Inköpscentraler
En inköpscentral hjälper andra upphandlande organisationer med inköp genom att bedriva grossistverksamhet eller fungera som mellanhand. Syftet är att effektivisera inköpen, minska administrationskostnaderna och få bättre inköpsvillkor. En upphandlande organisation kan använda sig av en inköpscentral på flera olika sätt.
Innehåll på denna sida
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU)
- lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
Inköpscentraler vid direktivstyrd upphandling
Reglerna om inköpscentraler och upphandlande organisationers möjlighet att använda inköpscentraler finns i reglerna som gäller för direktivstyrd upphandling. Det är de regler som gäller för upphandling över tröskelvärdena.
En inköpscentral är en upphandlande myndighet eller enhet (upphandlande organisation) som bedriver grossistverksamhet eller fungerar som mellanhand åt andra upphandlande organisationer. Inköpscentralens verksamhet ska bedrivas stadigvarande. Det innebär att det inte får vara fråga om en tillfällig gemensam upphandling som genomförs av flera upphandlande organisationer.
Definition i upphandlingsreglerna
En inköpscentral definieras som en upphandlande myndighet eller enhet som stadigvarande bedriver en centraliserad inköpsverksamhet i form av
- att köpa in varor eller tjänster som är avsedda för upphandlande myndigheter och enheter (grossistverksamhet) eller
- att tilldela kontrakt eller ingå ramavtal om varor, tjänster eller byggentreprenader som är avsedda för upphandlande myndigheter eller enheter (mellanhand).
Inköpscentraler kan förekomma både i den klassiska sektorn (LOU) och inom försörjningssektorerna (LUF).
Driftsformen för en inköpscentral kan se olika ut. Det ställs inga krav i upphandlingsreglerna på val av juridisk form för verksamheten.
Det finns inköpscentraler som drivs
- privaträttsligt, till exempel genom aktiebolag och ekonomisk förening
- offentligrättsligt, till exempel genom ett kommunalförbund, en gemensam nämnd eller i en förvaltning.
Det finns två typer av verksamheter som kan bedrivas av en inköpscentral. Den ena är grossistverksamhet. Då köper inköpscentralen in varor och tjänster i eget namn som sedan säljs vidare till upphandlande organisationer. Den andra typen av verksamhet är att inköpscentralen kan verka som mellanhand, antingen genom att vara ombud för andra upphandlande myndigheter eller genomföra upphandlingar självständigt utan detaljstyrning från de berörda upphandlande myndigheterna.
En upphandlande organisation får anlita en inköpscentral utan att tjänsten behöver upphandlas. Om en upphandlande organisation anlitar en inköpscentral får den tjänst som inköpscentralen tillhandahåller även bestå av stödverksamhet för inköp. Stödverksamhet betyder bland annat rådgivning om hur man genomför eller utformar offentliga upphandlingsförfaranden och förbereder och administrerar upphandlingsförfaranden på den upphandlande organisationens vägnar.
De ramavtal som har upphandlats av en inköpscentral får endast användas av de upphandlande myndigheter som antingen har angivits i anbudsinfordran för ramavtalet eller i inbjudan för att bekräfta intresse. Det innebär att de upphandlande myndigheter som vill tilldela kontrakt från ett ramavtal på något sätt måste vara identifierade i inköpscentralens ramavtalsupphandling.
Kravet på tydlig identifiering innebär alltså att det inte är möjligt för upphandlande myndigheter att ansluta sig till och börja använda ett ramavtal som redan har ingåtts av en inköpscentral.
En upphandlande organisation kan använda sig av en inköpscentral på fem olika sätt
- köpa varor eller tjänster direkt från en inköpscentral
- uppdra åt en inköpscentral att genomföra en upphandling (enskilt kontrakt eller ett ramavtal) för den upphandlande organisationen räkning (inköpscentralen kan genomföra upphandlingen antingen som ett ombud eller som en självständig mellanhand)
- använda sig av ett dynamiskt inköpssystem som drivs av en inköpscentral
- avropa från ett ramavtal som upphandlats av en inköpscentral
- köpa stödverksamhet för inköp av en inköpscentral (under förutsättning att man samtidigt anlitar inköpscentralen för att tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet, det vill säga någon av punkter 1–4 ovan.
Inköpscentraler vid icke-direktivstyrd upphandling
På det icke-direktivstyrda området saknas det uttryckliga regler om inköpscentraler och upphandlande organisationers möjlighet att använda inköpscentraler. Med det icke-direktivstyrda området avses upphandling under tröskelvärdena samt upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster.
Den svenska lagstiftaren har uttryckt att det som huvudregel ska finnas samma utrymme för upphandlande organisationer vid icke-direktivstyrd upphandling som finns på det direktivstyrda området, även om uttrycklig reglering saknas. Detta ska enligt lagstiftaren även gälla för upphandlande organisationers möjlighet att använda tjänster från en inköpscentral.
Exempel på nationella inköpscentraler
Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet (SIC) har som uppgift att ingå ramavtal om varor och tjänster som är avsedda för andra statliga myndigheter. Inom IT och telekom gäller uppdraget hela den offentliga förvaltningen, det vill säga även kommuner och regioner.
Myndigheter är i huvudregel skyldiga att använda de statliga ramavtalen. Ramavtalen går att hitta på avropa.se.
Adda Inköpscentral (tidigare SKL Kommentus Inköpscentral AB) riktar sig till kommuner, regioner och de kommunala företagen. Adda arbetar med att samordna inköp för hela den kommunala och regionkommunala sektorn.
Sinfra (före detta Värmek) drivs som en medlemsägd förening och upphandlar teknik, produkter och tjänster åt sina medlemmar inom försörjningssektorn (LUF).
HBV är inköpscentral åt Sveriges allmännyttiga bostadsbolag och genomför samordnade upphandlingar av produkter och tjänster knutna till byggnation, renovering och förvaltning av fastigheter.
Utöver nationella inköpscentraler finns regionala och lokala inköpscentraler som till exempel
- Förvaltningen för inköp och upphandling – Göteborgs Stad (tidigare Upphandlingsbolaget Göteborg),
- Upphandlingsbyrån i Umeå kommun
- Upphandlingscenter (Fjärde storstadsregionen).
Inköpscentraler i Europeiska unionen (EU)
Det finns bestämmelser både i LOU och LUF som öppnar för konkurrens mellan inköpscentraler inom EU. En upphandlande organisation får upphandla från eller genom en inköpscentral i en annan medlemsstat i EU. En upphandlande organisation får köpa direkt från inköpscentraler i andra medlemsstater som bedriver grossistverksamhet.
När en upphandlande organisation anlitar en inköpscentral från en annan medlemsstat tillämpas de regler som gäller i den medlemsstat där inköpscentralen finns. Det gäller även vid tilldelning av ett kontrakt inom ramen för inköpscentralens dynamiska inköpssystem eller ramavtal.
- 1 kap. 14 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)/1 kap. 13 § lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – definition av inköpscentral
- 7 kap. 15 § LOU/7 kap. 10 § LUF – att använda inköpscentraler i annan medlemsstat i EU
- 7 kap. 10 § LOU/7 kap. 5 § LUF – att anlita en inköpscentral utan att tjänsten behöver upphandlas
- 7 kap. 3 § LOU – avropsberättigad krets till ramavtal som har upphandlats av en inköpscentral
- 3 § förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning – skyldighet att använda de statliga ramavtalen om myndigheten inte ingår en annan form av avtal som i sammanhanget är bättre
- Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 6450–15 – fråga om identifiering av den avropsberättigade kretsen av upphandlande myndigheter när upphandlingen gjorts av en inköpscentral
- prop. 2015/16:195 s. 516 f – identifiering av avropsberättigad krets i ramavtalsupphandlingen, s. 534: innebörd av stadigvarande verksamhet, s. 1009–1010: angående möjligheten för upphandlande myndigheter att ansluta till och börja använda ett ramavtal som redan har ingåtts av en inköpscentral.
- prop. 2021/22:5 s. 102 och 194 – en upphandlande organisation har möjlighet att använda sig av till exempel inköpscentraler, samordnade upphandlingar, ramavtal, dynamiska inköpssystem och de andra tekniker och instrument som finns i upphandlingsdirektiven även vid icke-direktivstyrd upphandling.
Frågor och svar om inköpscentraler
Här är ett urval av frågor vi har besvarat om inköpscentraler. Du hittar fler frågor och svar i vår Frågeportal.