Rättelse av fel, förtydligande och komplettering - får man godkänna att anbudsgivare kompletterar?
Publicerad 01 september 2016
Hej,
Om en leverantör i sin anbudsansökan eller sitt anbud bifogar ett dokument där endast varannan sida har kommit med, är det ett sådant fel som man som upphandlande myndighet kan begära att leverantören rättar?
Upphandlare
Publicerad 01 september 2016
Hej!
Ett anbud eller en anbudsansökan ska vara komplett
Ett anbud eller en anbudsansökan ska som utgångspunkt vara komplett och fullständigt. Det innebär att det ska innehålla allt som den upphandlande myndigheten har ställt krav på i upphandlingsdokumenten.
Som huvudregel är det därmed inte möjligt att rätta, förtydliga eller komplettera ett anbud eller anbudsansökan som av någon anledning saknar hela eller delar av de handlingar som ska lämnas med anbudet eller anbudsansökan.
Möjlighet att rätta, förtydliga och komplettera
Det finns dock en möjlighet för den upphandlande myndigheten att tillåta eller begära att en leverantör rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som har lämnats av leverantören. Myndigheten får också tillåta eller begära att en leverantör förtydligar eller kompletterar en sådan handling. Observera att detta dock bara är en möjlighet för den upphandlande myndigheten och ingen skyldighet.
Att tillåta eller begära att en leverantör rättar, förtydligar eller kompletterar ett anbud eller ansökan är bara tillåtet om det kan ske i enlighet med principerna om likabehandling och öppenhet. Det innebär bland annat att alla leverantörer ska behandlas likvärdigt. Om en leverantör tillåts komma in med ytterligare uppgifter, måste även andra leverantörer med motsvarande förutsättningar få göra det. Det är inte heller tillåtet för en upphandlande myndighet att godtyckligt välja vilka oklarheter eller brister i ansökan eller anbudet som ska få åtgärdas.
Brister i upphandlingsdokumenten
Vad som är möjligt att göra åt eventuella brister och oklarheter i en anbudsansökan eller ett anbud beror till stor del på utformningen av upphandlingsdokumenten och de krav som ställts upp i dessa.
Av likabehandlingsprincipen följer att anbud eller anbudsansökningar som huvudregel inte får ändras sedan tidsfristen för att lämna in dessa har löpt ut. En upphandlande myndighet är därmed skyldig att upprätthålla de krav och förutsättningar som de själva har angett. Slentrianmässigt uppställda krav utan egentlig betydelse och dåligt formulerade beskrivningar i upphandlingsdokumenten, kan därför skapa svårhanterade och onödiga problem. I flera fall har domstolarna bedömt att en anbudsansökan eller ett anbud inte kan kompletteras med obligatoriska uppgifter.
Förtydligande och komplettering
Som huvudregel får uppgifter som har lämnats i ett anbud eller en ansökan förtydligas eller kompletteras med uppgifter som tidigare inte varit tillgängliga. Tidigare lämnade uppgifter får med andra ord konkretiseras eller preciseras, men inte ersättas eller ändras. Det är alltså inte tillåtet att förtydliga eller komplettera anbudet med sådana nya uppgifter som tidigare varit tillgängliga.
Rättelse av fel
Rättelse av fel förutsätter att anbudet eller ansökan innehåller ett fel. Det ska vara möjligt att fastställa om det föreligger ett fel genom en objektiv bedömning utan någon omfattande analys. Det ska med andra ord gå att förutse hur felet behöver rättas. Är det en helt ny uppgift som behöver begäras in, går det av naturliga skäl inte att förutse vad uppgiften kommer att innehålla.
Exempelvis är 2+2=5 ett räknefel, som får anses utgöra ett fel, eftersom det är tydligt att svaret är 4. Ett pris i anbudet för äpplen, där det står 2150 kr/kg istället för 21,50 kr/kg, kan också vara ett fel, eftersom decimaltecknet sannolikt inte är rätt placerat.
Vid bedömningen om rättelse av fel, förtydligande och komplettering ska tillåtas eller begäras kan Kammarrätten i Jönköpings dom i mål nr 2896-16 vara av visst intresse. I målet hade leverantören som ansökt om överprövning fått sitt anbud förkastat på grund av brister i obligatoriska ordningskrav avseende var i anbudet efterfrågade uppgifter skulle lämnas. Kammarrätten konstaterade att det varit fråga om ett begränsat antal uppgifter och att myndigheten inte hade behövt leta efter den efterfrågade informationen. Det hade inte heller funnits något utrymme för missförstånd och syftet med kravet förfelades inte med en sådan tolkning. Kammarrätten fann vidare att ett krav som endast avser utformningen av anbudshandlingarna och ”som inte tillåter denna typ av oväsentliga och bagatellartade misstag” skulle ha varit oproportionerligt. Kammarrätten ansåg därmed att leverantören hade uppfyllt det obligatoriska kravet och att myndigheten genom att inte beakta alla delar av svaret i anbudet hade brutit mot likabehandlingsprincipen.
Det kan finnas goda skäl, bland annat för att främja en effektiv konkurrens på marknaden, att begära en rättelse i fall då det står klart för den upphandlande myndigheten att en leverantör av misstag exempelvis har utelämnat en bokstav i en e-postadress som är obligatoriskt att ange.
Vad gäller vid icke-direktivstyrd upphandling?
Se inläggen Måste vi tillåta rättelser, förtydliganden eller kompletteringar enligt det förenklade regelverket? och Kan vi tillåta en komplettering på ett anbud som inte är komplett enligt det förenklade regelverket? i vår Frågeportal för information om vad som gäller vid icke-direktivstyrd upphandling enligt de nya förenklade bestämmelserna, det vill säga för upphandlingar som har påbörjats efter 1 februari 2022.
Avslutningsvis
Ett förkastande av anbud på grund av att det inte uppfyller ett obligatoriskt krav har, såvitt vi vet, aldrig ansetts stå i strid med LOU. I slutändan är det upp till den upphandlande myndigheten att avgöra om rättelse av fel, förtydligande och komplettering ska tillåtas eller begäras i det enskilda fallet.
Källhänvisningar
Ett anbud eller en anbudsansökan ska vara komplett
Ett anbud eller en anbudsansökan ska som utgångspunkt vara komplett och fullständigt. Det innebär att det ska innehålla allt som den upphandlande myndigheten har ställt krav på i upphandlingsdokumenten.
Som huvudregel är det därmed inte möjligt att rätta, förtydliga eller komplettera ett anbud eller anbudsansökan som av någon anledning saknar hela eller delar av de handlingar som ska lämnas med anbudet eller anbudsansökan.
Möjlighet att rätta, förtydliga och komplettera
Det finns dock en möjlighet för den upphandlande myndigheten att tillåta eller begära att en leverantör rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som har lämnats av leverantören. Myndigheten får också tillåta eller begära att en leverantör förtydligar eller kompletterar en sådan handling. Observera att detta dock bara är en möjlighet för den upphandlande myndigheten och ingen skyldighet.
Att tillåta eller begära att en leverantör rättar, förtydligar eller kompletterar ett anbud eller ansökan är bara tillåtet om det kan ske i enlighet med principerna om likabehandling och öppenhet. Det innebär bland annat att alla leverantörer ska behandlas likvärdigt. Om en leverantör tillåts komma in med ytterligare uppgifter, måste även andra leverantörer med motsvarande förutsättningar få göra det. Det är inte heller tillåtet för en upphandlande myndighet att godtyckligt välja vilka oklarheter eller brister i ansökan eller anbudet som ska få åtgärdas.
Brister i upphandlingsdokumenten
Vad som är möjligt att göra åt eventuella brister och oklarheter i en anbudsansökan eller ett anbud beror till stor del på utformningen av upphandlingsdokumenten och de krav som ställts upp i dessa.
Av likabehandlingsprincipen följer att anbud eller anbudsansökningar som huvudregel inte får ändras sedan tidsfristen för att lämna in dessa har löpt ut. En upphandlande myndighet är därmed skyldig att upprätthålla de krav och förutsättningar som de själva har angett. Slentrianmässigt uppställda krav utan egentlig betydelse och dåligt formulerade beskrivningar i upphandlingsdokumenten, kan därför skapa svårhanterade och onödiga problem. I flera fall har domstolarna bedömt att en anbudsansökan eller ett anbud inte kan kompletteras med obligatoriska uppgifter.
Förtydligande och komplettering
Som huvudregel får uppgifter som har lämnats i ett anbud eller en ansökan förtydligas eller kompletteras med uppgifter som tidigare inte varit tillgängliga. Tidigare lämnade uppgifter får med andra ord konkretiseras eller preciseras, men inte ersättas eller ändras. Det är alltså inte tillåtet att förtydliga eller komplettera anbudet med sådana nya uppgifter som tidigare varit tillgängliga.
Rättelse av fel
Rättelse av fel förutsätter att anbudet eller ansökan innehåller ett fel. Det ska vara möjligt att fastställa om det föreligger ett fel genom en objektiv bedömning utan någon omfattande analys. Det ska med andra ord gå att förutse hur felet behöver rättas. Är det en helt ny uppgift som behöver begäras in, går det av naturliga skäl inte att förutse vad uppgiften kommer att innehålla.
Exempelvis är 2+2=5 ett räknefel, som får anses utgöra ett fel, eftersom det är tydligt att svaret är 4. Ett pris i anbudet för äpplen, där det står 2150 kr/kg istället för 21,50 kr/kg, kan också vara ett fel, eftersom decimaltecknet sannolikt inte är rätt placerat.
Vid bedömningen om rättelse av fel, förtydligande och komplettering ska tillåtas eller begäras kan Kammarrätten i Jönköpings dom i mål nr 2896-16 vara av visst intresse. I målet hade leverantören som ansökt om överprövning fått sitt anbud förkastat på grund av brister i obligatoriska ordningskrav avseende var i anbudet efterfrågade uppgifter skulle lämnas. Kammarrätten konstaterade att det varit fråga om ett begränsat antal uppgifter och att myndigheten inte hade behövt leta efter den efterfrågade informationen. Det hade inte heller funnits något utrymme för missförstånd och syftet med kravet förfelades inte med en sådan tolkning. Kammarrätten fann vidare att ett krav som endast avser utformningen av anbudshandlingarna och ”som inte tillåter denna typ av oväsentliga och bagatellartade misstag” skulle ha varit oproportionerligt. Kammarrätten ansåg därmed att leverantören hade uppfyllt det obligatoriska kravet och att myndigheten genom att inte beakta alla delar av svaret i anbudet hade brutit mot likabehandlingsprincipen.
Det kan finnas goda skäl, bland annat för att främja en effektiv konkurrens på marknaden, att begära en rättelse i fall då det står klart för den upphandlande myndigheten att en leverantör av misstag exempelvis har utelämnat en bokstav i en e-postadress som är obligatoriskt att ange.
Vad gäller vid icke-direktivstyrd upphandling?
Se inläggen Måste vi tillåta rättelser, förtydliganden eller kompletteringar enligt det förenklade regelverket? och Kan vi tillåta en komplettering på ett anbud som inte är komplett enligt det förenklade regelverket? i vår Frågeportal för information om vad som gäller vid icke-direktivstyrd upphandling enligt de nya förenklade bestämmelserna, det vill säga för upphandlingar som har påbörjats efter 1 februari 2022.
Avslutningsvis
Ett förkastande av anbud på grund av att det inte uppfyller ett obligatoriskt krav har, såvitt vi vet, aldrig ansetts stå i strid med LOU. I slutändan är det upp till den upphandlande myndigheten att avgöra om rättelse av fel, förtydligande och komplettering ska tillåtas eller begäras i det enskilda fallet.
Källhänvisningar
- 4 kap. 9 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – rättelse av fel, förtydligande och komplettering
- 19 kap. 15 § LOU – vid upphandling på det icke-direktivstyrda området får en dialog omfatta rättelser av fel samt förtydliganden och kompletteringar av anbudet
- HFD 2016 ref. 37, EU-domstolens domar i C-599/10 SAG ELV Slovensko, C-336/12 Manova och C-131/16 Archus och Gama – likabehandling
- Kammarrätten i Göteborgs domar i mål nr 270-07, mål nr 7714-08, mål nr 6248-11, Kammarrätten i Stockholms domar i mål nr 236-07, mål nr 3378-08, mål nr 7138-10, mål nr 1183-14, Kammarrätten i Sundsvalls domar i mål nr 2699-08, mål nr 802-12, mål nr 1220-13 och HFD 2016 ref. 37 – obligatoriska uppgifter
- EU-domstolen förslag till avgörande i mål C-87/94 Wallonska bussarna, Kammarrätten i Stockholms domar i mål nr 2557-11, mål nr 5226-07, mål nr 614-05, mål nr 3378-08, mål nr 236-07, mål nr 7138-10, Kammarrätten i Sundsvalls domar i mål nr 1227-12, mål nr 2699-08, mål nr 802-12, Kammarrätten i Göteborgs domar i mål nr 6417-6422-10, mål nr 3236-11, mål nr 6248-11, mål nr 270-07, mål nr 7714-08 – förtydligande och komplettering
- prop. 2015/16:195 s. 447 – rättelse av fel.
Gustav
10 december 2018 (Uppdaterat 09 maj 2022)
Fråga oss!
Våra öppettider gäller endast på helgfria dagar. På grund av en stor mängd inkomna frågor har vi just nu längre svarstider i Frågeportalen.