Se inköpen som ett ledningsverktyg
DEBATT | När fem regioner i Mellansverige hösten 2019, efter en upphandling, skulle byta leverantör av förbrukningsartiklar inom vården gick det inte som planerat. Sjukhus stod utan varuförsörjning och operationer ställdes in. Några månader senare drabbades vi av en mycket allvarligare och mer långvarig kris: coronapandemin. Det finns mycket att lära sig av det som hänt det senaste året. Nu är tillfället att göra nödvändiga förändringar för att vi ska stå rustade när nästa kris kommer.
Debattartikel publicerad i Dagens Samhälle 2021-03-04
Pandemin har visat att de fem regionerna inte är undantag. Varubrist har under något skede uppstått i de flesta kommuner och regioner. Pandemin har varit ett stresstest av viktiga samhällsfunktioner. Mycket har fungerat trots de brister som blivit uppenbara. Omstarten av samhället ger en unik möjlighet att förändra det som inte har fungerat och att bygga upp mer anpassade inköpsorganisationer som stöd för verksamheterna. Upphandlingsmyndigheten har identifierat fem viktiga områden för kommuner och regioner att arbeta med under rådande situation och inte minst för framtiden.
1. Skapa en gemensam målbild kring krisberedskap.
Ta fram och besluta om mål rörande krisberedskap som ger riktning för verksamheten. Målen med tillhörande styrdokument behöver förankras i alla led i organisationen, vara tydliga och förklara varför de är angelägna.
2. Prioritera angelägna behov .
Verksamhetens prioriterade behov bör vara framtidssäkrade och utgå från organisationens uppdrag, det vill säga vara riktade mot de politiska målen och prioriteras utifrån bedömd risk och förväntad nytta.
3. Balansera budgeten.
Organisationens budget måste möta prioriterade behov. Upphandling kan, genom att man samlar köpkraft, skapa bättre ekonomiskt utrymme och bidra till nya lösningar. Basera budgetarbetet på aktuella risk- och sårbarhetsanalyser och fokusera inte bara på enskilda delar utan se till helheten.
4. Tillvarata marknadens förmåga.
En fungerande marknad med sund konkurrens är en grundläggande förutsättning för offentlig upphandling. För att vara en attraktiv kund, som kan ta vara på marknadens förmåga att utveckla lösningar, behöver offentlig sektor skapa förtroende och vara affärsmässig. Att inkludera marknaden tidigt skapar förutsättningar för säkra leveranser.
5. Skapa en robust organisation.
För att vara en framgångsrik upphandlande organisation behöver upphandlingsfrågorna ha ett starkt ägarskap i ledningen. Verksamhetsansvariga och relevanta kompetenser måste involveras tidigt i processen. Viktigt är att skapa en gemensam bild av vem som gör vad och när, såväl i det strategiska som i det taktiska och operativa arbetet.
De fem regionerna har lärt sig mycket av krisen och delar gärna med sig av sina erfarenheter. I ”Trendens 2020”, vår rapport om utvecklingen på upphandlingsområdet, intervjuas två av dem som var med. De lyfter fram vikten av att göra riskanalyser och att ha beredskap för att det kan gå riktigt illa. Under krisen blev det även tydligt att frågor om beredskap och inköp ofta ligger utanför de upphandlingsansvarigas område.
Det senaste årets erfarenheter visar att beslutsfattare i kommuner och regioner tjänar på att ta ett ägarskap för inköpen. Genom att ta tillvara möjligheterna med upphandling och se inköpen som ett ledningsverktyg för att styra och utveckla verksamheten, kan tempot i omställningen till ett hållbart samhälle öka. Då blir inköpen en central del av lösningen på framtidens utmaningar.
Maria Öhman
strateg med inriktning på innovation på Upphandlingsmyndigheten