Måste man informera om vilka leverantörer man träffat under förberedelsefasen?
Den 25 oktober 2023 blir EU:s nya standardformulär för annonsering av offentliga upphandlingar, eForms, obligatoriskt att använda vid annonsering över tröskelvärdena. Det här inlägget berörs i viss utsträckning av ändringarna men har ännu inte uppdaterats med aktuell information. Vi avser uppdatera inlägget inom kort.
Min fråga rör transparens kring förarbetet i kravspecifikation för offentlig upphandling.
Som upphandlande organisation träffar man ofta flera leverantörer i syfte att få input till upphandling och kravspecifikation. Vad finns det för regler och/eller policy kring transparens i vilka leverantörer man har träffat under denna process?
John
Publicerad 12 januari 2017
Hej John!
Allmänt om förberedande marknadsundersökningar
Det går bra att göra preliminära marknadsundersökningar. Lär mer om Myter om dialog i offentlig upphandling och Tidig dialog på vår webbplats.
Om en anbudssökande eller anbudsgivare har deltagit i förberedelserna av en upphandling och uteslutning
Utgångspunkten är att leverantören kan delta och lämna anbud i den andra upphandlingen, så länge leverantören inte har fått en otillbörlig konkurrensfördel genom sitt deltagande vid framtagandet av upphandlingsdokumenten. Om en leverantör har deltagit i förberedelserna av en upphandling, ska de andra anbudssökandena eller anbudsgivarna informeras om vilka upplysningar av relevans för upphandlingen som har lämnats i det sammanhanget.
En leverantör får endast uteslutas om leverantören har deltagit i dialogen och därigenom fått en otillbörlig konkurrensfördel samtidigt som det inte finns något annat sätt att säkerställa att den grundläggande upphandlingsprincipen om likabehandling följs. Innan en leverantör utesluts från upphandlingen ska denne få en möjlighet att lägga fram en utredning om att dennes deltagande i förberedelserna inte har lett till en snedvridning av konkurrensen.
Det finns ingen uttrycklig skyldighet för den upphandlande organisationen att ge information om vilka leverantörer man varit i kontakt med. Reglerna tar däremot sikte på "upplysningar av relevans för upphandlingen som har lämnats". Tanken är att samtliga anbudssökande eller anbudsgivare ska få del av samma upplysningar som de leverantörer som deltagit i förberedelserna. Vilka uppgifter en upphandlande organisation kan eller får lämna ut kan i övrigt begränsas av annan lagstiftning, exempelvis offentlighet och sekretesslagen. Om den upphandlande organisationen avser att lämna ut vissa uppgifter, eller har mottagit en begäran om att lämna ut uppgifter om förberedelserna inför en upphandling, får en bedömning göras utifrån omständigheterna i det enskilda fallet.
Läs mer
Läs även inlägget Kan en leverantör som har tagit fram upphandlingsdokumenten lämna anbud i samma upphandling? i vår Frågeportal.Källhänvisningar
- artikel 40 i direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) – bestämmelse om preliminära marknadsundersökningar
- se prop. 2015/16:195 s. 439-442 – vår lagstiftare har inte valt att införa någon särskild bestämmelse i lagen om offentlig upphandling (LOU) som hanterar marknadsundersökningar, men det finns en förhållandevis ingående beskrivning i förarbetena
- 4 kap. 8 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – bestämmelse om en anbudssökande eller anbudsgivare har deltagit i förberedelserna
- 13 kap. 3 § punkten 7 LOU en upphandlande myndighet får utesluta en leverantör från att delta i en upphandling, om myndigheten genom andra mindre ingripande åtgärder än uteslutning av leverantören inte kan avhjälpa en snedvridning av konkurrensen på grund av ett sådant tidigare deltagande från leverantörens sida som avses i 4 kap. 8 § LOU.
Med vänlig hälsning,
Anton
16 januari 2017 (Uppdaterat 29 augusti 2023)
JKEA
01 oktober 2017
En upphandlande organisation både kan och får undersöka marknaden för att förbereda en upphandling. En sådan förberedande marknadsundersökning kallas ibland för Request for Information (RFI).
Svaret på din fråga beror på om ni vill publicera er RFI i TED, EU:s gemensamma annonsdatabas för upphandlingar, eller inte. Det finns ingen skyldighet till detta. En annonsering i TED kan däremot vara en fördel utifrån principerna om öppenhet och likabehandling.
Annonsera i TED
En annons som ska skickas till TED ska utformas enligt tillämpligt standardformulär i EU-kommissionens genomförandeförordning (EU) 2015/1986.
En RFI kan publiceras i TED genom ett förhandsmeddelande (förhandsannons) endast avsedd för förhandsinformation, se standardformulär I i genomförandeförordningen. I förhandsmeddelandet informerar den upphandlande organisationen att den begär information från leverantörer (Request for Information).
Om ett förhandsmeddelande (förhandsannons) har publicerats i TED ska den upphandlande organisationen vid annonseringen av upphandlingen i TED hänvisa till förhandsmeddelandets meddelandenummer i EU:s officiella tidning (EUT), (se standardformulär II, administrativ information, punkt IV.2.1, Tidigare offentliggörande angående detta förfarande). Det finns alltså en skyldighet att hänvisa till ett förhandsmeddelande som tidigare publicerats i TED.
Annonsera i övriga fall
I upphandlingslagarna finns det inte några uttryckliga bestämmelser för förberedande marknadsundersökningar. Såvitt vi kan se finns ingen uttrycklig skyldighet att hänvisa till en tidigare RFI eller redovisa dess innehåll vid en annonsering av upphandling. Det skadar dock inte att hänvisa till eller bifoga RFI:n som bilaga i upphandlingsdokumenten. En sådan hänvisning, eller bifogad RFI, visar kanske snarare på en öppenhet från den upphandlande organisationens sida.
Relevant information ska framgå av upphandlingsdokumenten
Den upphandlande organisationen ska i upphandlingsdokumenten bland annat fastställa föremålet för upphandlingen genom att beskriva organisationens behov och vad som krävs i fråga om egenskaper hos de varor, tjänster eller byggentreprenader som ska anskaffas. Vad den upphandlande organisationen tidigare föreställde sig vara det tänkta innehållet bör i de flesta fallen sakna betydelse om det av upphandlingsdokumenten framgår vad upphandlingen har för innehåll.
Innehåller en RFI information av relevans för upphandlingen kan det vara lämpligt att ha med denna information i upphandlingsdokumenten. Om relevant information som framkommit i samband med RFI:n utelämnas i upphandlingsdokumenten kan det eventuellt anses strida mot de grundläggande upphandlingsprinciperna om likabehandling och öppenhet.
I sammanhanget kan det nämnas vad som gäller om den upphandlande organisationen lämnat upplysningar till en leverantör i förberedelserna av en upphandling. Om så sker ska de andra leverantörerna informeras om vilka upplysningar av relevans för upphandlingen som har lämnats i det sammanhanget. Det är upp till den upphandlande myndigheten att avgöra vilken information som anses ha sådan relevans att den ska lämnas i upphandlingsdokumenten.
Läs mer
Läs mer om förhandsannonsering på vår webbplats.
Med vänlig hälsning,
Gustav
05 oktober 2017 (Uppdaterat 29 augusti 2023)
Fråga oss!
Våra öppettider gäller endast på helgfria dagar. På grund av en stor mängd inkomna frågor har vi just nu längre svarstider i Frågeportalen.