetsvillkor vid upphandling av städtjänster. Kollektivavtalstäckningen är under genomsnittet och det finns särskilda skattemässiga regleringar för att minska risken för bland annat svart arbetskraft.
Riskbedömning för oskäliga arbetsvillkor – städtjänster
Upphandlande organisationer är skyldiga att ställa villkor om lön, semester och arbetstid i nivå med kollektivavtal om det vid en behövlighetsbedömning framkommer att det finns risk för oskäliga arbetsvillkor i upphandlingar över tröskelvärdet.
Behövlighetsbedömning – När ska villkoren ställas?
Inom städbranschen finns två huvudsakliga centrala kollektivavtal. Det ena berör städning som sker vid sjukhus, vårdinrättningar och skolor. Det andra centrala kollektivavtalet berör städning som sker i kontor och andra verksamhetslokaler.
Tänk på att fönsterputsning ingår i ett annat kollektivavtal, ifall upphandlingen även omfattar denna tjänst.
Fundera på om det är relevant och lämpligt att ange under vilka tider på dygnet som städningen ska utföras. Om städningen utförs dagtid kan det ha en positiv inverkan på samarbetet mellan er och leverantören. Det kan i sin tur öka nöjdheten med den städkvalitet som levereras.
Att förlägga arbetet under dagtid kan även möjliggöra en bättre arbetsmiljö för leverantörens anställda. Arbete under dagtid kan ge större möjligheter till heltidsanställning och göra det lättare att kombinera yrkesliv med familjeliv och fritid. Det skapar också större trygghet, inte minst i resandet till och från arbetet. Eftersom majoriteten av de anställda i städbranschen är kvinnor blir detta särskilt betydelsefullt, med tanke på att kvinnor oftare upplever otrygghet i samband med att röra sig ute sent på kvällen. I städbranschen är många födda utomlands. Att arbeta under vanliga kontorstider kan för den gruppen främja integration och öka kunskaperna i svenska språket, eftersom det möjliggör fler möten med andra människor.
Städning under dagtid kan även göra det lättare att kontrollera att det är rätt personer som utför städningen, om fler personer rör sig i lokalerna då. Det finns särskilda ID-kort, exempelvis ID06 och ServiceID, för att identifiera personer på arbetsplatsen.
Om det är lämpligt att begränsa under vilka tider på dygnet som tjänsten ska utföras så ska det specificeras i kraven på tjänsten. Tänk på att leverantörens förutsättningar att planera arbetet och förlägga arbetstiden för sina anställda regleras i kollektivavtal och arbetstidslagen. Arbetsrättsliga villkor baserade på kollektivavtal innehåller också bestämmelser om arbetstidens förläggning. De ska då enligt lag vara i nivå med de lägsta nivåer som följer av ett centralt kollektivavtal eller lag.
Om ni har ställt arbetsrättsliga villkor i upphandlingen bestämmer de villkoren vad myndigheten har rätt att kräva att leverantören som minst måste erbjuda de anställda som utför tjänsten. Nivån på de villkoren följer dock, som nyss nämnts, av lagbestämmelser och kollektivavtal, och bör inte ändras för det här syftet. Som inköpare har man ändå rätt att bestämma när man vill ha en tjänst utförd, så länge det följer de upphandlingsrättsliga principerna (i den tekniska specifikationen/kravspecifikationen/kontraktsvillkoren på tjänsten). Var alltså medveten om att krav på vilken tid på dygnet som tjänsten utförs inte är samma sak som förläggning av arbetstid i enlighet med arbetsrättsliga villkor baserat på kollektivavtal. De båda bör kravställas på olika sätt.
Offentliga organisationer spelar en viktig roll för att motverka arbetslivskriminalitet och osund konkurrens. Upphandlingsmyndigheten har tagit fram en vägledning som översiktligt beskriver moment och bestämmelser i offentlig upphandling som särskilt reglerar hur man generellt kan motverka olika former av arbetslivskriminalitet och osund konkurrens i upphandlingar.
Vägledning för att motverka arbetslivskriminalitet i upphandling