Startsida

Att skicka e-faktura till Upphandlingsmyndigheten

Från den 1 april 2019 ska du som är leverantör till Upphandlingsmyndigheten skicka oss en e-faktura. Här beskriver vi hur du ska gå till väga.

Enligt lag ska fakturor sändas enligt den europeiska standarden om inte annat har överenskommits. Det innebär att du som är leverantör till oss ska sända faktura enligt formatet PEPPOL BIS Billing 3.0, om inte annat format har överenskommits, exempelvis Svefaktura 1.0.

Kom även ihåg att ange inköpsordernummer i fakturan!

Ni som kan e-fakturera redan idag

PEPPOL

Upphandlingsmyndigheten kan ta emot fakturor via nätverket PEPPOL. Stäm av med er leverantör av ekonomisystem eller faktureringssystem om de kan sända via PEPPOL-nätverket. Om ert ekonomisystem inte har stöd för PEPPOL finns det många andra lösningar på marknaden för anslutning till PEPPOL.

Upphandlingsmyndighetens PEPPOL-ID är 0007:2021006610.

De format som Upphandlingsmyndigheten kan ta emot i PEPPOL-nätverket är Svefaktura 1.0 (SFTI:s enkla faktura), Svefaktura BIS 5A 2.0 (faktura och kreditnota) samt PEPPOL BIS Billing 3.0 (faktura och kreditnota).

E-faktura via VAN

Om ni inte kan e-fakturera via PEPPOL kan ni använda vår VAN-tjänst.

Upphandlingsmyndigheten använder Statens servicecenters e-handelstjänst i Visma Proceedo med systemleverantör Visma Commerce.

Format: SFTI Svefaktura

Partsidentitet: 2021006610 (vårt organisationsnummer)

Transportmetod: Protokoll - SFTI Transportprofil BAS

Teknisk mottagningsadress: https://www.proceedo.net/ebms/in/1400

Köper ni tjänster från en VAN-operatör idag så tar ni kontakt med dem. Operatören behöver registrera vår partsidentitet och vår mottagningsadress i sitt register för att er kundfaktura ska nå oss.

Integration

Om ni som leverantör har stöd för att skicka e-fakturor direkt från er till oss som myndighet, och om det rör sig om en större volym e-fakturor (>100 årligen), kan det vara kostnadseffektivt att sätta upp en direktintegration för Svefaktura mellan er och Visma Proceedo. En sådan integration måste dock beställas av oss via Statens servicecenter. Kontakta i så fall oss på e-postadress enligt nedan.

Ni som inte e-fakturerar idag

Om ni har ett affärssystem

Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystem eller ekonomisystem. Hör med din systemleverantör om detta är möjligt för er. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare. Se under punkten ovan vilka format som Upphandlingsmyndigheten kan ta emot fakturor i.

Om ni inte har ett affärssystem eller inte redan är ansluten till en e-faktureringstjänst

Är inget av ovanstående alternativ passande för er kan ni istället kostnadsfritt ansluta er till Visma Proceedos leverantörsportal för att kunna skicka e-faktura till oss på ett enkelt sätt. Denna lösning passar främst mindre leverantörer som skickar få fakturor.

Kontakta i så fall oss på e-postadressen nedan så skickar vi er en inbjudan till leverantörsportalen (Visma Proceedo Supplier Center).

Att tänka på när du fakturerar oss

Upphandlingsmyndigheten köper, som du kan läsa ovan, in sina varor och tjänster genom e-handelssystemet Visma Proceedo. Det finns några saker för dig som leverantör att tänka på för att fakturorna ska bli korrekta. En korrekt faktura hanteras snabbare och kan således gå fortare till betalning.

Utöver nedanstående ska fakturan uppfylla de krav lagen ställer på fakturors innehåll.

Inköpsordernummer ska anges

När Upphandlingsmyndigheten köper en vara eller tjänst ska du alltid få ett inköpsordernummer eller ett abonnemangsnummer. Ett inköpsordernummer består av en nummerserie på 8 siffror och startar med ”000”. Ett abonnemangnummer består av en serie med två bokstäver och fyra siffror och startar med ”AB”. Inköpsordernumret framgår av inköpsordern som skickas till er, det är detta dokument som utgör beställningen. Får ni istället ett abonnemangsnummer, e-postar vi det till er innan första fakturering.

När du fakturerar är det väldigt viktigt att inköpsordernummer eller abonnemangsnummer står på korrekt plats i fakturan. Antingen anger ni numret direkt i referensfälten eller i xml-filen. Väljer ni att skriva det i referensfälten är det viktigt att det är tomt eller står exakt samma i xml-filen. I referensfält: Beroende på vilken e-faktura-standard som används finns det olika benämningar på referensfält. Numret ska stå i referensfältet ”Beställarreferens”, ”Referens”, ”Ordernummer” eller liknande. Är du osäker kontaktar du din leverantör av e-fakturatjänst. I xml-fil: Abonnemangsnummer ska stå i taggen ”AdditionalDocumentReference”. Ordernummer ska stå i taggen ”OrderReference”.

Specificera tjänster

Själva fakturan behöver också specificeras på ett särskilt sätt. Som utgångspunkt ska fakturan spegla inköpsordern och innehålla den information som vi har avtalat om. Det innebär att om vi har beställt en tjänst per timme, behöver ni också specificera fakturan per timme. Det finns olika fält för varje post där dessa ska särredovisas.

Artikelnummer

På inköpsordern finns också ofta ett artikelnummer med – detta artikelnummer måste vara samma på fakturan. Kontakta oss om ni vill att vi ska lägga upp ett eget artikelnummersystem som ni själva har och vill att våra inköpsordrar ska innehålla.

Exempel

Bildexempel på en inköpsorder.
Bildexempel på faktura (fakturan ska vara specificerad på samma vis som inköpsordern).

Kontaktuppgifter

Vår kontaktperson och mottagare av information och frågor i detta ärende är:

Controller Therese Lüsch
therese.lusch@uhmynd.se 
Telefon: 08-586 217 04

För mer information om e-faktura:

På DIGG.se kan du läsa mer om lagen

Information in English

If you need information in English, please contact our controller Therese Lüsch. 

Email: therese.lusch@uhmynd.se 
Telephone: +46-8-586 217 04