Olika distributionslösningar vid livsmedelsupphandling
- Livsmedel och måltidstjänster
En upphandling av livsmedel och andra varor leder även till beslut om distribution. Den omfattar leverans av varor och tjänster, är en del av logistiken och omfattar även material, resurser och information. Det finns flera sätt att lösa distributionen och frågan uppmärksammas ofta av den lokala politiken.
Innehåll på denna sida
Effektiv distribution med hög fyllnadsgrad och korta körrutter gynnar både säljare och köpare. Det bidrar till att nå gemensamma mål, till exempel minskad klimatpåverkan. Olika upphandlande organisationer använder sig av olika logistiklösningar utifrån organisationens och marknadens förutsättningar.
Två distributionslösningar för stora volymer
- Leverans till köken av en större grossist, exempelvis en fullsortimentsgrossist, eller en mindre grossist som levererar livsmedelsprodukterna från sitt lager. Upphandlingen av livsmedel omfattar då både varor och hela logistiktjänsten, precis som måltidstjänster omfattar måltider och hela logistiken.
- Leverans till en samlastningscentral som samordnar leveranser från alla kontrakterade leverantörer oavsett storlek och därefter kör ut varorna till köken. Upphandlingen av livsmedel omfattar då varorna och distribution från leverantörens lager till samlastningscentralen. Livsmedelsupphandlingen kompletteras med en transportupphandling som upphandlas separat för distributionen mellan samlastningscentralen och köken. Alternativt kan distributionen köras i egen regi.
Två distributionslösningar för små volymer
- Leveranser direkt till köken från leverantörer som har eget avtal med den upphandlande organisationen, exempelvis en lokal grönsaksodlare.
- Leveranser direkt till köken från producenter via aktörer som har avtal med den upphandlande organisationen, exempelvis en handelsplats som saluför partier med kort hållbarhetsdatum.
Argumenten för att låta hela transporten ingå i upphandlingen av livsmedel varierar. Ett är att grossisten redan erbjuder en effektiv samordnad distribution från sitt huvudlager och genom det minskar miljöbelastning från transporterna. Att upphandla en fullsortimentsgrossist innebär även att beställningarna sker på ett ställe, exempelvis via grossistens beställningssida.
Ett annat argument är att lokala livsmedelsföretag utan egen distribution redan ingått avtal med offentliga grossister. Då kan livsmedelsföretagens produkter beställas och levereras via grossisten även om det är grossisten som avgör vilka produkter som ligger på avtalet utifrån den upphandlande organisationens kravspecifikation.
Argumenten för att samordna transporter via en distributionscentral varierar. Ett kan vara att samordna varuflöden för ökad effektivitet och minskad miljöbelastning från varuleveranser av livsmedel och förbrukningsvaror.
Ett annat argument är att underlätta för lokala livsmedelsföretag utan egen distribution att kunna delta i den offentliga affären med eget avtal. Det kan förbättra konkurrensen och stärka det lokala näringslivet genom upphandling i den egna regionen. Det kan exempelvis främja självförsörjningsgraden för att öka krisberedskapen inom offentlig måltid.
Det är bra att inkludera organisationens näringslivsfunktion eller liknande näringslivsnätverk för att kartlägga den lokala och regionala marknaden. När fler lokala och regionala anbudslämnare deltar i den offentliga affären ställs ytterligare krav på den upphandlande organisationen än enbart upphandling av samordnad varudistribution.
Att ställa ändamålsenliga krav på leverantören, varorna och tjänsten och dela upp kontrakt gör att även mindre företag kan lämna anbud. Effektiva distributionslösningar gör att fler leverantörer kan lämna anbud. Om en anbudslämnares volym är liten, eller mycket liten, måste andra avtal täcka hela den upphandlande organisationens resterande andel av behovet på ett korrekt sätt.
När samordnad varudistribution inte är införd och mindre leverantörer upphandlas med eget avtal upphandlas i de flesta fall även leveranser direkt till köken. Det förutsätter att tid avsätts för en konstruktiv dialog med marknadens leverantörer för att veta under vilka förutsättningar direktleverans kan ske. Leverans kanske bara kan ske en gång i veckan till det största köket eller under delar av året. Om volymen bara täcker små eller mycket små delar av behovet måste andra avtal på ett korrekt sätt täcka hela den upphandlande organisationens resterande andel av behovet.
Den upphandlande organisationens geografiska läge skapar helt olika förutsättningar. En storstadskommun i ett geografiskt attraktivt läge har andra logistikförutsättningar än en kommun i glesbygd.
Innan logistiklösning väljs krävs genomgång av för- och nackdelar utifrån faktabaserade underlag. De ska omfatta exempelvis ekonomi, miljö, trafiksäkerhet och effektivitet. Landar beslutet i att införa samordnad distribution ställer det även krav på expertis inom upphandling, e-handel och logistik.
Efter att upphandlingen är avklarad ska avtalet inte bara startas utan också utvecklas för att den samordnade varudistributionen ska bli så effektiv som möjligt.
Precis som det är möjligt att ställa hållbarhetskrav på livsmedel går det att ställa krav på transporterna. Genom att ställa krav på exempelvis förnybara bränslen kan offentlig upphandling leda utvecklingen i rätt riktning för effektivare transporttjänster och minskade utsläpp av växthusgaser.