Startsida

Användning av märkning

När du ska göra en offentlig upphandling är det möjligt att använda olika märkningar som ett verktyg för att ställa hållbarhetskrav. Det går bland annat att hänvisa till en särskild märkning i upphandlingsdokumenten.

Märkning är ett medel för att nå hållbarhetsmål 

Använd krav på märkning i en upphandling när det är lämpligt i förhållande till de miljömål, sociala mål eller andra hållbarhetsmål som organisationen vill uppnå. Genom att hänvisa till märkningar kan organisationens egna behov av resurser och kompetens för uppföljning minskas eftersom kontroll görs inom ramen för en märkningslicens. 

Vad är märkning? 

Enligt definitionen i upphandlingslagarna menas med märkning alla dokument, certifikat eller intyg som bekräftar att varor, tjänster, byggentreprenader uppfyller vissa krav. Vad som kännetecknar och skiljer märkning åt från andra bevis om att ett krav är uppfyllt framgår av bestämmelserna. Möjligheten att hänvisa till en märkning som bevis vid upphandling kan ses som ett särskilt system för att visa att vissa krav är uppfyllda. 

Regler för användning av märkning

Olika begrepp för samma sak 

Olika märkningsorganisationer kan använda olika begrepp för såväl de produkter som är godkända för en viss märkning som för de företag som innehar rätten att använda en märkning, till exempel licens, certifiering, certifikat, verifikat eller märkt produkt. De krav som ingår i en märkning och som ska uppfyllas för att erhålla märkningen kan också benämnas olika, till exempel märkningskrav, kriterier eller standard. 

Exempel på märkningar

  • Märkningsguiden har tagits fram av Konsumentverket och innehåller information om märkningar inom olika ämnesområden, till exempel miljö och social hållbarhet. 
  • EU Green Public Procurement (GPP) är en lista över europeiska och internationella miljömärkningar, framtagen av Europeiska kommissionen. Listan är inte uttömmande. 
  • Global Ecolabelling Network (GEN) är en lista med miljömärkningar från medlemmar i GEN. Listan är inte uttömmande. 

Upphandlingsmyndigheten har inte gjort några bedömningar av enskilda märkningssystem eller enskilda märkningar om de uppfyller förutsättningarna i upphandlingslagarna. 

Krav på märkning i upphandlingsreglerna

För att det ska vara tillåtet att kräva en märkning måste vissa förutsättningar vara uppfyllda. Det gäller dels bestämmelser om hur märkningskraven förhåller sig till det som ska upphandlas, dels hur märkningen utarbetas. Samtliga förutsättningar ska vara uppfyllda för att en märkning ska kunna användas som krav i en upphandling. 

Regler för användning av märkning 

Olika sätt att ställa krav på en märkning 

I samband med förberedelsen av en upphandling bör organisationen ta ställning till på vilket sätt det är lämpligast att ställa krav på märkningen. Krav på märkning kan ställas som:   

  • teknisk specifikation   
  • tilldelningskriterium   
  • kontraktsvillkor.   

Att ange krav som en teknisk specifikation, tilldelningskriterium eller som särskilda kontraktsvillkor har olika fördelar respektive nackdelar.  Fundera på vad som passar bäst i er upphandling.   

Teknisk specifikation för obligatoriska krav 

Om det finns ett behov av att redan i anbudsfasen kontrollera att de tekniska kraven är uppfyllda bör kraven anges som minimikrav (obligatoriska krav i en teknisk specifikation). Om sådant behov inte finns kan kraven anges som särskilda kontraktsvillkor utan påverkan på utvärderingen av anbudslämningen.  

Tilldelningskriterium bra för att stimulera utveckling

Ett tilldelningskriterium är däremot inte en garanti för att ett krav på märkning uppfylls, men har både fördelar och nackdelar. Till exempel har tilldelningskriterier en tydlig koppling till vad den upphandlande organisationen värdesätter och vill betala extra för och kan vara en mer precis och rättvis mekanism när kostnaden ska utvärderas. Tilldelningskriterier kan vara ett bra verktyg om man vill stimulera utvecklingen inom en bransch och har fokus på kvalitetshöjande faktorer. Avgörande för valet för mellan till exempel en teknisk specifikation eller ett tilldelningskriterium kan vara om det är angeläget att ett visst krav uppfylles vid anbudet.   

Kontraktsvillkor kan främja konkurrens 

Ett särskilt kontraktsvillkor kan i praktiken leda till samma resultat som en teknisk specifikation, men endast antagna leverantörer behöver uppfylla kravet, vid kontraktsstart eller vid annan tidpunkt. Det kan främja konkurrensen.   

Använd inte sociala märkningar som teknisk specifikation 

Tänk på att märkningar som huvudsakligen fokuserar på sociala förhållanden, till exempel Fairtrade, bör användas som tilldelningskriterium eller särskilt kontraktsvillkor, inte som teknisk specifikation.   

Stöd för att använda krav på märkning 

Vi har tagit fram en metod som syftar till att underlätta bedömningen om en märkning uppfyller bestämmelserna i upphandlingslagarna. Metoden kan användas som en checklista av upphandlande organisationer som vill använda krav på märkning i en upphandling. Den kan också användas av märkningsorganisationer för att bedöma om den egna märkningen uppfyller bestämmelserna.  

Metodbeskrivning steg för steg  

För att en märkning ska kunna krävas vid upphandling måste sex förutsättningar vara uppfyllda. 

Standarden ISO 14024 

Standarden ISO 14024 avser miljömärkning och miljödeklarationer. Om en miljömärkningsorganisation följer standarden kan det vara en vägledande indikation på att objektivitets-, öppenhets-, tillgänglighets- och inflytandekravet är uppfyllda. Det gäller även om märkesorganisationen är medlem i Global Ecolabelling Network (GEN) eller ISEAL Alliance.

Behovs- och marknadsanalys inför upphandlingen

Undersök om det finns någon eller några märkningar i det aktuella produktområdet och om krav på märkning är ett lämpligt verktyg för att nå organisationens miljömässiga eller sociala målsättningar. 

Genom tidig dialog med marknaden om kommande upphandling förbättras förutsättningarna för leverantörerna att lämna anbud och därmed en god konkurrens. 

För att få bättre kunskap om marknaden är det bra att undersöka följande: 

  • Hur vanligt är det med märkning på marknaden inom produktområdet som ska upphandlas? 
  • Finns det olika likvärdiga märkningar?  
  • Hur många licenser eller märkta produkter det finns på marknaden? 

Om det inte finns någon lämplig märkning eller om ni av andra skäl inte vill använda krav på märkning i er upphandling kan ni istället ta del av de förslag på hållbarhetskriterier som finns i Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst.   

Likvärdig märkning ska alltid godtas  

Undersök om det finns likvärdiga märkningar 

Om ni kräver en viss märkning ska ni även godta andra likvärdiga märkningar, om kraven för den märkningen är likvärdiga med kraven för den angivna märkningen.   

Undersök om det finns likvärdiga märkningar under behovs- och marknadsanalysen och ha dialog och kontakt med leverantörsmarknaden.  

Det är möjligt att ange flera olika märkningar 

Det är möjligt att ange flera olika märkningar i samma upphandling om dessa bedöms vara likvärdiga. Det hindrar dock inte leverantören att kunna presentera ytterligare en märkning som anses likvärdig och som ska godtas om kraven är likvärdiga. 

Bedömning av likvärdighet görs utifrån funktion 

Någon definition av ”likvärdig märkning” finns inte utan frågan om likvärdighet behöver avgöras från fall till fall. En bedömning av likvärdighet bör göras utifrån märkningens funktion eller syfte, det vill säga de egenskaper som den upphandlande organisationen anser vara som betydelsefulla.   

Exempel på vad som kan vara vägledande vid denna bedömning är:   

  • Märkningen har samma mål eller syftar till samma resultat som kraven i den märkning som efterfrågats, men har andra formuleringar eller nivåer.  
  • Märkningen innehåller andra typer av krav, men syftet är att uppfylla samma målsättning.  

Ni bör i upphandlingsdokumenten ange vilka egenskaper eller prestanda som är viktigast för att leverantörer ska kunna bedöma om en alternativ märkning är likvärdig. Ange också att likvärdig märkning kommer godtas och att leverantören redan i anbudet ska presentera och motivera på vilket sätt en alternativ märkningen är likvärdig med den som har efterfrågats. Leverantören måste säkerställa att anbudet innehåller tillräcklig information för att kunna göra en sådan bedömning. Det kan till exempel visas med hjälp av provningsrapporter eller intyg från ett ackrediterat organ eller teknisk dokumentation från tillverkaren.  En likvärdig märkning måste också uppfylla de sex förutsättningarna.  

Annan lämplig utredning ska godtas i vissa fall  

I undantagsfall ska andra bevis godtas 

I vissa fall ska ni godta en annan lämplig utredning (bevis) som visar att kraven för den angivna märkningen uppfylls.  Det gäller om en leverantör inte inom tidsfristen haft möjlighet att få den märkning som krävts (eller likvärdig märkning) och detta inte beror på leverantören eller något förhållande på hans sida. Det kan exempelvis vara teknisk dokumentation från tillverkaren. Det väsentliga är att denna dokumentation kan styrka att varan, tjänsten eller byggentreprenaden uppfyller kraven för den angivna märkningen.  

Det framgår inte av bestämmelsen vilken tidsfrist som avses, men det finns inget som tyder på att det är någon annan tidsfrist än den som är aktuella för en annonserad upphandling alternativt den tidsfrist som gäller fram till ett särskilt kontraktsvillkor ska uppfyllas.    

Leverantören har ett aktsamhetskrav 

Bestämmelsen innefattar ett så kallat aktsamhetskrav. Det betyder att leverantörer ska agera som normalt omsorgsfulla och ansvarstagande för att, under rimliga ansträngningar, bevaka sina intressen och skaffa sig kunskap om eventuella krav på märkning vid kommande upphandlingar. Till exempel kan det vara att bevaka och besvara RFI (Request for Information), ställa frågor under upphandlingar, delta i dialoger och liknande eller bevaka vilka policyer eller riktlinjer upphandlande organisationer har.  

Uppföljning  

Planera för uppföljning 

Ni bör planera och avsätta tillräckligt med resurser för att kunna följa upp de  hållbarhetskrav som ni har ställt. Kontroller av produkter och tjänster kan genomföras på olika sätt. Uppföljningen kan underlättas om den upphandlade varan eller tjänsten har en märkning.  En märkning innebär att uppföljningen av att kraven efterlevs genomförs av respektive märkningsorganisation.   

Uppföljning av krav på märkning  

Ett företag får en rättighet använda en märkning genom licens, certifiering eller ett liknande godkännande. I regel är denna rättighet giltig så länge som kraven som ställs för märkningen är uppfyllda eller för en viss tidsperiod. Denna period är ofta kopplad till giltigheten på de märkningskrav som fastställts för en viss produktgrupp. De flesta märkningsorganisationer kräver också att företaget betalar en avgift eller liknande för att upprätthålla rättigheten. Rättigheten kan dras in om märkningsorganisationen upptäcker att varan eller tjänsten inte längre uppfyller kraven.  

Kontrollera licensens eller certifieringens giltighet 

Vid uppföljning är det alltså viktigt för upphandlande organisationer att kontrollera att licensen eller certifieringen är giltig. De flesta märkningsorganisationer publicerar vilka produkter och tjänster som har giltiga licenser, certifieringar eller liknande på sina webbplatser. Det går även att kontakta märkningsorganisationen med frågor kring giltighetstiden för en specifik vara eller tjänst.  

Skriv in i kontraktsvillkoren att leverantören ska uppfylla kravet på märkning under hela avtalsperioden och även att en licens, certifiering eller motsvarande ska vara giltig under hela avtalsperioden eller från och med den tidpunkt som angetts i kontraktet. Om märkningskraven ändras ska licensen förnyas enligt de övergångsregler eller liknande som respektive märkningsorganisation har.  

Det är möjligt för en leverantör att byta märkning 

Det bör också framgå av kontraktsvillkoren att en leverantör kan uppfylla kravet med angiven märkning eller byta till en likvärdig märkning under avtalsperioden. Om leverantören vill byta till en likvärdig märkning ska denne motivera på vilket sätt en alternativ märkning är likvärdig med den som har avtalats. Ett byte av märkning bör godkännas av den upphandlande organisationen och leverantören ska därför lämna tillräcklig information för att organisationen ska kunna göra en bedömning.   

Kontraktsvillkoren bör innehålla sanktioner för de fall leverantören inte uppfyller villkoren. Det kan bland annat vara olika sanktioner, till exempel prisavdrag, beställningsstopp eller viten. Vid väsentligt avtalsbrott bör det framgå att den upphandlande organisationen kan säga upp kontraktet.