Start

Användning av märkning

När du ska göra en offentlig upphandling är det möjligt att använda olika märkningar som ett verktyg för att ställa hållbarhetskrav. Det går bland annat att hänvisa till en särskild märkning i upphandlingsdokumenten.

Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt

  • lagen om offentlig upphandling (LOU) 
  • lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).

Nya regler från 1 februari 2022

Nya och förenklade regler för offentliga upphandlingar började gälla den 1 februari 2022. De nya reglerna gäller för upphandlingar under EU:s tröskelvärden och upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. De äldre reglerna gäller för upphandlingar som har påbörjats innan de nya reglerna trädde i kraft. 

Regler för upphandlingar som påbörjats före 1 februari 2022

Nyheterna i de nya upphandlingsreglerna

Märkning är ett medel för att nå hållbarhetsmål 

Använd krav på märkning i en upphandling när det är lämpligt i förhållande till de miljömål, sociala mål eller andra hållbarhetsmål som organisationen vill uppnå. Genom att hänvisa till märkningar kan organisationens egna behov av resurser och kompetens för uppföljning minskas eftersom kontroll görs inom ramen för en märkningslicens. 

Vad är märkning? 

Enligt definitionen i upphandlingslagarna menas med märkning alla dokument, certifikat eller intyg som bekräftar att varor, tjänster, byggentreprenader uppfyller vissa krav. Vad som kännetecknar och skiljer märkning åt från andra bevis om att ett krav är uppfyllt framgår av bestämmelserna. Möjligheten att hänvisa till en märkning som bevis vid upphandling kan ses som ett särskilt system för att visa att vissa krav är uppfyllda. 

Olika begrepp för samma sak 

Olika märkningsorganisationer kan använda olika begrepp för såväl de produkter som är godkända för en viss märkning som för de företag som innehar rätten att använda en märkning, till exempel licens, certifiering, certifikat, verifikat eller märkt produkt. De krav som ingår i en märkning och som ska uppfyllas för att erhålla märkningen kan också benämnas olika, till exempel märkningskrav, kriterier eller standard. 

Exempel på märkningar

  • EU Green Public Procurement (GPP) är en lista över europeiska och internationella miljömärkningar, framtagen av Europeiska kommissionen. Listan är inte uttömmande. 
  • Global Ecolabelling Network (GEN) är en lista med miljömärkningar från medlemmar i GEN. Listan är inte uttömmande. 
  • ModUpp2030 (modupp.se ) är ett samarbete mellan Bra Miljöval (Naturskyddsföreningen), EU-Ecolabel, Fairtrade, KRAV, MSC, Svanen (Miljömärkning Sverige) och TCO Certified (TCO Development).

Upphandlingsmyndigheten har inte gjort några bedömningar av enskilda märkningssystem eller enskilda märkningar om de uppfyller förutsättningarna i upphandlingslagarna. 

Behovs- och marknadsanalys inför upphandlingen

Undersök om det finns någon eller några märkningar i det aktuella produktområdet och om krav på märkning är ett lämpligt verktyg för att nå organisationens miljömässiga eller sociala målsättningar. 

Genom tidig dialog med marknaden om kommande upphandling förbättras förutsättningarna för leverantörerna att lämna anbud och därmed en god konkurrens. 

För att få bättre kunskap om marknaden är det bra att undersöka följande: 

  • Hur vanligt är det med märkning på marknaden inom produktområdet som ska upphandlas? 
  • Finns det olika likvärdiga märkningar?
  • Hur många licenser eller märkta produkter det finns på marknaden? 

Om det inte finns någon lämplig märkning eller om ni av andra skäl inte vill använda krav på märkning i er upphandling kan ni i stället ta del av de förslag på hållbarhetskriterier som finns i Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst. 

Användning av märkning vid upphandling över tröskelvärdena

För att det ska vara tillåtet att kräva en märkning måste vissa förutsättningar vara uppfyllda. Det gäller dels bestämmelser om hur märkningskraven förhåller sig till det som ska upphandlas, dels hur märkningen utarbetas. Samtliga förutsättningar ska vara uppfyllda för att en märkning ska kunna användas som krav i en upphandling. 

Regler för användning av märkning

Bedöm om krav på märkning kan användas vid upphandling över tröskelvärdena 

Vi har tagit fram en metod som syftar till att underlätta bedömningen om en märkning uppfyller bestämmelserna i upphandlingslagarna. Metoden kan användas som en checklista av upphandlande organisationer som vill använda krav på märkning i en upphandling. Den kan också användas av märkningsorganisationer för att bedöma om den egna märkningen uppfyller bestämmelserna.

För att en märkning ska kunna krävas vid upphandling måste sex förutsättningar vara uppfyllda:

Standarden ISO 14024 

Standarden ISO 14024 avser miljömärkning och miljödeklarationer. Om en miljömärkningsorganisation följer standarden kan det vara en vägledande indikation på att objektivitets-, öppenhets-, tillgänglighets- och inflytandekravet är uppfyllda. Det gäller även om märkesorganisationen är medlem i Global Ecolabelling Network (GEN) eller ISEAL Alliance.

Användning av märkning vid upphandling under tröskelvärdena

Några särskilda regler om användning av märkning vid upphandling enligt 19 kapitlet LOU och LUF finns inte. Däremot ger de detaljerade reglerna om användning av märkning vid upphandling över tröskelvärdena i stora delar uttryck för de grundläggande principerna för upphandling. 

De grundläggande upphandlingsprinciperna gäller även vid upphandling under tröskelvärdena och vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. En upphandlande organisation kan i sådana upphandlingar använda märkning på samma sätt som vid upphandling över tröskelvärdena. Den upphandlande organisationen kan då vara ganska säker på att upphandlingen, i detta avseende, följer principerna. Det gäller särskilt kraven på öppenhet och kravet på proportionalitet. 

Den upphandlande organisationen bör därför säkerställa att den hänvisar till märkningar på ett sätt som innebär att den tydligt beskriver 

  • vilka krav som ställs 
  • hur leverantörerna kan visa att de uppfyller dem.

Organisationen bör även säkerställa att den inte ställer krav på märkningar som går längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla kraven i upphandlingen.

Uppföljning

Planera för uppföljning 

Ni bör planera och avsätta tillräckligt med resurser för att kunna följa upp de hållbarhetskrav som ni har ställt. Kontroller av produkter och tjänster kan genomföras på olika sätt. Uppföljningen kan underlättas om den upphandlade varan eller tjänsten har en märkning. En märkning innebär att uppföljningen av att kraven efterlevs genomförs av respektive märkningsorganisation. 

Uppföljning av krav på märkning

Ett företag får en rättighet använda en märkning genom licens, certifiering eller ett liknande godkännande. I regel är denna rättighet giltig så länge som kraven som ställs för märkningen är uppfyllda eller för en viss tidsperiod. Denna period är ofta kopplad till giltigheten på de märkningskrav som fastställts för en viss produktgrupp. De flesta märkningsorganisationer kräver också att företaget betalar en avgift eller liknande för att upprätthålla rättigheten. Rättigheten kan dras in om märkningsorganisationen upptäcker att varan eller tjänsten inte längre uppfyller kraven.

Kontrollera licensens eller certifieringens giltighet 

Vid uppföljning är det alltså viktigt för upphandlande organisationer att kontrollera att licensen eller certifieringen är giltig. De flesta märkningsorganisationer publicerar vilka produkter och tjänster som har giltiga licenser, certifieringar eller liknande på sina webbplatser. Det går även att kontakta märkningsorganisationen med frågor kring giltighetstiden för en specifik vara eller tjänst.

Skriv in i kontraktsvillkoren att leverantören ska uppfylla kravet på märkning under hela avtalsperioden och även att en licens, certifiering eller motsvarande ska vara giltig under hela avtalsperioden eller från och med den tidpunkt som angetts i kontraktet. Om märkningskraven ändras ska licensen förnyas enligt de övergångsregler eller liknande som respektive märkningsorganisation har.

Det är möjligt för en leverantör att byta märkning 

Det bör också framgå av kontraktsvillkoren att en leverantör kan uppfylla kravet med angiven märkning eller byta till en likvärdig märkning under avtalsperioden. Om leverantören vill byta till en likvärdig märkning ska denne motivera på vilket sätt en alternativ märkning är likvärdig med den som har avtalats. Ett byte av märkning bör godkännas av den upphandlande organisationen och leverantören ska därför lämna tillräcklig information för att organisationen ska kunna göra en bedömning. 

Kontraktsvillkoren bör innehålla sanktioner för de fall leverantören inte uppfyller villkoren. Det kan bland annat vara olika sanktioner, till exempel prisavdrag, beställningsstopp eller viten. Vid väsentligt avtalsbrott bör det framgå att den upphandlande organisationen kan säga upp kontraktet.