Få organisationer har strategier eller planer för enskilda inköpskategorier
I vår senaste uppföljning av utvecklingen på upphandlingsområdet uppger många organisationer att de saknar både tid och personalresurser. Samtidigt är det bara 19 procent som svarar att de har en kategoristrategi för inköpen. Genom att arbeta kategoribaserat skapas förutsättningar för strategiskt inköpsarbete samtidigt som resurser frigörs. Då kan organisationen nå sina verksamhetsmål och samtidigt göra goda affärer.
Nationella upphandlingsstrategin är framtagen av regeringen som en led i att utveckla de offentliga affärerna. Vi har sedan strategin beslutades följt upp och utvärderat utvecklingen av upphandlingsområdet i offentliga organisationer. I år har vi dessutom konkretiserat de sju inriktningsmålen i strategin till tydliga effektmål som beskriver önskade framtida tillstånd för den offentliga upphandlingen. Utifrån dessa effektmål har vi kunnat göra bedömningar av huruvida målen uppnås.
Vi kan bland annat se att två av de största hindren för måluppfyllelse är att det saknas tid och personalresurser för inköpsbehoven, samt att specialister t ex inom hållbarhet, inte deltar i inköpsarbetet.
– Enbart 19 procent har kategoristrategier eller planer för sina inköp. Att andelen är så pass låg kan vara en orsak till att så många organisationer upplever att det saknas t ex tid och personalresurser, säger Niklaz Kling, strateg på Upphandlingsmyndigheten.
Ett kategoribaserat inköpsarbete innebär bland annat att man analyserar potentialen att nå olika mål inom respektive inköpskategori, för att sedan skapa strategier för att förverkliga dessa mål.
– Om inköpsarbetet inte planeras på en mer övergripande nivå så saknas det sannolikt en prioritering av vilka de viktigaste målen är för olika inköp. I dessa fall finns det en stor risk att verksamheter försöker uppnå samtliga mål vid samtliga inköp – och att det på så vis varken blir hackat eller malet, säger Niklaz Kling.
Samtidigt ställer kategoribaserad styrning av inköp krav på verksamheten, och många organisationer upplever att de saknar verktyg och metoder för att analysera. Avsaknaden av verktyg och metoder skulle kunna vara en bidragande faktor till att det saknas strategier och planer för hur inköpskategorierna ska uppnå målsättningar i verksamheten.
– Fler än de 43 procent som idag har organiserat inköpsarbetet enligt inköpskategorier borde överväga att göra det. Det skulle kunna skapa förutsättningar för ett mer tvärfunktionellt arbetssätt, samt även frigöra tid och personalresurser till annat arbete.
– Vi ser också att resultatet skiljer sig åt mellan de olika respondentgrupperna; särskilt regionerna utmärker sig positivt i frågan kring kategoristrategier säger Niklaz Kling.
Om metoden
Nationella upphandlingsstrategin innehåller sju mål för hur upphandlande organisationer kan arbeta och utveckla ett strategiskt inköpsarbete. Upphandlingsmyndigheten gör regelbundna uppföljningar och undersökningar för att se utveckling av målen i strategin.
I syfte att redovisa resultat för de upphandlande organisationernas måluppfyllelse av inriktningsmålen i den nationella upphandlingsstrategin har vi operationaliserat inriktningsmålen till ett eller flera effektmål. Dessa effektmål beskriver önskade framtida tillstånd för den samhällsnytta som de offentliga inköpen ska skapa.
Våra bedömningar av upphandlande organisationers arbete med att uppnå målen i nationella upphandlingsstrategin baseras på indikatorer och målindex för respektive effektmål Bedömningarna av effektmålen har skapat en ökad förståelse för hur utvecklingen av de sju inriktningsmålen i nationella upphandlingsstrategin ser ut.
Vilken nytta offentliga organisationer kan ha av att lyfta det offentliga inköpet till en strategisk nivå, samt om vilka delar som behöver ingå för att de offentliga inköpen ska bidra till att utveckla verksamheten och samhället, finns att läsa mer om på vår webbplats. Där finns även alla inriktningsmål, effektmål och indikatorer att läsa mer om.