Samarbete viktigaste framgångsfaktorn för strategiska upphandlingar
- Trendens
För mindre och medelstora kommuner är samarbete enda sättet att få den kompetens och de resurser som krävs för att göra professionella och effektiva upphandlingar. Det säger Fredrik Jarl, kommunstyrelseordförande med gedigen insyn i inköpsfrågan.
Innehåll på denna sida
Fredrik Jarl är ordförande i kommunstyrelsen i Gagnef kommun, men också ledamot i en gemensam nämnd för upphandlingssamverkan som politiskt leder Upphandlingscenter i Dalarna, medlem i styrgruppen för Upphandlingsdialog Dalarna och sitter i Upphandlingsmyndighetens insynsråd. Upphandlingscenter är ett samarbete mellan sju kommuner i Dalarna som varje år upphandlar för mellan 3–4 miljarder kronor. Upphandlingsdialog är ett samarbete mellan lokala aktörer, både offentliga och privata, för att göra bättre upphandlingar utifrån regionala förutsättningar.
– Samarbete är enda sättet för mindre till medelstora kommuner att klara det för- och efterarbete som krävs för att kunna förändra samhället genom upphandlingar, säger Fredrik Jarl.
En möjlighet till ökad kompetens
Genom samarbete kan man få resurser och kompetens, både till den dagliga verksamheten och till projekt, som annars inte hade varit möjliga. Det gör det möjligt att gå från regelorienterade inköp till ett mer systematiskt och kategoristyrt tillvägagångssätt, där man tar vara på lokala förutsättningar och behov, både hos kommun och företag.
Inom Upphandlingsdialog Dalarna pågår till exempel ett projekt om hur man använder upphandling som ett strategiskt verktyg. De har också samarbetat om hur man arbetar med leverantörsdialog och ställer rätt krav för att öka lokal och hållbar tillväxt, utan att snedvrida konkurrens eller missgynna de som sköter sig.
Via Upphandlingscenter har man gjort en genomlysning av hur man arbetar med till exempel leverantörsdialog före, under och efter upphandling samt uppföljning av mål och avtal.
– De här projekten hade inte varit möjliga utan samarbete. Nu vet vi att vi har en resa att göra och att det finns saker vi behöver bli bättre på. Men även den resan behöver vi samarbete för att klara av.
Dagens upphandlingar är komplexa och kräver specialistkompetens inom många olika områden. Dessutom görs vissa upphandlingar med flera års mellanrum. Det gör det svårare att komma ihåg vilka krav som ställdes och varför samt förstå vad som är relevant idag.
– Det är omöjligt för en person att klara allt som krävs inom upphandling. Enda sättet att hantera det är genom samarbete, säger Fredrik Jarl.
"Ska man utnyttja den kraft som den offentliga upphandlingen innebär så behöver man mer samarbete."
Fredrik Jarl-Ordförande kommunstyrelsen Gagnef kommun
Strategiskt upphandlingsarbete i praktiken
Upphandlingscenter i Dalarna har gemensamma mål inom effektivitet, kvalitet, regional tillväxt, innovation och social och miljömässig hållbarhet samt en ny upphandlingspolicy. De har också gemensamma riktlinjer samt en gemensam årsplan för kommunernas upphandlingar. Alla dessa beslut fattas tillsammans av centrets gemensamma nämnd för upphandlingssamverkan.
– Det är viktigt att ha en plats där man diskuterar de strategiska frågorna. Det behövs för att nå de riktiga samhällsförbättringarna. Är det någonstans vi har stora möjligheter att förändra samhället så är det genom upphandling, med relevanta krav som medför förändring och förbättring. Ska man utnyttja den kraft som den offentliga upphandlingen innebär så behöver man mer samarbete.