Måste anbud lämnas in elektroniskt?
Är det ett krav att alla anbud lämnas in elektroniskt i och med nya LOU? Eller går det bra att alternativet finns, det vill säga blanda elektroniska anbud och pappersanbud i en upphandling? Har en grupp anbudsgivare som lämnar handskrivna pappersanbud och jag är rädd att inte få några anbud alls om jag kräver dem elektroniskt.
Lena
Publicerad 12 december 2016
Vid upphandling över tröskelvärdena ska en upphandlande organisation och en leverantör använda elektroniska medel när de kommunicerar med varandra. Det är därmed ett krav att anbud ska lämnas in elektroniskt, förutsatt att det inte är frågan om vissa undantagssituationer. Det är till exempel möjligt att frångå kravet om det är frågan om inlämning av arbetsprover som av naturliga skäl inte kan lämnas in elektroniskt, eller med hänsyn till den särskilt känsliga karaktären hos de uppgifter som ska lämnas.
Om den upphandlande organisationen anvisar leverantörerna att lämna in anbudsansökningar eller anbud med elektroniska medel och en leverantör trots detta lämnar in handlingen i någon annan form, får organisationen inte beakta handlingen.
Vid icke-direktivstyrda upphandlingar, det vill säga upphandlingar som omfattas av 19 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU), finns det inga regler om att elektroniska medel ska användas vid kommunikation. Det är därför möjligt för en upphandlande organisation att använda eller tillåta annan kommunikation än elektronisk om det finns skäl för det.
Läs mer
Läs mer om elektronisk kommunikation på vår webbplats.
Källhänvisningar
- 12 kap. 1 § lag om offentlig upphandling (2016:1145) (LOU) – en upphandlande organisation och en leverantör ska använda elektroniska medel när de kommunicerar med varandra under en upphandling
- 12 kap. 2–5 §§ LOU och prop. 2015/16:195 s. 1068–1070 – undantag från att använda elektroniska medel
- prop. 2021/22:5 s. 116-118 – om kommunikation vid icke-direktivstyrd upphandling.
Bel
Jurist
12 december 2016 (Uppdaterat 28 oktober 2022)
Hej!
Undrar hur ni ser på att använda en enkel rutin enligt följande, om den uppfyller kravet på elektronisk anbudsinlämning:
- Speciell e-postlåda för upphandling som handhas av registrator
Myndighetens registrator hanterar inkommande e-post.
- Inkommande anbuds ämnesrad märks av avsändaren med diarienummer följt av upphandlingens namn
- Inför anbudsöppning kontaktar upphandlaren registrator, som skickar vidare aktuella anbud.
Följdfråga - måste ALLA anbud inkomma denna väg från 1/1 -17, det vill säga om vissa invanda anbudslämnare skickar i kuvert kan dessa upptas till prövning ändå?
//Jan-Erik
Jan-Erik
20 december 2016
Hej Jan-Erik,
Inledningsvis vill vi informera om att Upphandlingsmyndigheten inte gör bedömningar i enskilda fall, vi bistår däremot gärna med generell vägledning om upphandlingslagstiftningens utformning.
Lagen om offentlig upphandling (LOU) och LOU-direktivet pekar inte ut någon särskilt lösning, utan anger i första hand att de elektroniska medel som används ska vara icke-diskriminerande och allmänt tillgängliga. Medlen ska vara möjliga att använda tillsammans med sådan maskin- och programvara samt sådan annan utrustning som används i allmänhet.
En upphandlande organisation ska se till att kommunikation med elektroniska medel under en upphandling sker på ett säkert sätt med hänsyn till de risker som är förknippade med olika skeden av upphandlingen. Organisationen ska ha sådan utrustning att den på ett säkert sätt elektroniskt kan ta emot och fastställa exakt tidpunkt för mottagande av anbudsansökningar och anbud samt ritningar och planer i projekttävlingar. Utrustningen ska vara försedd med sådana säkerhetsanordningar att det inom rimliga gränser kan säkerställas att:
- ingen har tillträde till de uppgifter som överförts elektroniskt före utgången av den fastställda tidsfristen,
- bara behöriga personer därefter kan få tillgång till uppgifterna, och
- det går att spåra om någon obehörig har tagit del av uppgifterna.
En bedömning får göras utifrån omständigheterna i det enskilda fallet, men om en e-postlösning inte uppfyller ovanstående krav bör en annan lösning användas.
Följdfrågan
När det gäller skyldigheten hänvisar jag till den första kommentaren i den här tråden. Det finns vissa undantag i 12 kap. 2–5 §§ LOU, men dessa avser inte situationer där en leverantör vill eller är van vid inlämning av anbud i pappersform, utan avser vissa särskilda undantagssituationer.
Källhänvisningar
- 12 kap. 1 § andra stycket lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), se även prop. 2015/16:195 s. 655–656 och s. 1068 – medlen ska vara möjliga att använda tillsammans med sådan maskin- och programvara samt sådan annan utrustning som används i allmänhet
- 12 kap. 8 § LOU – säkerhet vid elektronisk kommunikation.
Med vänlig hälsning,
Bel
Jurist
22 december 2016 (Uppdaterat 28 oktober 2022)
Hej,
då elektroniska anbud kommer att bli obligatoriskt kan jag tycka att 11 kap. 6 § är aningen märklig:
"Om den upphandlande myndigheten tillåter att anbud skickas in elektroniskt..."
Kan någon klok person förklara den formuleringen...
Anna
28 december 2016
Hej Anna,
Det är obligatoriskt att använda elektroniska medel, förutom i vissa särskilt angivna undantagsfall. Elektroniska anbud ska därmed som huvudregel tillåtas och anbudstiden förkortas, men det kan förekomma situationer där anbud ska skickas in med andra än elektroniska medel.
När det gäller formuleringen i 11 kap. 6 § lagen om offentlig upphandling (LOU) kan vi konstatera att ordvalen är hämtade från artikel 27.4, 28.5 samt delar av artikel 29.1 fjärde stycket i LOU-direktivet.
Med vänlig hälsning,
Bel
Jurist
29 december 2016 (Uppdaterat 28 oktober 2022)
Hej, angående ovanstående om krav på att anbud inlämnas elektroniskt enligt 12 kap. 1 § nya LOU (2016:1145) gäller det även nya LUF (2016:1146)?
Andreas Ekeberg
12 januari 2017
Hej, det ställs krav att använda elektroniska kommunikationsmedel i upphandlingsprocessen i nya LOU/LUF. Kan det tolkas som att det är tillräckligt att kommunicera med e-post under vissa delmoment (fråga-svar, anbudsgivning, tilldelningsbeslut m.m.) i upphandlingsprocessen förutom annonsering/ elektroniska förfrågningsunderlag?
Andreas Ekeberg
12 januari 2017
Hej Andreas!
Som du noterar i ditt andra inlägg gäller kravet att använda elektroniska medel även för upphandlingar enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
Bestämmelserna om kommunikation motsvarar bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (LOU).
När det gäller frågan om e-post kan vara tillräcklig hänvisar vi till Jan-Eriks fråga och mitt svar i denna tråd (inlägg fem och sex), samt motsvarande bestämmelse i LUF.
Med vänlig hälsning,
Bel
Jurist
12 januari 2017 (Uppdaterat 01 februari 2022)
Som jag har förstått det uppfyller inte mejl det krav som anges i upphandlingsförordningen på att "säkerställa att insända uppgifter inte är tillgängliga förrän efter bestämt datum " (15 § st. 2 punkten 4). Hur kan vi, som myndighet, gå till väga vid avrop från Kammarkollegiets ramavtal för att uppfylla LOU:s nya krav på kommunicering via elektronisk plattform, då avropsförfrågan sker riktat till ramavtalsleverantörerna via mejl och inte via en elektronisk plattform?
Med vänlig hälsning, Tina
Tina
06 mars 2017
Vilken teknisk lösning som uppfyller de krav som ställs i upphandlingsförordningen får avgöras av respektive upphandlande organisation.
Vad gäller frågor om avropsförfarandets genomförande från just Kammarkollegiets ramavtal bör dessa riktas till Kammarkollegiet.
Om den upphandlande organisationen saknar en elektronisk plattform som uppfyller kraven i förordningen och man i övrigt inte anser att man har någon lösning som lever upp till kraven kan det vara lämpligt att göra en marknadsanalys för att se vilka alternativ som finns och som uppfyller dessa krav.
Med vänlig hälsning,
Bel
Jurist
10 mars 2017 (Uppdaterat 28 oktober 2022)
Jag har ytterligare en fråga gällande öppning av anbud i de elektroniska databaser som används i upphandlingsprocessen. Tidigare, när anbuden togs emot i "pappersformat" öppnades anbuden av två personer i registraturen och de upprättade ett protokoll. Hur är det nu? Är kravet fortfarande detsamma när anbuden "släpps" i databasen ett visst datum. Finns kravet på två personer kvar?
Charlotta von Schedvin
21 mars 2017
Anbudsansökningar och anbud ska öppnas av minst två personer som valts ut av den upphandlande myndigheten. Detta gäller enligt såväl lagen om offentlig upphandling (LOU) som lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
Det finns ingen motsvarande regel i lagen om upphandling av koncessioner (LUK), där anges istället endast att den upphandlande myndigheten eller enheten inte får ta del av anbudsansökningarna och anbuden fören tidsfristen för anbudsansökningar respektive anbud har gått ut.
Källhänvisningar
- 12 kap. 10 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – öppnande av anbudsansökningar och anbud enligt LOU
- 12 kap. 10 § lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – öppnande av anbudsansökningar och anbud enligt LUF
- 10 kap. 10 § lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) – öppnande av anbudsansökningar och anbud enligt LUK.
Med vänlig hälsning
Bel
Jurist
21 mars 2017
Fråga oss!
Våra öppettider gäller endast på helgfria dagar. Tisdagen den 5 november är Frågeservice stängt, pga verksamhetsutveckling.