Hur kan vi främja biologisk mångfald vid upphandling av grossist?
Publicerad 19 oktober 2022
Vi har påbörjat vår grossistupphandling och ska lämna in i december. Jag vill gärna lägga in på något sätt i upphandlingen - kanske som ett mervärde- men om vi kan bedöma och ge poäng på något sätt till grossisten är det ännu bättre. Men hur skulle man kunna ställa ett sådant krav? Vet ni om någon kommun gjort detta? På produkt nivå är det lättare. Men tänkte tex att en handling så som sår blommor runt lagret, kontoren - klipper inte gräset. Eller lyfta fram hur grossisten hjälper/stöttar olika delar av värdekedjan för att minska odlingens påverkan på miljön och gynna den biologiska mångfalden. Kunna koppla detta till FN:s hållbarhetsmål enligt Agenda 2030 nummer 15 (som Lantmännen också identifierat som affärskritiskt) samt i de svenska miljökvalitetsmålen. Svårt att få det konkret i en upphandling men så viktigt att vi som kommun visar att det är viktigt för oss. Får dock inte uppfattas som lull lull.
Hanna Ekman Johansson
Publicerad 19 oktober 2022
Hej,
Det finns bestämmelser i upphandlingslagstiftningen som uppmuntrar upphandlande organisationer att bland annat ta hänsyn till miljömässig och social hållbarhet. Hur denna hänsyn tillvaratas kan variera, bland annat beroende på vad som är möjligt enligt upphandlingsregelverket, vilken ambitionsnivå den upphandlande organisationen har och vilka förutsättningar som finns på marknaden.
Mervärde i utvärderingen
För att kunna utforma ett tilldelningskriterium som innebär att anbudet får ett mervärde i utvärderingen krävs det att tilldelningskriteriet har en anknytning till det som ska anskaffas. Kravet på anknytning till upphandlingsföremålet är relativt lågt ställt och innebär att tilldelningskriterierna ska beröra det som ska anskaffas under någon del av dess livscykel.
Tilldelningskriterierna ställs i syfte att kunna tilldela kontraktet till den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande organisationen. Även om miljön påverkar oss alla så har vi svårt att se att ett liknande tilldelningskriterium skulle kunna anses leda till det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för just den organisation som genomför upphandlingen eftersom upphandlingsföremålet är livsmedel. Av den anledningen kan det vara lämpligare att utforma kraven som särskilda kontraktsvillkor.
Vi har skrivit mer om möjligheten att utforma olika tilldelningskriterium och vad som är viktigt att tänka på i inlägget Vad är ”kvalitet” i utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet? i vår Frågeportal.
Vad är särskilda kontraktsvillkor?
Ett särskilt kontraktsvillkor måste accepteras av en anbudsgivare för att denne ska kunna tilldelas kontraktet, men villkoret behöver inte vara uppfyllt när anbudet lämnas. Det är alltså möjligt att ange en tid för när villkoret senast ska vara uppfyllt, exempelvis vid avtalsstart eller någon gång under kontraktstiden. Det kan även vara möjligt att koppa villkoret till en bonus för att skapa incitament för anbudsgivaren att vidta vissa åtgärder under avtalstiden.
Läs mer om särskilda kontraktsvillkor i inlägget Vilka villkor kan ställas som särskilda kontraktsvillkor? i vår Frågeportal.
Hur bedömer man om villkoret är förenligt med principerna?
För att avgöra om ett villkor är tillåtet att ställa måste det undersökas om det är förenligt med de grundläggande upphandlingsprinciperna, däribland proportionalitetsprincipen, och har koppling till upphandlingsföremålet. Att kräva någon form av miljökompensation med hänsyn till det klimatavtryck som leverantören som distribuerar livsmedlen ger skulle kunna anses ha en sådan koppling. Så vitt vi känner till har detta dock inte blivit prövat i domstol. Vilka möjligheter det finns att använda sig av olika former av klimatkompenserande åtgärder och incitament i en upphandling får slutligen avgöras av domstol.
Testa om ett krav är proportionerligt och tydligt
Om den upphandlande organisationen är osäker på om villkoret är rimligt att ställa för leverantörer i den aktuella branschen och om det uppfattas som tydligt vad som avses är att organisationen väljer att använda sig av möjligheterna till tidig dialog. Den upphandlande organisationen kan exempelvis använda sig av en RFI (request for information) eller en extern remiss för att synpunkter på vissa specifika frågeställningar eller hela eller delar av upphandlingsdokumenten. På så vis kan nivån på kravet eller villkoret justeras utifrån aktuella förhållanden i branschen.
Läs gärna mer om tidig dialog på vår webbplats.
Villkor ska vara möjliga att följa upp
Det kan även tilläggas att villkor som inte är möjliga att följa upp, eller som man vet inte kommer att följas upp, inte bör ställas.
Läs mer om detta i inlägget Får man ställa krav på leverantören som inte går att följa upp? i vår Frågeportal.
Andra exempel och tillvägagångssätt
Vi känner dessvärre inte till någon annan upphandlande organisation som ställt liknande krav som du beskriver i din fråga.
Andra aspekter att tänka på vid upphandling av livsmedel som kan gynna biologisk mångfald är exempelvis krav på hållbara förpackningar, transporter, energisnål utrustning eller användning av förnybar el, kylmedia och minskad kemikalieanvändning. Sådana krav kan vara möjliga att ställa som kvalificeringskrav som ska vara uppfyllda vid anbudsinlämning, som tilldelningskriterier vid utvärderingen eller som särskilda kontraktsvillkor.
En generell reflektion är att vissa åtgärder som kan vidtas av en grossist för att gynna den biologiska mångfalden kan vara av mer symbolisk karaktär. För att få verklig effekt bör det systematiska arbetet prioriteras, exempelvis att leverantören har en policy för biologisk mångfald, att riskanalyser genomförs och att det ingår i leverantörens hållbarhetsarbete. Ett sådant krav kan utformas som ett särskilt kontraktsvillkor, eller under vissa förutsättningar, som ett kvalificeringskrav.
För mer inspiration kan du läsa om hur Adda inköpscentral arbetar med mål 15 i Agenda 2030.
Källhänvisningar
Det finns bestämmelser i upphandlingslagstiftningen som uppmuntrar upphandlande organisationer att bland annat ta hänsyn till miljömässig och social hållbarhet. Hur denna hänsyn tillvaratas kan variera, bland annat beroende på vad som är möjligt enligt upphandlingsregelverket, vilken ambitionsnivå den upphandlande organisationen har och vilka förutsättningar som finns på marknaden.
Mervärde i utvärderingen
För att kunna utforma ett tilldelningskriterium som innebär att anbudet får ett mervärde i utvärderingen krävs det att tilldelningskriteriet har en anknytning till det som ska anskaffas. Kravet på anknytning till upphandlingsföremålet är relativt lågt ställt och innebär att tilldelningskriterierna ska beröra det som ska anskaffas under någon del av dess livscykel.
Tilldelningskriterierna ställs i syfte att kunna tilldela kontraktet till den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande organisationen. Även om miljön påverkar oss alla så har vi svårt att se att ett liknande tilldelningskriterium skulle kunna anses leda till det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för just den organisation som genomför upphandlingen eftersom upphandlingsföremålet är livsmedel. Av den anledningen kan det vara lämpligare att utforma kraven som särskilda kontraktsvillkor.
Vi har skrivit mer om möjligheten att utforma olika tilldelningskriterium och vad som är viktigt att tänka på i inlägget Vad är ”kvalitet” i utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet? i vår Frågeportal.
Vad är särskilda kontraktsvillkor?
Ett särskilt kontraktsvillkor måste accepteras av en anbudsgivare för att denne ska kunna tilldelas kontraktet, men villkoret behöver inte vara uppfyllt när anbudet lämnas. Det är alltså möjligt att ange en tid för när villkoret senast ska vara uppfyllt, exempelvis vid avtalsstart eller någon gång under kontraktstiden. Det kan även vara möjligt att koppa villkoret till en bonus för att skapa incitament för anbudsgivaren att vidta vissa åtgärder under avtalstiden.
Läs mer om särskilda kontraktsvillkor i inlägget Vilka villkor kan ställas som särskilda kontraktsvillkor? i vår Frågeportal.
Hur bedömer man om villkoret är förenligt med principerna?
För att avgöra om ett villkor är tillåtet att ställa måste det undersökas om det är förenligt med de grundläggande upphandlingsprinciperna, däribland proportionalitetsprincipen, och har koppling till upphandlingsföremålet. Att kräva någon form av miljökompensation med hänsyn till det klimatavtryck som leverantören som distribuerar livsmedlen ger skulle kunna anses ha en sådan koppling. Så vitt vi känner till har detta dock inte blivit prövat i domstol. Vilka möjligheter det finns att använda sig av olika former av klimatkompenserande åtgärder och incitament i en upphandling får slutligen avgöras av domstol.
Testa om ett krav är proportionerligt och tydligt
Om den upphandlande organisationen är osäker på om villkoret är rimligt att ställa för leverantörer i den aktuella branschen och om det uppfattas som tydligt vad som avses är att organisationen väljer att använda sig av möjligheterna till tidig dialog. Den upphandlande organisationen kan exempelvis använda sig av en RFI (request for information) eller en extern remiss för att synpunkter på vissa specifika frågeställningar eller hela eller delar av upphandlingsdokumenten. På så vis kan nivån på kravet eller villkoret justeras utifrån aktuella förhållanden i branschen.
Läs gärna mer om tidig dialog på vår webbplats.
Villkor ska vara möjliga att följa upp
Det kan även tilläggas att villkor som inte är möjliga att följa upp, eller som man vet inte kommer att följas upp, inte bör ställas.
Läs mer om detta i inlägget Får man ställa krav på leverantören som inte går att följa upp? i vår Frågeportal.
Andra exempel och tillvägagångssätt
Vi känner dessvärre inte till någon annan upphandlande organisation som ställt liknande krav som du beskriver i din fråga.
Andra aspekter att tänka på vid upphandling av livsmedel som kan gynna biologisk mångfald är exempelvis krav på hållbara förpackningar, transporter, energisnål utrustning eller användning av förnybar el, kylmedia och minskad kemikalieanvändning. Sådana krav kan vara möjliga att ställa som kvalificeringskrav som ska vara uppfyllda vid anbudsinlämning, som tilldelningskriterier vid utvärderingen eller som särskilda kontraktsvillkor.
En generell reflektion är att vissa åtgärder som kan vidtas av en grossist för att gynna den biologiska mångfalden kan vara av mer symbolisk karaktär. För att få verklig effekt bör det systematiska arbetet prioriteras, exempelvis att leverantören har en policy för biologisk mångfald, att riskanalyser genomförs och att det ingår i leverantörens hållbarhetsarbete. Ett sådant krav kan utformas som ett särskilt kontraktsvillkor, eller under vissa förutsättningar, som ett kvalificeringskrav.
För mer inspiration kan du läsa om hur Adda inköpscentral arbetar med mål 15 i Agenda 2030.
Källhänvisningar
- 4 kap. 3 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - en upphandlande organisation bör beakta miljöhänsyn, sociala och arbetsrättsliga hänsyn vid offentlig upphandling om upphandlingens art motiverar detta
- 4 kap. 1 § LOU – de grundläggande upphandlingsprinciperna
- C-234/03 Contse och HFD 2016 ref. 37 – om proportionalitetsbedömningen i offentlig upphandling.
Erika
Jurist
31 oktober 2022
Fråga oss!
25–26 april är Frågeservice stängd på grund av verksamhetsutveckling. På grund av en stor mängd inkomna frågor har vi just nu längre svarstider i Frågeportalen.