Vad gäller vid väsentliga ändringar av upphandlingsdokumenten under anbudstiden?

Hej Kristin!

Standardformulär
Om en upphandlande myndighet vill ändra uppgifter i en publicerad annons i Tenders Electronic Daily (TED) kan detta göras genom att den upphandlande myndigheten skickar ett meddelande för ändringar eller ytterligare uppgifter till publikationsbyrån. Detta standardformulär har tagits fram genom EU-kommissionens genomförandeförordning (EU) 2015/1986.

Du kan hitta standardformulär 14 "Rättelse: Meddelande för ändringar eller ytterligare uppgifter" och övriga standardformulär på SIMAP:s webbplats. Läs även instruktioner för användning av standardmeddelande Instruktioner för användning av standardformulär 14 "Rättelse".

Hur uppgifterna i standardformulären skickas till publikationsbyrån beror dock på om den upphandlande myndigheten skickar en meddelande i eNotices eller om funktionen är integrerad i ett upphandlingsverktyg. Standardformulären anger vilka uppgifter som kan/ska anges, men meddelandena ska nu skickas elektroniskt.

Väsentliga ändringar under pågående upphandling
En upphandlande myndighet ska, om väsentliga ändringar görs i upphandlingsdokumenten, förlänga tidsfristen för att komma in med anbud så att alla leverantörer ska kunna få kännedom om all den information som behövs för att utarbeta ett anbud.

Detta innebär dock inte att en förlängning av anbudstiden läker alla brister. Vid så väsentliga ändringar av upphandlingsdokumenten att upphandlingens art ändras, måste upphandlingen göras om.

Källhänvisningar

• 11 kap. 8 § punkten 2 lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – förlängning av tidsfristen om väsentliga ändringar görs i upphandlingsdokumenten
• prop. 2015/16:195 s. 1064 – vid så väsentliga ändringar av upphandlingsdokumenten att upphandlingens art ändras, måste upphandlingen göras om.

Med vänliga hälsningar

Hej, innebär ovanstående att alla ändringar/förtydliganden/tillägg av upphandlingsdokumenten (över tröskelv.), t.ex. svar på frågor, måste publiceras i TED med användande av standardformulär 14 eller är det tillräckligt att sådana meddelanden når alla leverantörer som har hämtat ut upphandlingsdokumenten via myndighetens upphandlingssystem?

Hej,

Ja, om det sker en ändring av uppgifterna som lämnades i den ursprungliga TED-annons så ska ändringen även annonseras i TED genom att standardformulär 14 används.

Om ändringen däremot endast avser uppgifter som har lämnats eller som läggs till i upphandlingsdokumenten och som inte rör uppgifterna i själva annonsen så framgår det av instruktionerna för användning av standardformulär 14 att informationen om ändringarna ska lämnas i formuläret. Ändringen ska då lämnas under punkt VII. 2 ”Övriga upplysningar” i standardformulär 14, enligt instruktionerna för användningen av standardformulär 14. I den engelska versionen av instruktionerna av standardformulär 14 anges dock ”it´s possible to use point VII.2” vilket indikerar att det endast är en rekommendation men inget krav. Vi anser därför att rättsläget är oklart om detta är ett krav eller endast en rekommendation.

Det finns däremot inget krav på att eventuella förtydliganden som sker under annonseringstiden, men som inte påverkar de uppgifter som lämnades i annonsen eller upphandlingsdokumenten, ska annonseras i TED. Det räcker i dessa fall att den upphandlande myndigheten svarar eller gör ett förtydligande i frågor och svars-funktionen i upphandlingsverktyget.

Mer information om annonsering och meddelande i TED hittar du i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• Artikel 7 EU-kommissionens genomförandeförordning (EU) 2015/1986 (annonseringsförordningen) – förteckningen av standardformulär där det bland annat framgår att standardformulär 14 används vid rättelser
• punkt 3 i instruktioner för användning av standardformulär 14 ”Rättelse” – det är endast punkt VII.2 ”Övriga upplysningar” i standardformulär 14 som ska användas för att informera om ändringar i upphandlingsdokumenten.

Med vänlig hälsning,

Hur är reglerna när det gäller rättelse i upphandlingsdokument under tröskelvärdena? Vilka möjligheter finns det till rättelse av upphandlingsdokumentet.

Hej Christian,

Motsvarande bestämmelse till 12 kap. 11 § LOU finns för upphandlingar under tröskelvärdet i 19 kap.13 § LOU. Bestämmelsen innebär att upphandlande organisationer på begäran ska lämna kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten senast sex dagar före angiven sista dag för anbud, förutsatt att upplysningarna har begärts i god tid. Upplysningarna ska lämnas skriftligen till alla leverantörer som deltar i upphandlingsförfarandet. Detta sker vanligen genom frågor och svars-funktionen i upphandlingen.

Det finns även en motsvarande bestämmelse till 11 kap. 8 § LOU för upphandlingar under tröskelvärdet i 19 kap. 14 § LOU. Bestämmelsen innebär att tidsfristen för att lämna anbud får förlängas vid väsentliga ändringar så att alla leverantörer ska kunna få kännedom om informationen som behövs för att sammanställa ett anbud.

Läs mer
Läs mer om möjligheterna att ändra i upphandlingsdokumenten i vår Frågeportal, se inlägget Glömde ange en sak i upphandlingsdokumenten, går det att komplettera under anbudstiden?.

Källhänvisningar

• 12 kap. 11 § och respektive 19 kap. 13 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - Upphandlande organisationer ska lämna kompletterande upplysningar senast sex dagar före angiven sista dag för anbud
• 11 kap. 8 § och respektive 19 kap. 14 § LOU - tidsfristen för att lämna anbud får förlängas vid väsentliga ändringar

Med vänliga hälsningar,